Comment réaliser et analyser une pyramide des âges en entreprise ?
La pyramide des âges est un outil de pilotage RH qui permet de visualiser la répartition des collaborateurs par âge et, le cas échéant, par sexe. Elle offre une photographie de la structure démographique d’une organisation à un instant donné.
Bien utilisée, elle permet d’identifier certaines tendances : concentration des effectifs dans certaines tranches d’âge, vieillissement ou rajeunissement de la population, départs potentiels à anticiper ou encore besoins de transmission des compétences.
Mais la pyramide des âges ne doit pas être interprétée seule. Pour être réellement utile, elle doit être croisée avec d’autres données RH, notamment les métiers, les compétences, l’ancienneté, les mobilités et les départs prévisionnels.
Alors, comment construire une pyramide des âges ? Comment l’interpréter ? Et comment l’intégrer dans une démarche de gestion des emplois et des parcours professionnels ?
Qu’est-ce qu’une pyramide des âges en entreprise ?
Une pyramide des âges est une représentation graphique de la répartition d’une population selon l’âge. Dans sa forme classique, elle présente les effectifs par tranches d’âge, avec une répartition distincte selon le sexe de chaque côté du graphique.
Appliquée aux ressources humaines, elle permet de visualiser la structure démographique des collaborateurs d’une entreprise à une date donnée.
Elle peut par exemple présenter :
- le nombre de collaborateurs par tranche d’âge ;
- la répartition des femmes et des hommes ;
- la répartition des effectifs par établissement ou entité ;
- la répartition par métier, service ou catégorie professionnelle.
La pyramide des âges constitue donc une photographie de la population de l’entreprise. Elle permet de comprendre sa structure actuelle, mais également d’identifier certaines évolutions potentielles.
Pourquoi réaliser une pyramide des âges ?
La pyramide des âges peut être utilisée comme un outil d’aide à la décision dans le cadre de la gestion des ressources humaines.
Anticiper les départs
Une concentration importante de collaborateurs dans les tranches d’âge les plus élevées peut conduire l’entreprise à anticiper certains départs à la retraite.
Cela ne signifie pas que l’âge permet de prédire avec certitude la date de départ d’un collaborateur. La pyramide constitue plutôt un signal permettant d’identifier les populations qui nécessitent une analyse plus approfondie.
L’entreprise peut alors anticiper :
- la transmission des savoirs ;
- le remplacement de certaines compétences ;
- les recrutements futurs ;
- les mobilités internes ;
- la formation de collaborateurs susceptibles d’évoluer sur certains postes.
Identifier les déséquilibres démographiques
Une organisation peut également repérer une forte concentration de ses effectifs dans une même tranche d’âge.
Cette situation peut être la conséquence de plusieurs phénomènes :
- une vague de recrutements réalisée à une période donnée ;
- une forte croissance de l’entreprise ;
- une période de gel des recrutements ;
- une évolution de l’activité ;
- une politique de recrutement ayant évolué dans le temps.
La pyramide permet donc de poser des questions sur l’histoire et la trajectoire de l’entreprise.
Préparer la gestion des emplois et des compétences
La pyramide des âges peut également alimenter les réflexions liées à la GEPP.
En la croisant avec les données relatives aux métiers et aux compétences, l’entreprise peut identifier les populations pour lesquelles elle doit anticiper :
- une évolution des compétences ;
- une transmission des connaissances ;
- un besoin de formation ;
- une mobilité professionnelle ;
- un recrutement.
L’âge ne constitue toutefois qu’un indicateur parmi d’autres. Une démarche de gestion des emplois et des parcours professionnels doit également prendre en compte les compétences réellement détenues et les évolutions futures des métiers.
Comment construire une pyramide des âges ?
La réalisation d’une pyramide des âges repose sur plusieurs étapes.
1. Définir le périmètre de l’analyse
Avant de construire le graphique, il faut déterminer la population étudiée.
L’analyse peut concerner :
- l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ;
- un établissement ;
- une entité juridique ;
- un service ;
- une catégorie professionnelle ;
- une famille de métiers.
Le périmètre doit être défini en fonction de la question RH à laquelle l’analyse doit répondre.
Une pyramide des âges globale peut par exemple donner une vision générale de l’organisation. Une analyse par métier sera plus pertinente pour identifier les risques de perte de compétences dans une population spécifique.
2. Collecter les données nécessaires
Pour construire la pyramide, il faut disposer au minimum de la date de naissance ou de l’âge des collaborateurs.
Selon le niveau d’analyse souhaité, d’autres informations peuvent être ajoutées :
- sexe ;
- établissement ;
- métier ;
- service ;
- catégorie professionnelle ;
- ancienneté ;
- type de contrat.
Il est préférable de travailler avec des données fiables et régulièrement mises à jour. Une pyramide construite à partir d’informations obsolètes peut conduire à de mauvaises conclusions.
3. Regrouper les collaborateurs par tranche d’âge
Les collaborateurs sont ensuite répartis dans différentes tranches d’âge.
Par exemple :
- moins de 25 ans ;
- 25 à 34 ans ;
- 35 à 44 ans ;
- 45 à 54 ans ;
- 55 à 64 ans ;
- 65 ans et plus.
Le choix des tranches dépend de l’objectif de l’analyse et de la taille de la population étudiée.
Pour une petite population, des tranches trop fines peuvent rendre l’analyse difficile à interpréter. Pour une grande entreprise, une analyse plus détaillée peut être pertinente.
4. Construire le graphique
La pyramide des âges est généralement représentée sous la forme de deux histogrammes horizontaux.
Traditionnellement, les effectifs sont répartis de part et d’autre d’un axe central :
- un côté pour les femmes ;
- un côté pour les hommes.
L’axe vertical représente les tranches d’âge et l’axe horizontal le nombre de collaborateurs ou leur proportion dans l’effectif.
L’objectif n’est pas uniquement de produire un graphique esthétique. La visualisation doit permettre d’identifier rapidement la structure démographique de l’organisation.
Comment analyser une pyramide des âges ?
Une fois la pyramide réalisée, plusieurs éléments peuvent être étudiés.
La répartition globale des âges
La première étape consiste à observer la distribution générale des collaborateurs.
L’entreprise peut notamment identifier :
- une population plutôt jeune ;
- une population plutôt âgée ;
- une répartition équilibrée ;
- une forte concentration sur une ou plusieurs tranches d’âge.
Cette première lecture permet de formuler des hypothèses, qui devront ensuite être confrontées à d’autres indicateurs RH.
Les effets de génération
Une concentration importante d’effectifs dans une même tranche d’âge peut traduire une vague de recrutements réalisée à une période donnée.
Par exemple, une entreprise ayant connu une forte croissance il y a 20 ans peut aujourd’hui observer une concentration importante de collaborateurs ayant une ancienneté et un âge similaires.
Cette situation peut nécessiter une réflexion sur :
- les départs futurs ;
- la transmission des compétences ;
- la mobilité ;
- le renouvellement des effectifs.
Les écarts entre les métiers
Une pyramide globale peut parfois masquer des situations très différentes selon les métiers.
Une entreprise peut présenter une population globalement équilibrée tout en ayant :
- un métier fortement vieillissant ;
- une fonction qui peine à recruter de jeunes collaborateurs ;
- un métier stratégique concentré sur une même génération ;
- une population dont les compétences sont difficiles à remplacer.
Il est donc souvent pertinent de réaliser plusieurs analyses par famille de métiers ou par population stratégique.
Les écarts entre les femmes et les hommes
La représentation par sexe peut également apporter des informations utiles sur la structure de l’organisation.
Elle peut notamment permettre d’observer la répartition des femmes et des hommes selon les tranches d’âge, les métiers ou les niveaux de responsabilité.
Cette analyse doit cependant rester un outil de diagnostic. Elle ne doit pas conduire à des décisions fondées sur des stéréotypes liés à l’âge ou au sexe.
L’âge constitue en effet un critère protégé dans le cadre de la lutte contre les discriminations. Les décisions de recrutement, de mobilité, de formation ou d’évolution professionnelle doivent donc reposer sur des critères objectifs et pertinents au regard de l’emploi concerné.
Les différentes formes de pyramides des âges
Les formes de pyramides peuvent être utilisées pour décrire la structure d’une population.
Cependant, il est préférable de ne pas associer automatiquement une forme à une conclusion RH. Une même structure démographique peut s’expliquer par des situations très différentes selon le contexte de l’entreprise.
On peut notamment observer :
Une population concentrée sur les tranches d’âge élevées
Cette structure peut signaler une population vieillissante ou une forte ancienneté dans l’entreprise.
Elle peut conduire à s’interroger sur :
- la transmission des compétences ;
- les besoins de recrutement ;
- les mobilités internes ;
- les évolutions de carrière ;
- les départs prévisionnels.
Une population concentrée sur les tranches d’âge intermédiaires
Cette situation peut notamment être liée à une vague de recrutement passée.
Elle invite à analyser la trajectoire future de cette population et les éventuels besoins de renouvellement à moyen ou long terme.
Une population relativement équilibrée
Une répartition plus homogène des tranches d’âge peut traduire des recrutements réguliers.
Elle ne constitue toutefois pas nécessairement un objectif en soi. La structure démographique pertinente dépend du secteur, des métiers, de la stratégie et des besoins de l’organisation.
Une forte proportion de jeunes collaborateurs
Une population jeune peut être liée à une politique de recrutement récente, à une croissance importante ou à la nature des métiers exercés.
Elle peut également nécessiter une réflexion sur :
- l’intégration ;
- la formation ;
- l’accompagnement des parcours professionnels ;
- la fidélisation ;
- les perspectives d’évolution.
Les limites de la pyramide des âges
La pyramide des âges est un outil utile, mais elle ne permet pas à elle seule de piloter les ressources humaines.
L’âge ne permet pas de mesurer les compétences
Deux collaborateurs du même âge peuvent avoir des expériences, des compétences et des perspectives professionnelles très différentes.
À l’inverse, deux collaborateurs d’âges différents peuvent disposer de compétences similaires.
La pyramide des âges doit donc être croisée avec un référentiel de compétences et une analyse des métiers.
L’âge ne permet pas de prévoir avec certitude un départ
L’âge d’un collaborateur ne suffit pas à déterminer sa date de départ de l’entreprise ou de départ à la retraite.
La pyramide permet d’identifier des populations à analyser, mais elle ne constitue pas un outil prédictif individuel.
Une analyse globale peut masquer des situations locales
La pyramide de l’ensemble de l’entreprise peut donner une image équilibrée alors que certains services ou métiers présentent des déséquilibres importants.
Il est donc souvent nécessaire de réaliser des analyses à différents niveaux.
Comment créer une pyramide des âges avec Excel ?
Excel permet de réaliser une pyramide des âges à partir d’un tableau de données collaborateurs.
Pour cela, il faut généralement :
- créer une colonne regroupant les collaborateurs par tranche d’âge ;
- compter le nombre de femmes et d’hommes dans chaque tranche ;
- utiliser une série de valeurs négatives pour l’un des deux groupes ;
- créer un graphique en barres horizontales ;
- afficher les deux séries de données de part et d’autre de l’axe central.
Cette méthode peut être suffisante pour une analyse ponctuelle.
Elle devient cependant plus contraignante lorsque les données doivent être régulièrement mises à jour ou lorsque l’entreprise souhaite analyser plusieurs populations.
Pourquoi utiliser un SIRH pour réaliser une pyramide des âges ?
Un SIRH permet de centraliser les données relatives aux collaborateurs et de les exploiter dans des indicateurs RH.
La pyramide des âges peut ainsi être générée à partir des données du dossier collaborateur et actualisée lorsque les informations évoluent.
Un SIRH permet notamment de :
- centraliser les données RH ;
- limiter les ressaisies ;
- réduire les risques d’erreurs ;
- analyser les populations par entité, métier ou service ;
- actualiser les indicateurs plus facilement ;
- croiser les données démographiques avec d’autres informations RH.
La véritable valeur ajoutée ne réside donc pas uniquement dans la création du graphique. Elle réside dans la capacité à connecter cette analyse à d’autres données utiles au pilotage des ressources humaines.
Pyramide des âges et GEPP : passer de l’observation à l’action
La pyramide des âges prend tout son sens lorsqu’elle est intégrée dans une démarche plus globale de gestion des emplois et des parcours professionnels.
L’entreprise peut par exemple croiser :
- l’âge des collaborateurs ;
- les métiers exercés ;
- les compétences détenues ;
- les compétences critiques ;
- l’ancienneté ;
- les départs prévisionnels ;
- les mobilités internes ;
- les besoins futurs de l’organisation.
Cette analyse permet de passer d’une simple photographie démographique à une véritable réflexion sur l’évolution des emplois et des compétences.
La pyramide des âges ne répond donc pas à la question « qui va partir ? ». Elle permet plutôt de poser de meilleures questions : quelles compétences devons-nous sécuriser ? Quels métiers vont évoluer ? Quels parcours devons-nous développer ? Quels recrutements devons-nous anticiper ?
En résumé
La pyramide des âges est un outil simple et utile pour visualiser la structure démographique d’une entreprise.
Elle peut contribuer à :
- anticiper certaines évolutions démographiques ;
- identifier des populations nécessitant une analyse particulière ;
- préparer la transmission des compétences ;
- alimenter une démarche de GEPP ;
- orienter les réflexions sur les recrutements, la formation et les mobilités.
Mais elle ne doit jamais être utilisée seule. L’âge ne permet ni de mesurer les compétences ni de prédire automatiquement les départs ou les performances professionnelles.
Pour être réellement utile, la pyramide des âges doit être intégrée dans un système de données RH plus large, capable de croiser les informations démographiques avec les métiers, les compétences et les parcours professionnels.
C’est dans cette logique qu’un SIRH peut faciliter la mise à jour et l’exploitation des données RH. En centralisant les informations collaborateurs et en permettant de croiser les différents indicateurs, il transforme la pyramide des âges d’un simple graphique en un véritable outil d’aide au pilotage RH.
