Core RH : bien plus qu’un référentiel RH, le fondement d’un SIRH performant
Dans l’univers des ressources humaines et des SIRH, le terme Core RH est devenu incontournable.
Pourtant, lorsqu’on cherche à comprendre précisément ce qu’est un Core RH, les définitions peuvent varier. Il est parfois présenté comme une simple base de données collaborateurs, parfois comme un référentiel RH ou encore comme le cœur d’un système d’information RH.
Cette ambiguïté peut compliquer les projets de transformation RH et rendre plus difficile l’évaluation des solutions disponibles sur le marché.
Alors, qu’est-ce qu’un Core RH exactement ? Quel est son rôle dans un SIRH ? Et pourquoi sa capacité à s’adapter à l’organisation est-elle devenue un enjeu majeur ?
Le Core RH : le cœur du système d’information RH
Le Core RH, également appelé Core HR, constitue le socle central d’un système d’information des ressources humaines.
Il ne doit pas être confondu avec le SIRH.
Le SIRH regroupe l’ensemble des outils et des processus digitaux utilisés pour gérer les ressources humaines : gestion administrative, recrutement, formation, compétences, entretiens, gestion des temps, absences, rémunération ou encore reporting RH.
Le Core RH, quant à lui, constitue le socle commun sur lequel ces différents processus peuvent s’appuyer.
Il centralise les données de référence relatives aux collaborateurs et à l’organisation. Ces informations peuvent ensuite être utilisées par les différents modules et processus RH.
On peut comparer le Core RH à la colonne vertébrale du SIRH : il structure les données essentielles et permet aux différents processus de fonctionner autour d’une même source d’information.
Lorsqu’une information de référence est modifiée, elle peut être réutilisée dans les différents processus concernés, selon les règles et les droits définis par l’organisation.
Que contient un Core RH ?
Le périmètre d’un Core RH peut varier selon les solutions et les organisations. Il regroupe généralement les informations structurantes du parcours collaborateur.
Il peut notamment centraliser :
- les informations personnelles et les coordonnées des collaborateurs ;
- les données administratives ;
- les contrats de travail et leurs avenants ;
- les postes et les fonctions ;
- les rattachements hiérarchiques ;
- les entités et établissements ;
- les services et équipes ;
- les informations liées à la rémunération ;
- les historiques professionnels ;
- les formations et les compétences ;
- les informations nécessaires aux différents processus RH.
Le Core RH peut également gérer les principaux événements qui jalonnent le parcours d’un collaborateur :
- son recrutement ;
- son arrivée dans l’entreprise ;
- un changement de poste ;
- une mobilité interne ;
- un changement de manager ;
- une modification contractuelle ;
- une évolution de rémunération ;
- son départ de l’entreprise.
Le Core RH ne constitue donc pas uniquement un espace de stockage. Il permet de structurer les informations et de les mettre à disposition des différents processus RH.
Core RH et référentiel RH : quelle différence ?
Les deux notions sont proches, mais elles ne recouvrent pas exactement la même réalité.
Un référentiel RH désigne généralement un ensemble structuré de données de référence : collaborateurs, postes, métiers, compétences, entités ou encore organisation.
Le Core RH englobe cette dimension de référentiel, mais s’inscrit dans une logique plus large.
Il constitue un socle qui permet notamment de :
- centraliser les données collaborateurs ;
- structurer l’organisation ;
- gérer les événements du parcours professionnel ;
- alimenter les différents processus RH ;
- automatiser certains workflows ;
- connecter les différents modules du SIRH.
Un Core RH peut donc intégrer plusieurs référentiels RH et servir de base à l’ensemble du système d’information RH.
Pourquoi la qualité du Core RH conditionne-t-elle celle du SIRH ?
Un SIRH peut intégrer de nombreux modules performants. Mais si chacun s’appuie sur des données différentes, l’entreprise ne dispose pas réellement d’un système d’information RH intégré.
Prenons l’exemple d’un collaborateur qui change de manager.
Dans une organisation où les outils sont cloisonnés, cette information peut devoir être modifiée séparément dans :
- l’outil de gestion des congés ;
- le logiciel de formation ;
- le module d’entretiens ;
- l’outil de révision salariale ;
- les tableaux de reporting.
Plus les informations sont saisies à plusieurs endroits, plus le risque d’erreur et d’incohérence augmente.
À l’inverse, un Core RH structuré permet de centraliser les données de référence et de les rendre disponibles aux processus qui en ont besoin.
La qualité du Core RH devient donc un facteur déterminant pour la qualité de l’ensemble du SIRH.
Les principaux avantages d’un Core RH
Centraliser les données RH
Le premier objectif d’un Core RH est de réunir les informations essentielles des collaborateurs et de l’organisation dans un socle commun.
Cette centralisation limite la dispersion des données dans des fichiers Excel, des applications indépendantes ou des bases de données distinctes.
Les équipes RH disposent ainsi d’une source de référence commune.
Fiabiliser les informations
La multiplication des outils et des ressaisies augmente le risque d’erreurs.
Une même information peut être différente selon les fichiers ou les applications utilisés par les équipes RH, les managers ou les différentes entités de l’entreprise.
En centralisant les données de référence, le Core RH contribue à :
- réduire les doublons ;
- limiter les erreurs de saisie ;
- faciliter la mise à jour des informations ;
- identifier les données obsolètes ;
- améliorer la cohérence globale du système.
La fiabilité des données est particulièrement importante pour le pilotage RH. Un indicateur n’est pertinent que si les données sur lesquelles il repose sont fiables.
Faciliter le pilotage RH
Un Core RH structuré permet de consolider les informations relatives aux collaborateurs et à l’organisation.
Les équipes RH peuvent ainsi disposer d’une vision plus complète des effectifs par :
- entité ;
- établissement ;
- service ;
- fonction ;
- manager ;
- type de contrat ;
- localisation.
Cette centralisation facilite la production de reportings et l’analyse des données RH.
Elle permet également de mieux accompagner les décisions liées à l’organisation, aux effectifs et aux compétences.
Accompagner la croissance de l’entreprise
Plus une organisation se développe, plus la gestion des données RH devient complexe.
La croissance des effectifs, la multiplication des établissements, les acquisitions ou le développement à l’international peuvent rapidement rendre les systèmes existants difficiles à maintenir.
Un Core RH permet de construire un socle commun capable d’accompagner cette évolution.
Il peut notamment intégrer différentes entités, organisations et structures tout en conservant une vision globale des collaborateurs.
Un Core RH doit-il être standardisé ou adaptable ?
Centraliser les données ne suffit pas.
Les entreprises ne fonctionnent pas toutes de la même manière. Elles disposent de structures organisationnelles, de métiers, de règles de gestion et de processus différents.
Une organisation peut avoir besoin de gérer :
- plusieurs niveaux hiérarchiques ;
- différentes entités légales ;
- des organisations matricielles ;
- des règles de validation spécifiques ;
- des populations de collaborateurs différentes ;
- plusieurs pays ou réglementations locales ;
- des processus RH propres à son activité.
Un Core RH trop rigide peut alors devenir une contrainte.
L’entreprise doit adapter ses processus à l’outil, multiplier les contournements ou utiliser d’autres applications pour répondre à ses besoins spécifiques.
À l’inverse, un Core RH performant doit pouvoir évoluer avec l’organisation.
Il doit permettre de faire évoluer les référentiels, les structures et les processus sans remettre en cause la cohérence globale du système d’information RH.
L’adaptabilité : un enjeu majeur du Core RH
Un Core RH moderne doit trouver un équilibre entre deux besoins parfois contradictoires :
- standardiser les données et les processus communs ;
- s’adapter aux réalités spécifiques de l’organisation.
La standardisation permet de disposer d’une vision cohérente et de données comparables.
L’adaptabilité permet de tenir compte des spécificités de chaque entreprise.
L’enjeu n’est donc pas nécessairement de faire fonctionner toutes les organisations de la même manière.
Il s’agit plutôt de construire un socle commun suffisamment robuste pour garantir la cohérence des données, tout en étant suffisamment flexible pour s’adapter aux besoins de l’entreprise.
Cette capacité d’adaptation peut concerner :
- les données gérées ;
- les référentiels ;
- les structures organisationnelles ;
- les circuits de validation ;
- les règles de gestion ;
- les processus RH.
Le Core RH dans les organisations internationales
Les enjeux sont encore plus importants pour les entreprises présentes dans plusieurs pays ou composées de nombreuses entités.
Le groupe peut avoir besoin de disposer d’une vision consolidée des collaborateurs tout en conservant certaines spécificités locales.
Le Core RH doit alors pouvoir gérer un socle commun tout en prenant en compte les particularités de chaque organisation.
Cela peut notamment concerner :
- les entités légales ;
- les établissements ;
- les langues ;
- les devises ;
- les organisations locales ;
- les règles de gestion ;
- les réglementations applicables.
L’objectif est de construire une base commune sans imposer nécessairement un fonctionnement identique à toutes les entités.
Comment réussir la mise en place d’un Core RH ?
La mise en place d’un Core RH est un projet structurant. Sa réussite dépend autant de la solution choisie que de la préparation du projet.
1. Définir les objectifs
Avant de choisir une solution, l’entreprise doit identifier les problèmes auxquels le Core RH doit répondre.
Les objectifs peuvent être de :
- centraliser les données collaborateurs ;
- remplacer plusieurs outils ou fichiers ;
- fiabiliser les informations ;
- améliorer le reporting RH ;
- connecter les différents processus ;
- harmoniser les pratiques entre plusieurs entités.
2. Identifier et nettoyer les données existantes
Les données RH sont souvent réparties dans plusieurs outils.
Il est donc nécessaire d’identifier :
- les différentes sources de données ;
- les doublons ;
- les informations obsolètes ;
- les données à conserver ;
- les données qui doivent devenir des références.
La qualité des données intégrées dans le Core RH conditionne directement la qualité du système qui sera construit.
3. Structurer l’organisation
Le Core RH doit refléter la réalité de l’entreprise.
Il faut notamment définir la structure des :
- sociétés ;
- entités ;
- établissements ;
- directions ;
- services ;
- équipes ;
- postes ;
- fonctions.
Cette structuration permet ensuite de faire fonctionner les différents workflows et processus RH.
4. Définir les rôles et les droits d’accès
Les données RH sont sensibles.
Les droits d’accès doivent donc être définis en fonction des responsabilités de chaque utilisateur.
Un collaborateur, un manager, un membre de l’équipe RH ou un administrateur n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes informations.
La gestion des droits doit permettre de trouver un équilibre entre accessibilité des données et protection des informations personnelles.
5. Accompagner les utilisateurs
La mise en place d’un Core RH entraîne souvent une évolution des pratiques.
Les utilisateurs doivent comprendre :
- pourquoi le projet est mis en place ;
- quelles informations sont concernées ;
- comment les données doivent être mises à jour ;
- quels processus vont évoluer.
La conduite du changement, la communication et la formation sont donc essentielles à l’adoption de la solution.
Le Core RH, fondation d’un SIRH évolutif
Le Core RH constitue aujourd’hui bien plus qu’un simple référentiel de données collaborateurs.
Il est le socle qui permet de structurer les informations RH, de connecter les processus et de construire une vision cohérente des collaborateurs et de l’organisation.
Mais sa valeur ne réside pas uniquement dans sa capacité à centraliser les données.
Un Core RH performant doit également être capable d’évoluer avec l’entreprise.
Il doit permettre de faire évoluer les référentiels, les structures et les processus RH sans multiplier les outils, les bases de données ou les contournements.
C’est cette combinaison entre cohérence et adaptabilité qui fait du Core RH un véritable fondement du SIRH.
Chez Adequasys, notre approche repose sur un référentiel RH central robuste, enrichi par les capacités de personnalisation du Studio Adequasys [LIEN].
Cette approche permet aux organisations d’adapter leur Core RH à leurs propres enjeux, à leur organisation et à leurs processus, tout en conservant une cohérence globale de leur système d’information RH.
Car un Core RH efficace n’est pas seulement un endroit où stocker des données.
C’est la fondation sur laquelle se construit un SIRH capable d’accompagner durablement l’évolution de l’entreprise.
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