Entretien annuel de télétravail : obligations et trame
Le télétravail s’est durablement installé dans les organisations. Qu’il soit pratiqué un ou plusieurs jours par semaine, il modifie l’organisation du travail, les échanges entre les équipes et les conditions d’exercice de l’activité.
Pour suivre cette organisation dans la durée, l’employeur doit organiser chaque année un entretien avec le salarié en télétravail. Cet échange porte notamment sur ses conditions d’activité et sa charge de travail.
Comment organiser cet entretien ? Quels sujets aborder avec le salarié ? Quelle différence avec l’entretien annuel ou l’entretien professionnel ? Découvrez les principaux points à prévoir ainsi qu’une trame d’entretien de télétravail à télécharger.
Qu’est-ce que l’entretien annuel de télétravail ?
L’entretien annuel de télétravail est un temps d’échange consacré aux conditions dans lesquelles le salarié exerce son activité à distance.
Il permet notamment de faire le point sur :
- les conditions matérielles de télétravail ;
- l’organisation du travail ;
- la charge de travail ;
- les échanges avec le manager et l’équipe ;
- l’équilibre entre autonomie et accompagnement ;
- les éventuelles difficultés rencontrées ;
- le droit à la déconnexion.
L’objectif n’est pas de contrôler davantage le salarié parce qu’il travaille à distance. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que le salarié qui travaille dans les locaux de l’entreprise.
L’entretien doit plutôt permettre de vérifier que les conditions de travail restent adaptées et que l’organisation du télétravail fonctionne dans la durée.
L’entretien annuel de télétravail est-il obligatoire ?
Oui.
L’article L. 1222-10 du Code du travail prévoit que l’employeur doit organiser chaque année un entretien portant notamment sur les conditions d’activité du salarié en télétravail et sa charge de travail.
Cette obligation concerne les salariés qui télétravaillent dans le cadre de la définition légale du télétravail, quelle que soit la fréquence du télétravail.
L’entretien peut être organisé dans les locaux de l’entreprise ou à distance, selon les modalités retenues par l’entreprise.
Le contenu et l’organisation de cet entretien peuvent être précisés par un accord collectif ou par la charte de télétravail applicable dans l’entreprise.
Entretien de télétravail et entretien annuel : quelle différence ?
L’entretien annuel de télétravail ne doit pas nécessairement être un entretien totalement séparé des autres échanges existants dans l’entreprise.
Selon les règles applicables et l’organisation retenue, les sujets liés au télétravail peuvent être abordés dans le cadre d’un entretien déjà existant, à condition que les thèmes prévus par la réglementation soient effectivement traités.
Toutefois, un entretien ou un temps d’échange spécifiquement consacré au télétravail peut être pertinent.
Il permet de traiter des sujets qui risquent de rester secondaires lors d’un entretien annuel davantage centré sur :
- les objectifs ;
- les résultats ;
- la performance ;
- les compétences ;
- le développement professionnel.
L’entreprise peut donc choisir de prévoir une trame spécifique afin de s’assurer que les conditions d’activité et la charge de travail du salarié en télétravail sont bien abordées.
Quels sujets aborder lors d’un entretien de télétravail ?
Un entretien de télétravail doit être adapté à l’organisation de l’entreprise et aux modalités de télétravail mises en place.
Plusieurs thèmes peuvent toutefois être abordés.
1. Les conditions matérielles de travail
Le premier objectif consiste à vérifier que le salarié dispose des conditions nécessaires pour travailler efficacement à distance.
L’entretien peut notamment porter sur :
- l’équipement informatique ;
- la connexion internet ;
- l’ergonomie du poste de travail ;
- les éventuelles difficultés techniques ;
- l’accès aux outils et aux applications ;
- les conditions de confidentialité des informations.
Quelques questions peuvent être posées :
- Disposez-vous du matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions ?
- Rencontrez-vous régulièrement des problèmes techniques ?
- Votre environnement de travail est-il adapté à vos missions ?
- Avez-vous besoin d’un équipement ou d’un accompagnement complémentaire ?
2. L’organisation du travail
Le télétravail peut modifier la manière dont le salarié organise ses journées et ses priorités.
L’entretien peut permettre d’évaluer :
- la répartition entre travail à distance et travail sur site ;
- l’organisation des journées de télétravail ;
- la gestion des priorités ;
- l’accès aux informations nécessaires ;
- l’articulation entre les temps de concentration et les temps d’échange.
L’objectif est de vérifier que l’organisation retenue permet au salarié de réaliser ses missions dans de bonnes conditions.
3. La charge de travail
La charge de travail constitue un sujet central de l’entretien annuel de télétravail.
La distance peut parfois rendre moins visibles certaines difficultés : accumulation de tâches, multiplication des réunions, difficulté à demander de l’aide ou allongement des journées de travail.
Le manager peut notamment échanger avec le salarié sur :
- le volume de travail ;
- les priorités ;
- les délais ;
- les éventuelles difficultés rencontrées ;
- la possibilité de respecter les horaires et les temps de repos ;
- l’équilibre entre disponibilité et temps de concentration.
L’entretien ne doit pas se limiter à demander au salarié s’il « arrive à suivre ».
Il est important d’aborder concrètement l’organisation du travail et les éventuels facteurs de surcharge.
4. Les échanges avec le manager et l’équipe
Le télétravail modifie les modalités de communication.
L’entretien peut permettre d’évaluer la qualité des échanges avec :
- le manager ;
- les membres de l’équipe ;
- les autres services ;
- les interlocuteurs externes.
Le salarié peut-il facilement obtenir les informations dont il a besoin ? Les réunions sont-elles adaptées ? Les outils de communication sont-ils utilisés de manière efficace ?
Ces questions permettent d’identifier les éventuelles difficultés liées au travail à distance.
5. Le maintien du collectif de travail
Le télétravail peut également modifier la relation entre les collaborateurs.
L’entretien peut être l’occasion d’échanger sur :
- le sentiment d’isolement ;
- la fréquence des échanges informels ;
- les moments de présence collective ;
- la circulation de l’information ;
- le maintien du lien avec l’équipe.
Le télétravail ne doit pas conduire à isoler durablement les collaborateurs.
Le maintien d’un collectif de travail nécessite une organisation adaptée, qui peut combiner les échanges à distance et les temps de présence sur site.
6. Le droit à la déconnexion
Le télétravail peut parfois brouiller la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle.
Les outils numériques rendent les collaborateurs facilement joignables, mais cette disponibilité permanente ne doit pas devenir la norme.
L’entretien peut permettre de vérifier :
- si les horaires de travail sont respectés ;
- si le salarié se sent obligé de rester disponible en dehors de ses horaires ;
- si les réunions et sollicitations sont adaptées ;
- si les règles de déconnexion sont claires.
Le sujet du droit à la déconnexion peut être abordé avec le salarié afin d’identifier d’éventuelles difficultés et de rappeler les règles applicables dans l’entreprise.
7. Le ressenti du salarié
Enfin, l’entretien doit permettre au salarié de partager son expérience du télétravail.
Quelques questions peuvent être posées :
- Comment vivez-vous votre organisation actuelle du télétravail ?
- Qu’est-ce qui fonctionne bien ?
- Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?
- Quels changements pourraient améliorer vos conditions de travail ?
- Souhaitez-vous faire évoluer certains aspects de votre organisation ?
Ces échanges peuvent permettre de faire émerger des difficultés qui ne sont pas nécessairement visibles dans les indicateurs de performance.
Quelle trame pour un entretien annuel de télétravail ?
Pour structurer l’échange, l’entreprise peut utiliser une trame regroupant les principaux thèmes à aborder.
Exemple de structure
1. Organisation du télétravail
- Nombre de jours télétravaillés ;
- organisation de la semaine ;
- articulation entre télétravail et présence sur site ;
- adaptation de l’organisation aux missions.
2. Conditions matérielles
- équipement ;
- connexion ;
- environnement de travail ;
- ergonomie ;
- difficultés techniques.
3. Charge et organisation du travail
- volume de travail ;
- priorités ;
- délais ;
- difficultés rencontrées ;
- équilibre entre disponibilité et temps de concentration.
4. Communication et collaboration
- échanges avec le manager ;
- échanges avec l’équipe ;
- réunions ;
- accès à l’information ;
- outils collaboratifs.
5. Équilibre et déconnexion
- respect des horaires ;
- sollicitations en dehors des horaires ;
- équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;
- éventuelles difficultés liées à la déconnexion.
6. Bilan et actions à mettre en place
- points positifs ;
- difficultés identifiées ;
- actions correctives ;
- besoins d’accompagnement ;
- date du prochain point de suivi.
Téléchargez notre trame d’entretien de télétravail
Pour vous aider à structurer vos échanges avec les salariés en télétravail, nous vous proposons une trame d’entretien dédiée.
Elle permet d’aborder les principaux sujets liés à l’organisation du travail à distance :
- les conditions matérielles ;
- l’organisation du travail ;
- la charge de travail ;
- la communication ;
- le droit à la déconnexion ;
- le ressenti du collaborateur.
Téléchargez gratuitement notre trame d’entretien de télétravail.
Digitaliser le suivi des entretiens de télétravail
Lorsque le télétravail concerne plusieurs collaborateurs, le suivi des entretiens peut rapidement devenir difficile à gérer avec des documents dispersés ou des fichiers partagés.
Un SIRH peut permettre de dématérialiser le suivi de ces échanges.
Les managers peuvent notamment :
- accéder à la trame d’entretien ;
- préparer l’échange ;
- compléter le compte rendu ;
- consulter les échanges précédents ;
- suivre les actions décidées.
Les équipes RH disposent de leur côté d’une meilleure visibilité sur le suivi des entretiens et peuvent s’assurer que les campagnes sont bien réalisées.
La digitalisation permet également de centraliser les informations et de conserver un historique des échanges dans le respect des règles applicables à la protection des données personnelles.
Le SIRH pour accompagner le télétravail
Le suivi de l’entretien annuel de télétravail n’est qu’un des aspects de la gestion du travail à distance.
Un SIRH peut également centraliser différents processus liés à la vie du collaborateur :
- les demandes de télétravail ;
- les congés et absences ;
- les entretiens ;
- les objectifs ;
- les compétences ;
- la formation ;
- les informations administratives.
Le SIRH permet ainsi de réunir les principales informations RH dans un même environnement et de faciliter les échanges entre collaborateurs, managers et équipes RH.
En conclusion
L’entretien annuel de télétravail permet de faire le point sur les conditions dans lesquelles le salarié exerce son activité à distance.
Obligatoire chaque année, il doit notamment porter sur les conditions d’activité et la charge de travail du salarié.
Pour être utile, il ne doit pas être réduit à une formalité administrative. Il doit permettre d’identifier les éventuelles difficultés liées à l’organisation du travail, à la charge de travail, aux équipements, à la communication ou à la déconnexion.
Une trame dédiée permet de structurer l’échange et de s’assurer que les principaux sujets sont abordés.
La digitalisation de ce processus via un SIRH peut enfin faciliter la préparation, le suivi et la centralisation des entretiens de télétravail.
