Lorsqu’une entreprise recrute un salarié, elle doit accomplir plusieurs formalités administratives avant son arrivée. Parmi elles, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une étape obligatoire pour la plupart des salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale.
Mais qu’est devenue la DUE, ou déclaration unique d’embauche, que l’on retrouve encore dans de nombreuses recherches sur Internet ? La DUE a été remplacée par la DPAE. Aujourd’hui, c’est donc la DPAE qui permet à l’employeur de déclarer l’embauche d’un nouveau salarié auprès de l’Urssaf.
Dans cet article, découvrez la différence entre DUE et DPAE, les informations à fournir, les délais à respecter et les risques en cas de non-déclaration.
DUE : définition et historique
La DUE, ou déclaration unique d’embauche, était un dispositif qui permettait de regrouper plusieurs formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié.
Elle permettait notamment de réaliser différentes démarches auprès des organismes sociaux, comme :
- l’immatriculation de l’employeur lors d’une première embauche ;
- l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale ;
- certaines démarches liées à l’assurance chômage ;
- la déclaration nominative du salarié ;
- l’adhésion à un service de santé au travail ;
- la demande d’examen médical d’embauche.
La DUE a ensuite été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Le terme DUE reste toutefois largement utilisé dans les recherches et dans certaines entreprises pour désigner, de manière générale, la formalité de déclaration d’un nouveau salarié.
DUE ou DPAE : quelle différence ?
La différence est simple :
La DUE est l’ancien dispositif. La DPAE est la déclaration actuellement utilisée pour déclarer une embauche.
La DPAE est une formalité obligatoire qui permet à l’employeur de transmettre en une seule déclaration plusieurs informations nécessaires aux organismes sociaux.
Elle permet notamment :
- de déclarer l’embauche du salarié ;
- de procéder à certaines démarches d’immatriculation ;
- de réaliser l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage lorsque cela est nécessaire ;
- d’effectuer la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- de demander l’examen médical ou la visite d’information et de prévention applicable à la situation du salarié.
La DPAE constitue donc une mesure de simplification des formalités d’embauche.
La DPAE est-elle obligatoire ?
Oui. L’employeur doit réaliser une DPAE pour chaque salarié qu’il envisage d’embaucher et qui relève du régime général de la Sécurité sociale.
Cette obligation concerne notamment les salariés recrutés en :
- CDI ;
- CDD ;
- contrat d’apprentissage ;
- contrat de professionnalisation ;
- contrat saisonnier.
Elle s’applique quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise et même lorsqu’il ne s’agit pas de la première embauche du salarié dans l’entreprise.
Certaines situations particulières peuvent toutefois relever de dispositifs ou de règles spécifiques. C’est notamment le cas de certains salariés agricoles, des entreprises de travail temporaire ou de certains dispositifs simplifiés de déclaration.
Quand faire la DPAE ?
La DPAE doit être transmise à l’Urssaf avant la prise de fonction du salarié ou le début de sa période d’essai.
Elle peut être réalisée au plus tôt 8 jours avant la date prévue pour l’embauche.
Exemple
Un salarié doit commencer son contrat le 15 septembre.
L’employeur peut effectuer la DPAE à partir du 7 septembre et doit impérativement la transmettre avant la prise de fonction du salarié.
Le délai est donc important : la DPAE ne doit pas être réalisée après le début du contrat.
Quelles informations sont nécessaires pour réaliser une DPAE ?
Pour effectuer une DPAE, l’employeur doit notamment fournir les informations relatives à l’entreprise et au futur salarié.
Les informations concernant l’employeur
La déclaration contient notamment :
- la dénomination sociale de l’entreprise ou les nom et prénom de l’employeur ;
- le numéro Siret ;
- le code APE ou NAF ;
- l’adresse de l’établissement ;
- les coordonnées du service de santé au travail compétent.
Les informations concernant le salarié
L’employeur doit notamment renseigner :
- le nom et le prénom du salarié ;
- sa date de naissance ;
- son département et sa commune de naissance ;
- son numéro de Sécurité sociale lorsqu’il en possède déjà un.
L’absence de numéro de Sécurité sociale ou de numéro d’immatriculation d’attente ne bloque pas nécessairement la prise en compte de la déclaration.
Les informations concernant le contrat
La DPAE doit également préciser notamment :
- la date et l’heure prévues pour l’embauche ;
- la nature du contrat ;
- la durée du contrat lorsque cela est nécessaire ;
- les informations requises concernant la relation de travail.
Les informations exactes peuvent varier selon la situation du salarié et le type de contrat conclu.
Comment faire une DPAE ?
La DPAE peut être réalisée en ligne via les services proposés par l’Urssaf et Net-entreprises.
L’employeur peut notamment :
- réunir les informations nécessaires concernant l’entreprise et le salarié ;
- se connecter au service de déclaration approprié ;
- renseigner les informations relatives à l’embauche ;
- transmettre la déclaration avant la prise de fonction du salarié ;
- conserver la preuve de la déclaration et les documents associés.
Les entreprises qui gèrent un volume important de déclarations peuvent également utiliser des solutions permettant de transmettre les DPAE de manière automatisée, notamment via une API.
La DPAE peut-elle être réalisée sur papier ?
La déclaration est normalement effectuée par voie électronique.
Dans certaines situations particulières, notamment lorsque l’employeur ne dispose pas encore de son numéro Siret, une procédure papier peut être utilisée auprès de l’Urssaf compétente. L’employeur doit alors conserver une preuve de l’envoi de la déclaration.
Dès que la situation administrative de l’entreprise est régularisée, les déclarations doivent être enregistrées selon les modalités prévues par les organismes compétents.
Qui doit réaliser la DPAE ?
La responsabilité de la déclaration incombe à l’employeur.
L’entreprise peut toutefois confier la réalisation de cette formalité à un tiers, comme :
- un cabinet d’expertise comptable ;
- un prestataire de paie ;
- un service spécialisé ;
- une solution logicielle connectée aux services de déclaration.
Même lorsque la formalité est déléguée, l’employeur reste responsable du respect de ses obligations déclaratives.
Quelles sont les conséquences d’une absence de DPAE ?
L’absence de DPAE peut entraîner plusieurs conséquences pour l’employeur.
L’Urssaf peut notamment procéder à la régularisation des cotisations sociales qui n’auraient pas été déclarées.
L’employeur peut également être exposé à une pénalité administrative correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti dans les conditions prévues par la réglementation.
Lorsque l’absence de déclaration est intentionnelle, elle peut également constituer une infraction de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
Le Code du travail prévoit que le fait de se soustraire intentionnellement à la déclaration préalable à l’embauche relève du travail dissimulé.
DPAE et dossier salarié : comment simplifier la gestion des embauches ?
La DPAE ne constitue qu’une étape du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur.
Lorsqu’un salarié rejoint l’entreprise, les équipes RH doivent également gérer :
- les informations administratives ;
- le contrat de travail ;
- les documents liés à l’embauche ;
- la mutuelle et la prévoyance ;
- les équipements ;
- les accès aux outils ;
- les formalités liées à l’intégration.
Centraliser ces informations dans un SIRH permet de limiter les ressaisies et de mieux structurer le processus d’embauche.
Comment un SIRH peut-il faciliter les formalités d’embauche ?
Un SIRH permet de centraliser les données nécessaires à la gestion administrative du salarié.
Les équipes RH peuvent notamment :
- créer le dossier du collaborateur ;
- centraliser ses informations administratives ;
- suivre les étapes de son arrivée ;
- automatiser certaines tâches ;
- limiter les doubles saisies ;
- conserver un historique des actions réalisées.
Le SIRH peut ainsi contribuer à sécuriser le processus d’embauche et à éviter les oublis lors de l’arrivée d’un nouveau salarié.
DUE ou DPAE : ce qu’il faut retenir
La DUE n’est plus la déclaration utilisée aujourd’hui pour déclarer une nouvelle embauche.
La formalité actuellement applicable est la DPAE, ou déclaration préalable à l’embauche.
Elle doit être réalisée :
- pour la plupart des salariés relevant du régime général ;
- avant la prise de fonction du salarié ;
- au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche ;
- auprès de l’Urssaf compétente.
La DPAE constitue donc une étape essentielle du processus d’embauche. En la centralisant avec les autres informations du dossier salarié, un SIRH permet aux équipes RH de fiabiliser et de simplifier la gestion administrative des collaborateurs.
Vous souhaitez simplifier la gestion administrative de vos collaborateurs ? Découvrez comment Adequasys SIRH peut vous aider à centraliser les informations et les processus RH liés à l’embauche.
