Recrutement, onboarding, formation, gestion des absences, entretiens, révision salariale… Les ressources humaines s’appuient sur de nombreux processus pour accompagner les collaborateurs et répondre aux besoins de l’entreprise.
Pourtant, ces processus sont souvent construits progressivement, au fil des habitudes et des pratiques de chaque équipe. Une demande traitée par e-mail, un fichier Excel utilisé pour suivre les formations, une validation effectuée oralement : lorsque les règles ne sont pas clairement définies, les processus RH peuvent devenir difficiles à comprendre, à transmettre et à faire évoluer.
Formaliser un processus RH consiste à décrire précisément ce qui doit être fait, par qui, dans quel ordre et avec quelles informations.
Cette démarche permet de gagner en clarté, de réduire les erreurs et de créer une base solide pour digitaliser et automatiser les processus RH.
Qu’est-ce qu’un processus RH ?
Un processus RH est une suite d’actions organisées permettant de réaliser une activité liée à la gestion des ressources humaines.
Il peut concerner l’ensemble de la vie professionnelle d’un collaborateur :
- recrutement ;
- onboarding ;
- gestion administrative ;
- formation ;
- gestion des compétences ;
- entretiens et évaluation ;
- mobilité et évolution de carrière ;
- révision salariale ;
- gestion des congés et des absences ;
- départ de l’entreprise.
Un processus RH répond généralement à un objectif précis. Par exemple, le processus de recrutement permet d’identifier un besoin, de rechercher des candidats, de les évaluer et de finaliser une embauche.
Formaliser ce processus revient donc à rendre explicites les différentes étapes qui permettent d’atteindre ce résultat.
Pourquoi formaliser les processus RH ?
La formalisation des processus RH répond à plusieurs enjeux.
Harmoniser les pratiques
Lorsque chaque manager ou chaque membre de l’équipe RH applique ses propres méthodes, les pratiques peuvent varier d’un service à l’autre.
La formalisation permet de définir un fonctionnement commun et de garantir une meilleure cohérence dans l’entreprise.
Clarifier les responsabilités
Un processus clairement défini permet de répondre à une question essentielle : qui fait quoi ?
La formalisation permet d’identifier :
- la personne qui déclenche le processus ;
- les personnes responsables de chaque étape ;
- les personnes qui doivent valider une décision ;
- les collaborateurs ou services qui doivent être informés.
Cette clarification limite les oublis et les situations dans lesquelles chacun pense qu’une autre personne est responsable de l’action.
Faciliter la transmission des connaissances
Les processus RH reposent parfois sur la connaissance de quelques personnes clés.
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ou change de fonction, une partie des informations peut alors disparaître avec lui.
Documenter les processus permet de conserver cette connaissance et de faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
Identifier les tâches inutiles
La cartographie d’un processus permet souvent de mettre en évidence :
- les tâches répétitives ;
- les doubles saisies ;
- les validations inutiles ;
- les étapes qui ralentissent le processus ;
- les outils qui ne communiquent pas entre eux.
Cette analyse constitue une première étape vers l’amélioration et l’automatisation des processus RH.
Comment formaliser un processus RH en 6 étapes ?
1. Identifier le processus à formaliser
La première étape consiste à choisir le processus sur lequel travailler.
Il est préférable de commencer par un processus :
- fréquent ;
- complexe ;
- chronophage ;
- source d’erreurs ;
- impliquant plusieurs acteurs.
Par exemple, une entreprise peut commencer par formaliser son processus de recrutement ou de gestion de la formation.
Il est généralement plus efficace de traiter un processus à la fois plutôt que de vouloir formaliser tous les processus RH simultanément.
2. Définir le début et la fin du processus
Un processus doit avoir des limites clairement définies.
Pour cela, il faut répondre à deux questions :
Quel événement déclenche le processus ?
Par exemple :
- un besoin de recrutement validé ;
- une demande de formation ;
- l’arrivée d’un nouveau collaborateur ;
- une demande de congé.
Quel est le résultat attendu ?
Par exemple :
- un poste pourvu ;
- une formation réalisée ;
- un collaborateur intégré ;
- une absence validée et enregistrée.
Définir le point de départ et le résultat final permet d’éviter de créer une cartographie trop large et difficile à exploiter.
3. Lister toutes les étapes du processus
Il faut ensuite décrire toutes les actions nécessaires, dans l’ordre dans lequel elles sont réellement réalisées.
Prenons l’exemple d’une demande de formation :
- Le collaborateur exprime un besoin.
- La demande est transmise au manager.
- Le manager étudie la demande.
- La demande est transmise aux RH.
- Les RH vérifient le budget disponible.
- La formation est validée ou refusée.
- L’inscription est réalisée.
- La formation est suivie.
- Le suivi est enregistré dans le dossier du collaborateur.
À ce stade, il est important de décrire le fonctionnement réel, et non le fonctionnement théorique souhaité.
Une cartographie efficace doit refléter les pratiques effectivement utilisées par les équipes.
4. Identifier les acteurs et les responsabilités
Chaque étape doit être associée à un responsable.
Selon le processus, les acteurs peuvent être :
- le collaborateur ;
- le manager ;
- les ressources humaines ;
- la direction ;
- la paie ;
- le service informatique ;
- un prestataire externe.
Il peut être utile de formaliser les responsabilités dans un tableau :
| Étape | Responsable | Validation | Information nécessaire |
|---|---|---|---|
| Demande de formation | Collaborateur | Manager | Besoin identifié |
| Validation | Manager | RH | Budget et pertinence |
| Inscription | RH | – | Session disponible |
| Suivi | RH | – | Formation réalisée |
Cette méthode permet de rendre immédiatement visibles les éventuelles zones de flou.
5. Identifier les informations et les outils utilisés
Un processus RH ne repose pas uniquement sur des actions. Il utilise également des données et différents outils.
Il est donc important d’identifier :
- quelles informations sont nécessaires ;
- où elles sont stockées ;
- qui peut y accéder ;
- quels outils sont utilisés ;
- si une même donnée doit être saisie plusieurs fois.
Par exemple, un processus de recrutement peut utiliser :
- un logiciel de recrutement ;
- des e-mails ;
- des fichiers Excel ;
- un agenda ;
- le dossier salarié.
Cette analyse permet de repérer les ruptures dans le processus et les risques de perte d’information.
6. Cartographier le processus RH
Une fois les étapes, les acteurs et les informations identifiés, le processus peut être représenté sous forme de schéma.
La cartographie permet de visualiser :
- les étapes successives ;
- les responsabilités ;
- les décisions ;
- les informations qui circulent ;
- les éventuels points de blocage.
Pour être efficace, une cartographie doit rester suffisamment simple pour être comprise par les personnes qui utilisent le processus.
Il est possible d’utiliser des symboles simples :
- un rectangle pour une action ;
- un losange pour une décision ;
- une flèche pour représenter le flux ;
- un point de départ et un point d’arrivée.
L’objectif n’est pas de produire un schéma complexe. L’objectif est de créer une représentation commune du processus.
Formaliser les processus RH avec une approche collaborative
Un processus RH ne doit pas être défini uniquement par la direction ou par le service RH.
Les managers et les collaborateurs sont souvent directement impliqués dans les processus. Ils peuvent donc identifier des difficultés ou des contraintes qui ne sont pas visibles depuis le seul point de vue des RH.
Une approche collaborative permet de :
- comprendre les pratiques réelles ;
- recueillir les difficultés rencontrées ;
- identifier les besoins des utilisateurs ;
- tester les améliorations proposées ;
- favoriser l’adhésion au nouveau processus.
Cette démarche rejoint notamment les principes du Design Thinking, qui consiste à partir des besoins réels des utilisateurs pour concevoir des solutions plus simples et plus pertinentes.
Comment améliorer un processus RH ?
La formalisation ne doit pas être une simple opération de documentation.
Une fois le processus décrit, il faut l’analyser pour identifier les possibilités d’amélioration.
Quelques questions peuvent guider cette analyse :
- Cette étape est-elle réellement nécessaire ?
- La même information est-elle saisie plusieurs fois ?
- Une validation peut-elle être simplifiée ?
- Le processus dépend-il d’une seule personne ?
- Les délais sont-ils adaptés ?
- Les utilisateurs comprennent-ils facilement ce qu’ils doivent faire ?
- Une tâche peut-elle être automatisée ?
L’objectif est de construire des processus RH plus simples, plus rapides et plus fiables.
Quels processus RH faut-il formaliser en priorité ?
Tous les processus RH peuvent être formalisés, mais certains sont particulièrement stratégiques.
Le processus de recrutement
Il permet de structurer les étapes entre l’identification du besoin et l’arrivée du collaborateur.
Le processus d’onboarding
Il permet de coordonner les actions nécessaires avant et après l’arrivée d’un nouveau salarié.
Le processus de formation
Il permet de gérer les demandes, les validations, les inscriptions et le suivi des formations.
Le processus de gestion des absences
Il permet de centraliser les demandes, les validations et le suivi des compteurs.
Le processus de révision salariale
Il permet de structurer les propositions d’augmentation, les validations et le suivi des budgets.
Le processus de gestion des compétences
Il permet de suivre les compétences disponibles, les besoins de développement et les parcours professionnels.
La priorité peut être donnée aux processus qui impliquent le plus d’acteurs ou qui génèrent le plus de tâches administratives.
Automatiser les processus RH
Une fois un processus formalisé, il est plus facile d’identifier les tâches qui peuvent être automatisées.
Un processus automatisé repose sur une série de règles et d’actions définies à l’avance. Lorsqu’un événement déclenche le processus, les différentes étapes peuvent être exécutées automatiquement selon un workflow défini.
Par exemple :
- un salarié effectue une demande de congé ;
- le manager reçoit automatiquement une notification ;
- le manager valide la demande ;
- le compteur de congés est mis à jour ;
- les personnes concernées sont informées.
L’automatisation permet de réduire les tâches répétitives et de limiter les risques d’erreur.
Elle permet également aux équipes RH de consacrer davantage de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Digitaliser les processus RH avec un SIRH
Un SIRH permet de centraliser les données et de digitaliser les processus RH sur une même plateforme.
Selon les besoins de l’entreprise, il peut notamment permettre de gérer :
- le recrutement ;
- l’administration du personnel ;
- les congés et les absences ;
- les entretiens ;
- la formation ;
- les compétences ;
- la rémunération ;
- les révisions salariales.
Les workflows peuvent être configurés en fonction des règles de l’organisation.
La digitalisation permet ainsi de transformer un processus décrit sur un document ou un fichier Excel en un processus opérationnel, accessible aux différents acteurs concernés.
Comment mesurer l’efficacité d’un processus RH ?
Un processus doit être régulièrement évalué.
Pour cela, il est possible de suivre plusieurs indicateurs :
- le délai moyen de traitement ;
- le nombre d’erreurs ;
- le nombre d’étapes ;
- le taux d’utilisation du processus ;
- le nombre de demandes en attente ;
- la satisfaction des utilisateurs.
Ces indicateurs permettent d’identifier les points à améliorer et de mesurer l’impact des changements réalisés.
Un processus RH n’est donc jamais totalement figé. Il doit évoluer avec l’organisation, les outils et les besoins des collaborateurs.
Formaliser les processus RH : les points clés à retenir
Formaliser un processus RH consiste à rendre visible et compréhensible une manière de travailler.
La démarche peut être résumée en quelques étapes :
- Identifier le processus à formaliser.
- Définir son point de départ et son résultat attendu.
- Lister les différentes étapes.
- Identifier les acteurs et les responsabilités.
- Recenser les informations et les outils utilisés.
- Cartographier le processus.
- Analyser les possibilités d’amélioration.
- Automatiser les tâches lorsque cela est pertinent.
- Mesurer régulièrement l’efficacité du processus.
La formalisation constitue donc une étape essentielle avant la digitalisation. Elle permet de mieux comprendre les pratiques existantes et d’identifier les améliorations à apporter avant de les intégrer dans un outil.
Digitalisez vos processus RH avec Adequasys
Adequasys est une solution SIRH globale permettant de digitaliser et de centraliser de nombreux processus RH.
Les workflows peuvent être adaptés aux règles et à l’organisation de chaque entreprise afin de simplifier les interactions entre les collaborateurs, les managers et les équipes RH.
En automatisant les tâches répétitives et en centralisant les données, un SIRH permet aux équipes RH de gagner du temps, de fiabiliser leurs processus et de se concentrer davantage sur les enjeux stratégiques de l’entreprise.
Vous souhaitez digitaliser vos processus RH ? Découvrez les fonctionnalités d’Adequasys SIRH ou contactez nos experts pour échanger sur vos besoins.
