Congés payés non pris : sont-ils perdus ou peuvent-ils être reportés ?
Chaque salarié du secteur privé acquiert des congés payés. En règle générale, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète, correspondant à 5 semaines de congés payés.
Mais que se passe-t-il lorsque tous les congés acquis n’ont pas été pris avant la fin de la période de prise des congés ? Les jours sont-ils automatiquement perdus ? Peuvent-ils être reportés ou indemnisés ?
La réponse dépend de la situation du salarié et des règles applicables dans l’entreprise.
Comment sont acquis les congés payés ?
Tout salarié du secteur privé bénéficie d’un droit à congés payés, quelle que soit son ancienneté.
En règle générale, les congés sont acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables par période de référence.
La période de référence est généralement fixée du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Toutefois, une convention collective, un accord collectif ou certaines dispositions applicables à l’entreprise peuvent prévoir une autre période de référence.
La période pendant laquelle les congés doivent être pris est également définie par les règles applicables dans l’entreprise. Elle comprend en principe la période du 1er mai au 31 octobre, sauf dispositions conventionnelles ou accord collectif prévoyant une autre période.
Que deviennent les congés payés non pris ?
En principe, les congés non pris sont perdus
En principe, les congés payés acquis doivent être pris pendant la période de prise prévue par l’entreprise.
À l’issue de cette période, les jours de congés non pris peuvent être perdus si aucun dispositif de report ne s’applique.
Le salarié n’a donc pas, en principe, un droit automatique au report de ses congés d’une période sur l’autre.
Toutefois, plusieurs situations permettent de conserver ces jours de congés ou de les reporter.
Peut-on reporter des congés payés non pris ?
Le report des congés payés peut être prévu dans plusieurs situations.
Un accord entre l’employeur et le salarié
L’employeur et le salarié peuvent convenir d’un report des congés payés non pris.
L’accord peut notamment permettre au salarié de prendre les jours restants au-delà de la période habituelle de prise des congés.
L’employeur n’est toutefois pas toujours obligé d’accepter une demande de report lorsque le salarié n’a pas pu prendre ses congés pour des raisons qui lui sont imputables.
Une convention collective, un accord d’entreprise ou un usage peut également prévoir des règles de report plus favorables.
Un compte épargne-temps
Lorsqu’un compte épargne-temps (CET) est mis en place dans l’entreprise, certains jours de congés ou jours de repos non pris peuvent, sous certaines conditions, y être affectés.
Les modalités dépendent des règles applicables au CET dans l’entreprise.
Que deviennent les congés payés non pris en cas de maladie ?
Les règles relatives aux congés payés en cas d’arrêt maladie ont évolué.
Lorsqu’un salarié n’a pas pu prendre des congés payés en raison d’une maladie ou d’un accident, il bénéficie d’une période de report de 15 mois afin de pouvoir les prendre.
La période de report débute, en principe, à compter du moment où le salarié reçoit, après sa reprise du travail, les informations obligatoires de son employeur concernant :
- le nombre de jours de congés dont il dispose ;
- la date jusqu’à laquelle ces congés peuvent être pris.
L’employeur doit communiquer ces informations dans le mois suivant la reprise du travail.
Le cas des arrêts de longue durée
Lorsque le contrat de travail est suspendu depuis au moins un an à la fin de la période de référence en raison d’une maladie ou d’un accident, des règles spécifiques s’appliquent.
La période de report de 15 mois peut alors commencer à la fin de la période de référence concernée.
À l’issue de cette période, les congés peuvent être définitivement perdus si le salarié n’a pas repris le travail et n’a pas pu être informé de ses droits.
Les règles peuvent également être aménagées par des dispositions conventionnelles plus favorables.
Congés payés et congé maternité ou d’adoption
Les congés payés non pris en raison d’un congé de maternité ou d’un congé d’adoption peuvent être reportés.
Le salarié doit pouvoir prendre les congés acquis mais non pris à son retour, selon les règles applicables dans l’entreprise.
Cette règle vise à éviter que le congé maternité ou le congé d’adoption entraîne la perte des congés payés acquis par le salarié.
Les congés payés peuvent-ils être payés au lieu d’être pris ?
En principe, les congés payés doivent être pris sous forme de période de repos. Ils ne peuvent donc pas être remplacés par une indemnité financière simplement parce que le salarié préfère être payé plutôt que de prendre ses congés.
L’employeur ne peut pas non plus décider de remplacer systématiquement la prise de congés par le versement d’une indemnité.
L’indemnité compensatrice de congés payés en cas de rupture du contrat
Lorsque le contrat de travail prend fin, les congés payés acquis et non pris donnent lieu au versement d’une indemnité compensatrice de congés payés.
Cette indemnité peut notamment être due en cas de :
- démission ;
- licenciement ;
- rupture conventionnelle ;
- fin de CDD ;
- départ à la retraite.
Le salarié reçoit alors une indemnité correspondant aux congés payés acquis mais non pris au moment de la rupture du contrat.
Que se passe-t-il si l’employeur empêche le salarié de prendre ses congés ?
L’employeur est responsable de l’organisation des congés payés. Il doit permettre aux salariés de prendre effectivement les congés auxquels ils ont droit.
Un salarié qui n’a pas pu prendre ses congés en raison de l’employeur peut donc demander la réparation du préjudice subi.
La situation doit toutefois être appréciée au regard des circonstances. L’employeur doit notamment pouvoir démontrer qu’il a informé les salariés de leurs droits et qu’il leur a permis de prendre effectivement leurs congés.
Un salarié qui n’a pas pris ses congés alors qu’il avait été correctement informé et qu’il pouvait les prendre ne se trouve donc pas dans la même situation qu’un salarié auquel l’employeur a empêché ou rendu impossible la prise de congés.
Comment éviter les congés payés non pris ?
Pour limiter les situations de reliquats de congés, l’entreprise doit assurer un suivi régulier des soldes et des périodes de prise des congés.
Un logiciel de gestion des congés permet notamment de :
Simplifier les demandes de congés
Les collaborateurs peuvent effectuer leurs demandes directement depuis leur espace personnel.
Les demandes sont ensuite transmises aux managers selon le circuit de validation défini par l’entreprise.
Cette organisation permet de remplacer les échanges par e-mail, les fichiers partagés ou les demandes papier par un processus centralisé.
Suivre les soldes en temps réel
Chaque salarié peut consulter son solde de congés depuis son espace personnel.
Les règles d’acquisition et de décompte peuvent être paramétrées dans le logiciel afin de faciliter le suivi des droits disponibles.
Les équipes RH et les managers disposent également d’une meilleure visibilité sur les soldes et les congés à prendre.
Visualiser les absences de l’équipe
Un planning partagé permet de visualiser les absences déjà prévues au sein d’une équipe.
Les collaborateurs peuvent ainsi tenir compte des absences de leurs collègues lorsqu’ils formulent une demande de congés.
Le manager dispose de son côté d’une vision globale des absences et peut mieux anticiper les périodes de sous-effectif.
Suivre les règles spécifiques de l’entreprise
Les règles de congés peuvent varier selon les conventions collectives, les accords d’entreprise ou les catégories de salariés.
Un SIRH peut permettre de paramétrer différentes règles de gestion et de conserver une trace des demandes, validations et modifications effectuées.
Cette traçabilité peut être utile pour suivre les congés et faciliter la gestion administrative des absences.
Congés payés non pris : ce qu’il faut retenir
- En principe, les congés payés doivent être pris pendant la période de prise définie par l’entreprise.
- Les congés non pris ne bénéficient pas automatiquement d’un droit au report.
- Un report peut être prévu par un accord, une convention collective, un usage ou un accord entre l’employeur et le salarié.
- Les congés non pris en raison d’une maladie ou d’un accident peuvent être reportés pendant une période de 15 mois dans les conditions prévues par le Code du travail.
- Les congés acquis mais non pris en raison d’un congé maternité ou d’adoption peuvent être reportés.
- Les congés payés ne peuvent pas, en principe, être remplacés par une indemnité financière pendant l’exécution du contrat de travail.
- En cas de rupture du contrat, les congés payés acquis et non pris donnent lieu au versement d’une indemnité compensatrice.
- L’employeur doit permettre au salarié de prendre effectivement ses congés et respecter ses obligations d’information.
Gérer les congés payés avec un SIRH
La gestion des congés peut rapidement devenir complexe lorsque l’entreprise doit prendre en compte différentes règles d’acquisition, de prise et de report.
Un SIRH permet de centraliser la gestion des absences, de suivre les soldes de congés et de faciliter les demandes et validations.
Les équipes RH disposent ainsi d’une meilleure visibilité sur les congés à prendre et peuvent anticiper les situations de reliquat avant la fin de la période de prise.
Les règles applicables pouvant varier selon la convention collective, les accords d’entreprise et la situation du salarié, il est recommandé de vérifier les dispositions spécifiques applicables à chaque entreprise.
Découvrez notre solution de gestion des congés et des absences.
