Wie die HES-SO Genf ihre Personalabteilungen auf ein gemeinsames HR-System ausgerichtet hat
Durch die Einführung eines HR-Informationssystems an allen sechs Standorten hat die HES-SO Genf ihre HR-Prozesse strukturiert, die Zuverlässigkeit ihrer Daten gewährleistet und die Zusammenarbeit zwischen ihren Teams gestärkt, ohne dabei die Vielfalt ihrer Besonderheiten aus den Augen zu verlieren.
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Schulen, die auf einer gemeinsamen Personalbasis vereint sind
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eine zentralisierte und zuverlässige Personal-Datenbank
Eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen den Personalabteilungen
Stimmen unserer Kunden
Die Herausforderung
Harmonisierung der Personalpraktiken auf institutioneller Ebene
Die HES-SO Genf umfasst sechs Hochschulen, von denen jede ihre eigenen Praktiken, Instrumente und ihre eigene Personalpolitik hat. Vor Beginn des Projekts gab es kein gemeinsames HR-Managementsystem: Die Prozesse wurden überwiegend papierbasiert abgewickelt, die Daten waren verstreut und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Einheiten war begrenzt.
Es ging um mehr als nur die Digitalisierung. Es galt, das Personalmanagement auf institutioneller Ebene neu zu konzipieren und dabei eine gemeinsame Grundlage zu schaffen, die die Abläufe strukturiert und gleichzeitig die Autonomie jeder einzelnen Fakultät wahrt.
Die Herausforderung bestand daher darin, ein Gleichgewicht zwischen Harmonisierung und Vielfalt zu finden. In einem Umfeld, das auf gemeinsamer Abstimmung beruhte, durfte nichts aufgezwungen werden: Jede Entscheidung musste gemeinsam erarbeitet werden, unter Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten, der Erwartungen und der unterschiedlichen Reifegrade.
Wir sind sechs Schulen, sechs Kulturen und haben eine gemeinsame Vision, die es zu verwirklichen gilt.
Isabella RICABONI
HR-Business-Analystin und Projektleiterin, HES-SO Genf
Die Lösung
Ein agiles und gemeinsam entwickeltes HRIS-Projekt
Einführung eines skalierbaren HRIS, das in iterativer Zusammenarbeit mit den Teams entwickelt wurde, um die Anwendungsfälle in der Praxis zu verankern und den Wandel in einem für die Einrichtung angemessenen Tempo zu begleiten.
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Die Grundlagen für ein gemeinsames Fundament schaffen
Einführung eines gemeinsamen HR-Referenzsystems und einer zentralisierten Datenbank.
Dieser erste Schritt ermöglichte es, die Informationen zu strukturieren, die Zuverlässigkeit der Daten zu verbessern und eine gemeinsame Sprache zwischen den Schulen zu schaffen.
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Die Anwendungsfälle gemeinsam mit den Teams entwickeln
Organisation von Workshops zur gemeinsamen Arbeit und schrittweise Einführung von Versionen des HRIS unter Einbeziehung des Nutzer-Feedbacks.
Ein pragmatischer Ansatz, um die Lösung an die Gegebenheiten vor Ort anzupassen und die Akzeptanz zu fördern.
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Mit Flexibilität und Pragmatismus voranschreiten
Priorisierung der Anforderungen durch Unterscheidung zwischen unverzichtbaren Vorgaben (gesetzlicher Rahmen, Richtlinien) und spezifischen Anwendungsfällen.
Ein flexibler Ansatz, der es ermöglicht, zu harmonisieren, ohne zu vereinheitlichen, und voranzukommen, ohne ins Stocken zu geraten.
Das Ergebnis
Von verstreuten Tools hin zu einer einheitlichen, kollaborativen und strukturierten Personalverwaltung
Und wie geht es weiter?
Ein lebendiges und gemeinschaftliches HRIS weiterentwickeln
Die HES-SO Genf treibt die Weiterentwicklung ihres HRIS voran, indem sie die Eigenverantwortung der Nutzer stärkt und eine aktive Nutzergemeinschaft rund um das System aufbaut. Das Ziel: eine Dynamik der kontinuierlichen Verbesserung aufrechtzuerhalten.
Langfristig möchte die Einrichtung die Nutzung ihrer Personaldaten optimieren und neue analytische Anwendungsmöglichkeiten erschließen, dabei jedoch einen pragmatischen Ansatz beibehalten: Das HR-Managementsystem soll zu einem nützlichen, skalierbaren und von den Anwendern voll und ganz angenommenen Werkzeug werden.
