Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel, l’entreprise peut lui rembourser les frais engagés. Ces frais peuvent notamment être calculés à partir du barème kilométrique publié par l’administration fiscale.
Le calcul des frais kilométriques dépend principalement de la distance parcourue, de la puissance fiscale du véhicule et de son type de motorisation. Le barème distingue notamment les véhicules thermiques, hybrides, à hydrogène et 100 % électriques.
Alors, comment calculer les frais kilométriques ? Quels frais sont inclus dans le barème ? Les trajets domicile-travail sont-ils concernés ? Voici les principales règles à connaître.
Que sont les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées lorsqu’un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.
Le remboursement vise notamment à couvrir les coûts liés à l’utilisation du véhicule, comme :
- la dépréciation du véhicule ;
- les frais d’entretien et de réparation ;
- les pneumatiques ;
- le carburant ou l’énergie ;
- les frais d’assurance.
Le remboursement des frais kilométriques peut être calculé à partir du barème kilométrique de l’administration fiscale. Pour être pris en compte, les déplacements doivent être réalisés dans le cadre de l’activité professionnelle et pouvoir être justifiés.
Le barème kilométrique constitue une référence pour l’évaluation des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel. Pour les salariés, les modalités de remboursement doivent également respecter les règles applicables aux frais professionnels dans l’entreprise.
Qui peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques ?
Les frais kilométriques peuvent être remboursés lorsqu’un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel.
Cela peut notamment concerner :
- les déplacements chez un client ou un prospect ;
- les déplacements entre plusieurs établissements de l’entreprise ;
- les déplacements pour participer à une réunion ou à un événement professionnel ;
- les déplacements liés à une formation ou à une mission professionnelle.
Les conditions de remboursement peuvent dépendre de la politique de frais de l’entreprise, d’un accord collectif ou des règles applicables à la situation du salarié.
Comment calculer les frais kilométriques ?
Le calcul des frais kilométriques repose principalement sur trois éléments :
- La distance parcourue à titre professionnel ;
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le type de véhicule et sa motorisation.
La formule est généralement la suivante :
Frais kilométriques = distance parcourue × montant correspondant au barème applicable
Le barème est progressif : le montant par kilomètre varie selon le nombre de kilomètres parcourus au cours de l’année.
Exemple de calcul
Un salarié utilise une voiture thermique de 5 CV fiscaux et parcourt 4 000 kilomètres dans le cadre de déplacements professionnels.
Selon le barème kilométrique 2026, le calcul est :
4 000 × 0,636 € = 2 544 €
Le montant obtenu correspond à l’indemnité calculée selon le barème applicable à ce véhicule et à cette distance.
À noter : le barème kilométrique 2026 prévoit également des montants spécifiques pour les véhicules 100 % électriques, qui bénéficient d’un barème distinct.
Barème kilométrique 2026 pour les voitures
Pour les voitures thermiques, hybrides et à hydrogène, le barème kilométrique 2026 est le suivant :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
d correspond à la distance parcourue en kilomètres.
Le barème est-il différent pour une voiture électrique ?
Oui. Les véhicules 100 % électriques bénéficient d’un barème spécifique.
Pour une voiture électrique, le barème 2026 est majoré par rapport au barème applicable aux véhicules thermiques, hybrides et à hydrogène.
Par exemple, pour un véhicule électrique de 5 CV, le calcul est :
- jusqu’à 5 000 km : d × 0,763 ;
- de 5 001 à 20 000 km : (d × 0,428) + 1 674 ;
- au-delà de 20 000 km : d × 0,512.
Il est donc important de prendre en compte la motorisation du véhicule avant de calculer le montant des frais kilométriques.
Quel barème pour les motos, scooters et cyclomoteurs ?
L’administration fiscale prévoit également des barèmes spécifiques pour les deux-roues.
Le calcul dépend notamment :
- de la puissance fiscale pour les motos et scooters de plus de 50 cm³ ;
- de la distance parcourue ;
- de la motorisation du véhicule.
Pour un deux-roues thermique de plus de 50 cm³, le barème 2026 est notamment le suivant :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3 à 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
Un barème spécifique est également prévu pour les deux-roues électriques et les cyclomoteurs.
Quels frais sont inclus dans le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique prend notamment en compte :
- la dépréciation du véhicule ;
- les frais d’entretien ;
- les réparations ;
- les pneumatiques ;
- le carburant ou l’énergie ;
- les primes d’assurance.
En revanche, certains frais peuvent être remboursés séparément, sous réserve de pouvoir les justifier.
C’est notamment le cas :
- des frais de péage ;
- des frais de stationnement ;
- des frais de garage.
Les intérêts d’emprunt liés à l’achat du véhicule peuvent également, dans certaines situations, être pris en compte séparément au prorata de l’utilisation professionnelle du véhicule.
Les trajets domicile-travail sont-ils concernés ?
Les trajets entre le domicile et le lieu habituel de travail répondent à des règles spécifiques.
Ils ne doivent donc pas être automatiquement assimilés à des déplacements professionnels classiques donnant lieu au remboursement d’indemnités kilométriques.
Les frais de transport domicile-travail peuvent notamment être concernés par des dispositifs spécifiques de prise en charge par l’employeur. Il convient donc de distinguer :
- les déplacements professionnels réalisés dans le cadre de l’activité ;
- les trajets habituels entre le domicile et le lieu de travail.
Cette distinction est importante pour appliquer les règles de remboursement appropriées.
Que doit contenir une note de frais kilométrique ?
Pour justifier un déplacement professionnel, une note de frais kilométrique doit généralement permettre d’identifier :
- la date du déplacement ;
- le motif du déplacement ;
- le lieu de départ et la destination ;
- la distance parcourue ;
- le véhicule utilisé ;
- le nombre de kilomètres cumulés sur la période.
La conservation de ces informations permet de justifier la réalité des déplacements professionnels et le montant des remboursements.
En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de justifier les dépenses remboursées.
Comment gérer les frais kilométriques dans l’entreprise ?
Le suivi des frais kilométriques peut rapidement devenir complexe lorsque les collaborateurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels.
Les équipes RH et administratives doivent notamment gérer :
- les différentes catégories de véhicules ;
- les puissances fiscales ;
- les types de motorisation ;
- les distances parcourues ;
- les justificatifs ;
- les règles internes de remboursement.
Un logiciel de gestion des notes de frais permet de centraliser ces informations et d’automatiser une partie du calcul.
Comment simplifier la gestion des frais kilométriques avec un SIRH ?
Un SIRH peut contribuer à simplifier la gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques.
Les collaborateurs peuvent notamment :
- saisir leurs déplacements professionnels ;
- renseigner les kilomètres parcourus ;
- ajouter les justificatifs nécessaires ;
- suivre l’état de leur demande de remboursement.
De leur côté, les équipes RH et les managers disposent d’une meilleure visibilité sur les dépenses engagées et peuvent suivre le processus de validation.
L’automatisation permet également de limiter les erreurs de calcul et de faciliter le suivi des remboursements.
Avec Adequasys, vous pouvez notamment :
- centraliser les demandes de remboursement de frais ;
- gérer les frais kilométriques et les frais annexes ;
- intégrer les règles de gestion propres à votre organisation ;
- suivre les demandes de validation ;
- conserver l’historique des dépenses ;
- faciliter les échanges avec la paie.
À retenir sur le calcul des frais kilométriques
Le calcul des frais kilométriques dépend principalement de la distance parcourue, de la puissance fiscale et de la motorisation du véhicule.
Le barème kilométrique 2026 distingue notamment :
- les voitures thermiques, hybrides et à hydrogène ;
- les voitures 100 % électriques ;
- les motos et scooters ;
- les cyclomoteurs.
Les frais de péage et de stationnement ne sont pas inclus dans le barème et peuvent être pris en compte séparément sous certaines conditions.
Pour les entreprises, la digitalisation des notes de frais permet de fiabiliser le calcul des remboursements, de simplifier les validations et de conserver un historique complet des dépenses.
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