Personnaliser son SIRH : jusqu’où faut-il aller ?

Une croyance persiste dans les projets SIRH : stabilité et personnalisation ne seraient pas compatibles. Personnaliser reviendrait à fragiliser l’outil, et stabiliser à renoncer à répondre au besoin.

Cette question se pose à chaque arbitrage de projet. À quel coût personnaliser ? Avec quelle dette technique ? Faut-il au contraire standardiser, au risque de rigidifier l’outil sans couvrir correctement le besoin ?

Ces arbitrages sont des étapes clés d’un projet SIRH. S’ils sont ratés, c’est tout le projet qui est mis à mal.

Personnaliser son SIRH est-il forcément risqué ? Que vaut-il mieux standardiser ? Quels critères utiliser pour décider ? Découvrez la méthode d’arbitrage d’Adequasys, présentée par Olivier Houart, COO, dans la vidéo associée à cet article.

Personnaliser son SIRH, est-ce forcément le complexifier ?

Non.

La personnalisation n’est pas un problème en soi. Ce qui complexifie un SIRH, c’est une personnalisation décidée sans méthode, au fil des demandes, sans mesurer ce qu’elle coûte et ce qu’elle rapporte.

À l’inverse, un SIRH entièrement standard n’est pas toujours la bonne réponse. Lorsqu’il ne couvre pas correctement le besoin, les équipes contournent l’outil : fichiers Excel parallèles, doubles saisies, processus gérés en dehors du système.

L’enjeu n’est donc pas d’opposer standardisation et personnalisation, mais de savoir ce qui mérite d’être adapté et à quelles conditions.

Quels sont les risques d’un SIRH trop personnalisé ou trop standard ?

Chaque extrême a ses limites.

Un SIRH trop personnalisé peut entraîner :

• de la dette technique : des développements spécifiques à maintenir et à faire évoluer ;
• une maintenance et des montées de version plus lourdes ;
• un paramétrage difficile à comprendre et à documenter ;
• des coûts récurrents qui augmentent dans le temps.

Un SIRH trop standard peut entraîner :

• un outil rigide qui ne couvre pas correctement le besoin ;
• des contournements et des doubles saisies ;
• une adoption plus faible par les managers et les collaborateurs.

Comment arbitrer entre standardisation et personnalisation ?

Chez Adequasys, la réponse repose sur une méthode et un suivi client individualisés. Cette méthode s’articule autour de trois principes.

1. Structurer le projet par étapes et simplifier grâce à l’expertise

Les arbitrages ne se font pas en une fois, ni dans l’urgence. Un projet structuré par étapes permet de traiter les décisions au bon moment, avec une vision d’ensemble.

L’expertise intervient aussi pour simplifier : proposer des solutions plus simples que la demande initiale, s’appuyer sur ce qui fonctionne déjà dans l’outil, éviter de complexifier sans raison.

2. Passer chaque fonctionnalité au crible de la valeur

Chaque fonctionnalité et chaque évolution est examinée sous l’angle du retour sur investissement. Quelques questions permettent d’y voir clair :

• Quel besoin cette adaptation couvre-t-elle réellement ?
• Quel gain concret apporte-t-elle aux utilisateurs et aux équipes RH ?
• Ce gain justifie-t-il le coût de mise en place et de maintenance ?
• Le standard peut-il répondre au besoin, au moins en première étape ?

Si le retour sur investissement n’est pas au rendez-vous, cela permet de remettre en cause la discussion plutôt que d’empiler les demandes.

3. Anticiper les coûts récurrents avec le triptyque coût, délai, périmètre

Une personnalisation ne coûte pas seulement au moment de sa réalisation. Elle génère des coûts récurrents : maintenance, tests, évolutions.

Le triptyque coût, délai et périmètre permet de les mettre en perspective :

• le coût : ce que représente l’adaptation, aujourd’hui et dans la durée ;
• le délai : le temps nécessaire pour la mettre en œuvre sans retarder le projet ;
• le périmètre : ce qui est réellement couvert, et ce qui peut attendre.

Ces trois dimensions sont liées. Agir sur l’une a un impact sur les deux autres, d’où l’intérêt de les arbitrer ensemble.

Qu’est-ce qu’il vaut mieux standardiser ?

Les processus communs à la plupart des entreprises sont généralement de bons candidats à la standardisation :

• la gestion administrative du personnel ;
• les workflows courants (demandes d’absence, demandes de documents) ;
• les circuits de validation simples ;
• les reportings de base.

S’appuyer sur les bonnes pratiques de l’éditeur limite la dette technique et facilite les évolutions futures.

Dans quels cas personnaliser ?

La personnalisation prend tout son sens lorsqu’elle traduit une véritable spécificité de l’organisation et que son retour sur investissement est démontré :

• des règles propres à un secteur ou à une convention collective ;
• une organisation multi-entités ;
• des circuits de décision particuliers ;
• des indicateurs de pilotage stratégiques pour la DRH.

Dans ces cas, adapter l’outil évite les contournements et favorise son adoption.

Comment garder un SIRH capable d’évoluer avec l’entreprise ?

Une entreprise évolue : croissance, réorganisation, nouvelles obligations, nouveaux usages RH. Pour que le SIRH suive, l’objectif est de poser dès le début du projet des fondations solides.

Ces fondations garantissent à la fois la stabilité de l’outil et la flexibilité nécessaire aux évolutions futures. Stabilité et personnalisation ne s’opposent pas, à condition que chaque adaptation ait été décidée avec méthode.

L’approche d’Adequasys en vidéo

Dans la vidéo ci-dessous, Olivier Houart, COO d’Adequasys, revient sur ces arbitrages : pourquoi ils sont décisifs, et comment la méthode d’Adequasys permet de trouver le bon équilibre entre stabilité, personnalisation et évolutivité.

[Découvrir l’approche d’Adequasys en vidéo]

En conclusion

Personnaliser son SIRH n’est pas incompatible avec la stabilité. Le sujet, c’est la méthode : structurer le projet par étapes, passer chaque évolution au crible de la valeur, et mesurer les coûts récurrents au regard du coût, du délai et du périmètre.

Cette démarche permet d’éviter les deux écueils, la dette technique d’un côté et la rigidité de l’autre, et de construire un SIRH aux fondations solides, capable d’évoluer avec l’entreprise.

Vous préparez un projet SIRH ? Contactez nos équipes pour échanger sur le bon équilibre à trouver dans votre contexte.