Dienstreisen & Spesenabrechnungen
Zentralisieren Sie Anträge, automatisieren Sie die Freigaben und sichern Sie die Erstattungen in einer einzigen Umgebung.
Ein Modul, das entwickelt wurde, um die Nachverfolgung von Dienstreisen zu vereinfachen und den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung und die Führungskräfte zu reduzieren.
Verwaltungsmanagement
Découvrez les 3 modules Adequasys interconnectés pour une gestion fluide de l'administratif.
Dienstreisen & Spesenabrechnungen
Verzögern Ihre Abläufe bei Dienstreisen und Spesenabrechnungen Ihre Teams immer noch?
Zwischen verstreuten Freigaben, unvollständigen Belegen und mehrfachen Neueingaben verbringen die Personalabteilung und die Buchhaltung viel Zeit mit der Überprüfung der Ausgaben, was zu Lasten der Budgetüberwachung und der reibungslosen Betriebsabläufe geht.
Einsatzanfragen, die sich nur schwer koordinieren lassen
Die Informationen werden über E-Mails und separate Formulare ausgetauscht. Bei der Freigabe kommt es zu Verzögerungen, und den Teams fehlt der Überblick über die laufenden Dienstreisen.
Unvollständige oder verlorengegangene Belege
Die Mitarbeiter reichen ihre Spesenabrechnungen in unterschiedlichen Formaten ein. Die Personalabteilung und die Buchhaltung wenden viel Zeit darauf auf, die erforderlichen Belege zu prüfen, Nachfassaktionen durchzuführen und zusammenzufassen.
Nachbuchungen zwischen Auftrag und Rückerstattung
Die Reiseinformationen müssen manuell in die Spesenabrechnungen übernommen werden. Dadurch nehmen Fehler zu, und die Bearbeitung dauert länger.
Eine eingeschränkte Haushaltssteuerung
Die Ausgaben werden erst mit Verzögerung erfasst, und Abweichungen lassen sich nur schwer analysieren. Der Personalabteilung und den Führungskräften fehlt der Überblick über die tatsächlichen Kosten für Dienstreisen.
Das ist kein unabwendbares Schicksal.
Steigen Sie mit Adequasys auf eine endlich strukturierte Verwaltung von Dienstreisen und Spesenabrechnungen um
Das Modul „Dienstreisen & Spesenabrechnungen“ bündelt Reiseanträge, automatisiert die Freigaben und vereinfacht die Bearbeitung von Erstattungen in einer einzigen Umgebung, damit Sie Ihre Prozesse optimieren, die Ausgaben sichern und den Verwaltungsaufwand für die Personal- und Finanzteams reduzieren können.
Eine einheitliche Verwaltung von Dienstreisen und Spesen
Dienstreiseanträge und Spesenabrechnungen werden in ein und derselben Umgebung verwaltet. Die Informationen werden automatisch zwischen den Prozessen ausgetauscht, wodurch doppelte Eingaben und administrative Unstimmigkeiten vermieden werden.
Schnellere und sicherere Validierungen
Workflows strukturieren die Freigaben und Prüfungen. Führungskräfte, die Personalabteilung und die Buchhaltung verfügen über die erforderlichen Informationen, um Anträge zügig zu bearbeiten und Versäumnisse oder Bearbeitungsfehler zu vermeiden.
Eine bessere Kontrolle der Betriebsausgaben
Mithilfe von Verwaltungsregeln und Obergrenzen lassen sich die Ausgaben bereits bei der Erfassung kontrollieren. Die Personalabteilung und die Führungskräfte erhalten einen besseren Überblick über die bereits gebundenen Budgets.
Eine vereinfachte Bearbeitung von Erstattungen
Die Belege werden zentral erfasst, und die Daten stehen für die Lohnabrechnung oder die Buchhaltung zur Verfügung. Die Erstattungen werden vereinfacht, und der Austausch zwischen den Abteilungen verläuft reibungsloser.
Erfahren Sie, wie Ihre Teams im Alltag mit Dienstreisen und Spesenabrechnungen umgehen werden.
Zentrale Erfassung des Dienstreiseantrags
Der Mitarbeiter erfasst seine Dienstreise in einer einheitlichen Umgebung, was die Nachverfolgung der Genehmigungen und die Vorbereitung der erforderlichen Buchungen erleichtert.
Strukturierte Abrechnung von Dienstreisen
Die zuständigen Führungskräfte und Abteilungen prüfen die Anträge gemäß den festgelegten Regeln, wodurch eine bessere Koordination und eine schnellere Bearbeitung gewährleistet werden.
Automatisches Vorausfüllen von Spesenabrechnungen
Die Dienstreiseinformationen werden automatisch in die Spesenabrechnung übernommen, wodurch doppelte Eingaben vermieden und die Abrechnung der angefallenen Ausgaben vereinfacht werden.
Prüfung und Erstattung der genehmigten Ausgaben
Die Belege werden zentral erfasst und die Daten an die Lohnbuchhaltung oder die Buchhaltung weitergeleitet, um die Erstattungen und die Budgetüberwachung zu erleichtern.
Das Modul „Dienstreisen & Spesenabrechnungen“ ist mit Ihrem gesamten Personalinformationssystem (SIRH) verbunden
Die Dienstreise- und Ausgabendaten fließen selbstverständlich in die Personalprozesse, die Gehaltsabrechnung und das Berichtswesen ein. Die Informationen werden in einer einheitlichen Umgebung ausgetauscht, wodurch die Freigabeprozesse optimiert und die allgemeine Budgetüberwachung verbessert werden.
Wenn Dienstreisen, Ausgaben und Kostenerstattungen sich nahtlos in Ihre Personal- und Finanzprozesse einfügen
