Demander une démo

Wie Novae einen kritischen HR-Prozess in weniger als 24 Stunden digitalisiert hat.

Erfahren Sie, wie die Flexibilität unserer HRIS-Lösung und die enge Zusammenarbeit mit unseren Teams es Novae ermöglicht haben, auf eine dringende rechtliche Anforderung mit einer zu 100 % digitalen Lösung zu reagieren

100%


-Compliance, die über das Portal verwaltet wird

< 24 Stunden

zur Bereitstellung der „
“-Lösung

2000

Betroffene Mitarbeiter von „
“

Die Projektbeteiligten

Die Herausforderung

2.000 Reisebescheinigungen

in weniger als 24 Stunden erstellen

Novae, ein führendes Unternehmen im Bereich der Gemeinschaftsverpflegung, beschäftigt 2.000 Mitarbeiter an 150 Standorten. Eine komplexe, standortübergreifende Organisation, die eine hohe Reaktionsfähigkeit der Personalabteilung erfordert.

März 2020. Der Lockdown wird angekündigt.

Als Unternehmen, das systemrelevante Dienstleistungen erbringt, muss Novae seinen Betrieb aufrechterhalten, doch es gilt nun eine neue gesetzliche Verpflichtung: Jeder Mitarbeiter im Außendienst muss über eine individuelle Reisebescheinigung verfügen.

Für Sophie und ihr Personalteam ist dies ein operativer Erdbeben. Der bestehende manuelle Prozess (E-Mails und Word-Vorlagen) ist der Situation absolut nicht gewachsen. Es ist praktisch unmöglich, 2.000 personalisierte Bescheinigungen innerhalb weniger Stunden zu erstellen, zu unterzeichnen und zu versenden – und das im Homeoffice.

Das Unternehmen sieht sich einer doppelten Bedrohung gegenüber:

  • Das rechtliche Risiko: Die Vorschriften nicht einzuhalten und das Unternehmen damit Sanktionen auszusetzen.
  • Das operative Risiko: Der Geschäftsbetrieb kommt zum Erliegen, wenn die Mitarbeiter nicht an ihren Arbeitsplatz gelangen können.

Die Lage ist kritisch. Sophie braucht nicht nur ein einfaches Tool, sondern eine funktionierende Lösung – und zwar sofort.

Wir hatten einen entscheidenden Bedarf für unser Unternehmen, und das mitten in der Nacht. Das Adequasys-Team lieferte nicht nur ein Tool, sondern baute die Lösung mit uns zusammen auf und implementierte sie vor Sonnenaufgang. Das ist es, was einen echten Partner ausmacht.

Sophie Dubois

Direktorin der Personalabteilung, Novae

Die Lösung

Eine zu 100 % konfigurierbare Plattform
für einen Notfall mit 2.000 Dokumenten

Angesichts dieser Sackgasse benötigte Novae kein langwieriges Projekt, sondern eine sofortige Lösung. Hier hat unsere doppelte Kompetenz als Softwarehersteller (vollständige Beherrschung der Lösung) und als Systemintegrator (Verständnis für die Geschäftsabläufe des Kunden) den Ausschlag gegeben.

1

David, der für Novae zuständige Berater von Adequasys, musste kein Lastenheft lesen. Dank seiner Fachkompetenz gelang es ihm, Sophies dringenden Bedarf in einen sofort umsetzbaren Aktionsplan umzusetzen. Der Bedarf war klar: ein zu 100 % digitalisierter Prozess zur Erstellung, Unterzeichnung und Verteilung von 2.000 individuellen Dokumenten über das Mobiltelefon.


Diese Phase erfolgte in Form eines 30-minütigen Notrufs.

2

Dies ist der Kern unseres Wertes als Herausgeber. Wir mussten keine spezifische Lösung „programmieren“ oder „entwickeln“. David nutzte die Leistungsfähigkeit der Adequasys-Plattform, die auf Anpassungsfähigkeit ausgelegt ist:

Er hat den Formular-Generator verwendet, um die Antragsoberfläche zu erstellen. Er hat die Workflow-Engine so konfiguriert, dass die Datenzusammenführung (aus der Personalakte) und die Erstellung der PDF-Datei automatisiert erfolgen.

Er hat das HR-Portal so eingerichtet, dass jeder Mitarbeiter sein gesichertes Dokument erhält.

3

Nachdem die Lösung gemeinsam mit Sophie validiert worden war, wurde sie für die 2.000 Mitarbeiter freigeschaltet. Wir sorgen für den Erfolg des Projekts bis zu seiner endgültigen Einführung.



Die Bereitstellung und die Kommunikation erfolgten in der Nacht, sodass die vollständige Verfügbarkeit bereits vor 6:00 Uhr morgens gewährleistet war.

Das Ergebnis

Von der Gefahr einer Lähmung

bis hin zu einer zu 100 % kontrollierten Lösung.

1 / Gewährleistung der Geschäftskontinuität

Das Risiko eines Betriebsstillstands wird vermieden. Die 2.000 Mitarbeiter vor Ort können über das mobile Portal, das sie bereits nutzen, auf ihre Bescheinigung zugreifen. Die Mitarbeiter sind geschützt, der Betrieb wird aufrechterhalten.

2 / Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Effizienz im Personalwesen

Sophies Personalteam hat den Übergang von einem unüberschaubaren Berg an manueller Arbeit zu einer reinen Aufsichtsfunktion vollzogen. Da der Prozess zu 100 % automatisiert ist (von der Anfrage bis zur Erstellung der PDF-Datei), musste kein Mitarbeiter der Personalabteilung Dokumente manuell erstellen. Gleichzeitig wurde jede Anfrage nachverfolgt, wodurch die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet wurde.

3 / Die Digitalisierung wird auf die Zeit- und Talentmanagementbereiche ausgeweitet

Sophiés Team setzte die Digitalisierung somit fort, indem es weitere native Module aktivierte und sich dabei auf die gleiche Unterstützung durch den Softwarehersteller und den Integrator stützte.

Ergebnisse

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Und wie geht es weiter?

Das war erst der Anfang

Die innerhalb von 24 Stunden implementierte Lösung bildete den Ausgangspunkt für eine umfassendere Transformation.

In den folgenden Monaten weitete Novae den Einsatz von Adequasys zunächst auf das Abwesenheitsmanagement an seinen 150 Standorten und anschließend auf die Digitalisierung seiner 2.000 Jahresgespräche aus. Das Versprechen einer dauerhaften Partnerschaft wurde eingehalten.