Tendances : 6 besoins des RH en matière de solution RH
Jean-Pierre Coulin, président de la société d’édition du logiciel RH Adequasys, passe une grande partie de son temps à être au contact des RH et des personnes qui imaginent le futur SIRH de demain. À l’occasion du dernier Club Utilisateurs du SIRH, Jean-Pierre Coulin a présenté quelques tendances sur les réflexions actuelles des acteurs des ressources humaines en termes de solutions RH.
1. Une solution RH globale et intégrée
Beaucoup de sociétés sont équipées avec plusieurs logiciels afin de gérer plusieurs processus : recrutement, absences, pointages…
Du côté des RH, chacun est bien servi dans sa spécialité, mais les données sont difficilement consolidables et consolidées. « Les gens qui ont de multiples outils, ont beaucoup de mal à mixer les données et perdent beaucoup de temps à faire des extractions Excel pour ensuite les réinjecter dans d’autres outils RH. » confie Jean-Pierre Coulin.
La préoccupation actuelle est de mettre à la disposition des utilisateurs finaux, à savoir, les managers et les collaborateurs des outils qui facilitent leur travail quotidiens. Or, les collaborateurs ont à composer avec différentes interfaces : une pour poser leurs congés, une autre pour pointer, encore une autre pour établir leur relevé d’activité… Fort est de constater que cela n’est pas pratique, ni cohérent pour les collaborateurs. Une expérience utilisateur n’est donc pas très satisfaisante, or celle-ci compte pour la marque employeur.
« Depuis les débuts d’Adequasys, nous croyons en une solution RH complète où les RH peuvent gérer tout le cycle de vie du collaborateur dans un seul et même outil. Les données de tous les collaborateurs sont ainsi centralisées pour un reporting facilité. » rappelle Jean-Pierre Coulin.
2. La capacité du SIRH a gérer des processus « annexes » aux RH
Jean-Pierre Coulin observe : « Dans les projets et les cahiers des charges que nos prospects nous communiquent, nous voyons, outre le besoin de gérer des processus classiques comme la gestion des contrats, la gestion de la révision salariale, la gestion de la formation ou des compétences…, de plus en plus de projets « satellites » autour des RH. »
Les RH veulent pouvoir automatiser des processus complémentaires qui sont de leurs ressorts : la gestion des événements d’entreprises, la gestion du matériel et des équipements, la gestion des uniformes ou des vêtements de travail, la gestion des habilitations, la gestion des clés, la gestion des parkings… Ces démarches sont parfois laborieuses quand il faut les gérer avec des fichiers Excel, des documents Word et des e-mails. Informatiser ces processus chronophages permet d’économiser beaucoup de temps et de ressources.
3. L’administratif RH toujours plus digitalisé
La transformation digitale est l’un des thèmes de prédilection des actualités de la fonction RH . Comment cela se traduit-il dans les entreprises ? Comment font les RH pour dématérialiser à la fois les documents et les processus ?
On observe une demande grandissante des organisations dans la gestion électronique des documents (GED), de la signature électronique ou du coffre-fort électronique. Certains processus sont plus marqués pour la dématérialisation : la gestion des dossiers individuels des employés, du recrutement, du onboarding ou de l’intégration des collaborateurs, les absences.
Rendre les données digitales soulage le travail des RH lors des différentes évolutions législatives. Ex. : la protection des données : loi sur la Protection des Données et Règlement Général sur la Protection des Données (GDPR) européen ou l’enregistrement du temps de travail (directives SECO en Suisse).
4. Des évaluations en continu plutôt qu’annuelles
Historiquement, de nombreuses directions RH ont mis en place des évaluations annuelles. Les DRH réfléchissent à la manière de rendre ce processus plus dynamique ; comment faire pour donner plus de feedback, de manière plus fréquente, créer de nouveaux outils, faire évoluer les objectifs tout au long de l’année, être beaucoup plus agile que dans le passé ? Petit à petit, on constate que la gestion de la performance passe par des entretiens et des évaluations en continu.
5. La souplesse de l’hébergement : Saas ou licence
Le digital est en train de transformer en profondeur le monde de l’entreprise. L’hébergement est donc aussi un enjeu stratégique. Les sociétés exigent d’avoir le choix dans l’hébergement de leurs données. Pour des raisons financières ou pratiques : certaines louent des espaces dans le cloud, en mode Saas, au lieu d’acheter une licence. D’autres pour ne pas avoir besoin de monter des serveurs ou s’occuper de l’informatique, sous-traitent l’hébergement.
Jean-Pierre Coulin témoigne : « Nous avons un client, une division d’EDF, qui, en début de projet, n’était pas prêt en interne pour fournir des serveurs. Donc, nous avons hébergés temporairement leur solution. Aujourd’hui, un an plus tard, ils sont prêt et vont reprendre l’hébergement en interne… Notre offre d’hébergement est tout à fait souple ».
6. Focus sur l’ergonomie, la mobilité et l’intelligence artificielle
Pour que les collaborateurs adoptent une plateforme, il faut qu’elle soit de plus en plus intuitive, simple, pratique à utiliser. Les RH ont vraiment une grande attente du côté de l’ergonomie pour une bonne expérience utilisateur.
La mobilité est un sujet phare pour les RH. Tablettes, smartphones, objets connectés, nous étudions les différentes possibilités d’aller plus loin dans le traitement et l’analyse des données des collaborateurs.
Une grande innovation encore au stade de projet va voir le jour : le chatbot. Demain, vous parlerez au SIRH sous forme de chat, il vous répondra instantanément. Jean-Pierre Coulin présente « Voici adBot, le robot lié au SIRH d’Adequasys. Bientôt, vous pourrez par exemple demander combien de jours de congés il vous reste, poser des congés, obtenir des informations sur le dossier personnel d’un collaborateur. » Le SIRH vous envoie des notifications directement sur Skype (ou sur toutes autres plateformes de conversation instantanée : lynk, slack…). En préparation d’un entretien d’embauche, adBot vous préviendra du rendez-vous et vous enverra les informations sur le candidat.
Le dialogue avec le robot est plus intuitif, plus rapide, plus simple. Cela répond également à de nouveaux usages pour l’arrivée de la jeune génération dans l’entreprise, qui a l’habitude de chatter toute la journée et de tenir plusieurs conversations en même temps…
« Nous travaillons à tirer parti de tous ces nouveaux outils de demain pour aller toujours plus loin dans l’amélioration du quotidien des RH. » termine Jean-Pierre Coulin.