Quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage d’entreprise

Une Politique voyage d’entreprise (PVE) est un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs. PME ou grands groupes, beaucoup disposent d’une PVE. Ce qui n’est pas étonnant, tant les retours sur investissement sont importants à la fois pour l’entreprise, les services généraux et les collaborateurs. Voici quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage. 

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Définir les objectifs de votre politique voyage d’entreprise

Une politique efficace passe par une définition des objectifs et une stratégie clairement identifiée. Réduction des coûts, sécurité des voyageurs, réduction du stress ou de la fatigue liée au déplacement… sont des objectifs souvent liés à une politique voyage d’entreprise. Quoi qu’il en soit, dès lors que votre politique est définie, veillez à ce qu’elle soit communiquée notamment à la ligne managériale afin d’assurer son application par les membres de leurs équipes.

Comprendre et analyser les besoins de vos collaborateurs en matière de déplacements professionnels

Afin d’assurer la rentabilité de votre PVE, celle-ci doit être comprise et adoptée par vos collaborateurs. Cela signifie qu’elle doit correspondre à leurs besoins réels en termes de déplacement professionnel. Ainsi, il est indispensable de :
  • mener une étude des déplacements professionnels les plus courants dans l’entreprise et aux moyens de les optimiser,
  • étudier les coûts directs (transport, hébergement, repas, etc.) et les coûts indirects (planification du voyage, assurances, investissement technologique tel qu’un logiciel de gestion des notes de frais, etc.).
  • prendre en compte les demandes de vos collaborateurs et les éventuelles spécificités liées à des métiers ou à votre activité.

Faciliter l’organisation des déplacement professionnels

Vient ensuite le temps de définir les lignes directrices de votre politique voyage. Il convient alors de déterminer les règles relatives :
  • au confort des voyageurs : première classe ou classe économique, qualité de l’hébergement, montant du panier repas, etc.
  • aux processus : l’anticipation dans la réservation des billets, une liste des compagnies autorisées ou proscrites, fournisseurs à privilégier, etc.
  • à la sécurité : précautions d’usages à prendre avant et pendant le déplacement, numéro à communiquer en cas d’urgences, souscription d’une assurance, etc.
Enfin, veillez également à ce que l’ensemble des documents pertinents et nécessaires à l’application de votre PVE soit facilement accessibles (depuis l’intranet par exemple) aux collaborateurs.

Faciliter l’organisation des déplacement professionnels

En plus de la gestion traditionnelle des déplacements professionnels (demande de mission, objet, durée et validation), des solutions SIRH comme Adequasys permettent de mettre en place des processus spécifiques à la gestion des risques. En effet, dans certaines entreprises, des collaborateurs sont amenés à se déplacer dans des pays ou zones à risque. En cas d’enlèvement et de demande de rançon, un processus spécifique est mis en place afin de s’assurer que la personne est en vie. Un SIRH tel qu’Adequasys permet de gérer et sécuriser toutes les données liées à ce processus de gestion des risques.
 
Votre collaborateur revient d’un déplacement professionnel ; pour autant, son voyage administratif n’est pas terminé. En effet, il doit maintenant déclarer ses différentes notes de frais. C’est un processus qui demande du temps à vos collaborateurs, managers et aux services généraux. Traitement rapide des notes de frais, saisie automatisée, simplification du processus de validation et d’approbation, capacité d’analyse et de reporting élevée, prévention de la fraude… Investir dans une solution SIRH de gestion des notes de frais est un allié de taille pour gagner en efficacité, optimiser le temps de gestion et réduire les frais engendrés par les déplacements professionnels de vos collaborateurs.
 
La réussite d’une politique voyage passe par une définition précise de ses objectifs. La rentabilité n’est pas le seul mot d’ordre, trouver le bon ratio entre maîtrise des coûts et confort du voyageur est indispensable pour assurer l’adoption de votre PVE.
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