Déploiement SIRH : 4 étapes clés pour construire un plan de formation adapté

La mise en place d’un SIRH impacte, dans la plupart des cas, l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Cela signifie qu’ils vont tous, à des niveaux différents, devoir utiliser un nouvel outil qui vient remplacer un outil existant ou digitaliser des processus RH jusqu’alors traités différemment. Ajoutez à cela un degré de maturité numérique et un niveau de résistance au changement disparates selon les collaborateurs. Et vous avez là tous les éléments à prendre en compte pour construire une formation adéquate au SIRH. Celui-ci va réellement conditionner la réussite de votre projet. Et le SIRH, bien évidemment, n’échappe pas à cette phase d’accompagnement au changement !

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Identifier en profondeur les besoins en formation des collaborateurs

Chaque collaborateur aura un besoin différent selon son rôle dans le SIRH. Par exemple, les RH devront avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités du SIRH et devront être en mesure d’analyser les données présentes dans le SIRH. Par contre, un manager accèdera seulement aux dossiers des membres de son équipe, à la gestion des congés, etc. Les simples collaborateurs, quant à eux, auront besoin de savoir comment accéder à leur dossier personnel et comment le tenir à jour, comment demander des congés, etc.  Ainsi, il convient d’identifier les différents rôles utilisateurs dans le SIRH et de rédiger les scénarios de formation associés.

Réaliser un inventaire des outils et supports de formation à disposition

Plateforme LMS, réunions plénières, ateliers, référent SIRH, guides, fiches pratiques, MOOC, SPOC, mobile learning, rapid learning… il existe énormément de possibilités aujourd’hui pour former les utilisateurs afin d’assurer le déploiement d’un SIRH. Il est indispensable de faire un inventaire, d’étudier les forces et faiblesses de chacun, d’étudier leur complémentarité et de mesurer leur pertinence d’utilisation en fonction du contexte de l’entreprise.

Adapter le dispositif de formation

Il existe plusieurs dispositifs de formations : sessions de formation en face à face, sessions e-learning, stratégie blended-learning, ou seulement de la documentation. Cependant, leur efficacité est optimale lorsqu’ils sont utilisés à bon escient. En fonction du niveau d’implication des collaborateurs dans l’utilisation du SIRH, le dispositif sera plus ou moins important. Par exemple, la formation dispensée aux RH sera beaucoup plus conséquente que celle dispensée à un simple collaborateur.
Le contenu de la formation est important mais la forme l’est tout autant. Si une certaine population ne dispose pas d’ordinateurs à usage professionnel, mais uniquement de téléphones portables professionnels, il faudra forcément adapter le dispositif de formation en conséquence…

Adapter le planning de formation en fonction des différents rôles

Après avoir construit le programme de formation et identifié les outils de formation à disposition, la dernière étape consiste à planifier les sessions de formation au SIRH.  Encore une fois, il faut adapter ce planning en fonction du niveau d’implication des collaborateurs dans le SIRH mais aussi en fonction de leur contexte. Par exemple, il est surement plus opportun de former les managers quelques temps avant le lancement du SIRH pour anticiper leurs éventuelles questions mais aussi celles des collaborateurs dès la phase de lancement de l’outil. Vous pouvez ainsi construire votre planning de formation en fonction des responsabilités associées aux utilisateurs du SIRH et ainsi cibler dans le temps les utilisateurs à former en priorité.
 
La formation fait partie intégrante de la mise en œuvre du SIRH. Il est un moment clé dans l’adoption et le déploiement d’un projet SIRH et doit être établi au plus tôt afin de permettre aux utilisateurs d’acquérir les connaissances nécessaires pour bien utiliser l’outil. En fonction du contexte et des ressources de l’entreprise, il peut intégrer l’ensemble de la documentation et/ou des dispositifs de formation nécessaires à la prise en main du SIRH.
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