Très souvent, les données enregistrées dans les systèmes SIRH ne sont pas totalement fiables et donc en partie inutilisables.
Incomplètes : le recruteur n’a pas obtenu toutes les informations indispensables pour un candidat, et lorsque celui est engagé, le responsable de paie déplore le fait que le dossier n’a pas été saisi complètement par le recruteur. Un autre cas fréquent est du à du personnel localisé dans une filiale pour lequel on n’a qu’une partie des données fournies.
Fausses : parce qu’aucun contrôle n’est fait, une erreur de saisie passe inaperçue. Parce que les données ne sont pas visibles par les principaux intéressés (les employés), personne n’en contrôle la validité. Un employé a changé de département ou de centre de coût, et les RH sont les derniers à être informés.
Incohérentes : entre elles, les données manquent de cohérence du fait qu’il n’y a pas de contrôle. Un employé peut conserver un accès alors qu’il est parti, ou un élément de rémunération peut être saisi pour un type de contrat pour lequel il n’est pas autorisé. Dupliquées : entre les différents systèmes SIRH, les mêmes données ne sont pas identiques. Mais comment savoir quelle est la source qui est exacte. Ainsi un rapport sur les effectifs produit depuis la paie ne donne pas les mêmes chiffres que celui produit par les autres applications. L’incohérence de données peut avoir des conséquences très graves.
Un exemple réel : les Ressources Humaines envoie à un nouvel employé le formulaire d’inscription à l’assurance collective. Ce dernier oublie de retourner le formulaire aux RH qui à leur tour ne contrôle pas ce manque. Le collaborateur a un accident, et avec stupeur les RH découvrent qu’il n’est pas assuré par la faute du responsable RH. Les erreurs de données engendrent des erreurs de décision, mais aussi beaucoup de temps perdus, d’insatisfaction parmi les collaborateurs qui en subissent les conséquences, et une crédibilité des équipes des Ressources Humaines diminuée. Que de DRH ont présenté des rapports d’effectifs à un comité de direction en étant ensuite critiqué par un directeur de division qui avait fait de son côté d’autres calculs plus justes.
La solution est de mettre en place dans Adequasys SIRH les outils de contrôle de qualité des données : Des requêtes analysent la base de données et détectent les anomalies. Le résultat est présenté sous forme synthétique en comptant le nombre d’incidents par type d’erreur, ou catégorie, ou population. L’utilisateur peut alors descendre plus en détail pour lister les cas précis. Adequasys SIRH permet de déclencher des alertes en fonction de la criticité de l’erreur, et d’envoyer ces alertes aux personnes qui sont responsables des actions correctrices. Enfin Adequasys SIRH permet de rendre visible les données à ceux qui en sont les propriétaires (comme par exemple l’employé ou le manager) ce qui contribue à une détection rapide des erreurs. Mettre en place dans le SIRH ce contrôle de la qualité des données est simple et les résultats sont probants !