Onboarding & SIRH :
Embarquement immédiat !
Le processus d’intégration ou « onboarding » est un plan destiné à faciliter l’intégration des nouveaux entrants dans une entreprise. La majorité des entreprises disposent aujourd’hui d’un processus d’intégration. Cependant malgré les bénéfices d’un processus d’intégration bien ficelé (baisse du turnover, heureux, plus productif, etc.), il reste encore négligé par un grand nombre d’entreprises. Un sondage réalisé par Brilliant Ink montre que plus de 90 % d’entre eux estiment avoir été bien accueillis lors de leurs premiers jours dans l’entreprise mais plus de 40 % d’entre eux jugent cette intégration désorganisée et floue. Voyons ensemble comment un SIRH peut prendre part au succès de l’intégration d’un nouveau collaborateur.
La préparation du processus d’intégration
Dès son embauche dans l’entreprise, le collaborateur a d’ores et déjà besoin d’un ensemble de documents et d’équipements (ordinateur, uniforme, téléphone, etc.) afin d’être rapidement opérationnel sur le poste occupé. Ce dernier peut également être accompagné d’un parrain ou d’un mentor qui va le guider durant une période donnée afin de prendre rapidement ses marques dans le service. Il va devoir rencontrer des personnes clés dans l’entreprise, suivre des formations, tout cela selon un planning bien défini. Bien évidemment, chaque collaborateur peut, selon le poste occupé, avoir à suivre un plan d’intégration différent.
Cependant, comment ne rien oublier et adapter le processus d’intégration pour chaque nouveau collaborateur ? Comment attribuer des actions à l’ensemble des personnes qui prennent part au processus d’intégration du nouveau collaborateur ? Avec un SIRH, vous allez pouvoir créer, dater, personnaliser et attribuer à une personne une checklist d’actions à réaliser dans le cadre de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et définir les personnes concernées par les actions à réaliser.
La planification des actions à réaliser
La checklist est prête, il ne reste plus qu’à planifier et déterminer les rôles de chacun dans le processus d’intégration du nouveau collaborateur. Il est possible, via un SIRH, de générer un ensemble de notifications ou de mails automatiques pour :
- Alerter les différents acteurs du processus (le RH, le manager, le collaborateur, etc.),
- Envoyer des documents avant, pendant et après l’arrivée du nouveau collaborateur.
L’automatisation de ces taches se traduit bien évidemment par une réduction des coûts d’intégration mais surtout par un accompagnement plus personnalisé du collaborateur.
Le portail RH : point central du processus d’intégration
Depuis le portail RH, un collaborateur aura accès à son dossier personnel et professionnel, et pourra si besoin effectuer des demandes aux RH dans le cadre de son intégration. Plusieurs documents seront à sa disposition (documents marketing, vidéo de présentation, livret d’accueil, etc.) pour rapidement se sentir à l’aise dans l’entreprise. De son côté, le manager est notamment alerté sur les différentes actions à mener et peut suivre en direct l’avancement du processus d’intégration du collaborateur. Le RH, quant à lui, a une visibilité globale sur l’ensemble des collaborateurs via différents indicateurs. Ainsi, il est en mesure de relancer les différents acteurs sur les tâches à réaliser et d’ajuster le processus d’intégration.
Traiter le processus d’onboarding à travers un SIRH permet de soulager les RH de nombreuses tâches administratives tout en assurant un accompagnement personnalisé pour chaque collaborateur afin de favoriser son adaptation et son implication dans l’entreprise. Toutefois, cela ne suffit pas pour assurer le succès de l’intégration d’un collaborateur mais il s’agit d’une composante essentielle qui doit faire partie de votre stratégie globale d’onboarding.