La crise sanitaire actuelle du Covid-19 (ou coronavirus) a un impact non négligeable sur le fonctionnement entreprises et la vie des collaborateurs. Au quotidien, le SIRH rend de nombreux service aux équipes RH. S’il est devenu un incontournable au quotidien, le Système d’Information des Ressources Humaines doit aider les équipes RH à faire face à cette situation exceptionnelle. Comment accompagner les RH dans la gestion de la crise sanitaire actuelle ? Quel processus mettre en place ? Cédric, consultant chez Adequasys a paramétré deux écrans de suivi et de prévision des absences au sein du SIRH. On vous explique tout pour améliorer la gestion de crise via le SIRH.
Le suivi des absences côté RH
En cette période de crise sanitaire, une des priorité des RH est d’anticiper et suivre les absences. Un premier écran a donc été paramétré. Il permet aux équipes RH de suivre l’absentéisme durant la période de crise. En effet, de nombreux collaborateurs peuvent être absents pour garder leurs enfants ou en raison de leur état de santé.
La répartition des absences
Le premier graphique permet d’observer le pourcentage de collaborateurs présents, en télétravail ou absents au sein de votre organisation. Ainsi les RH peuvent suivre les volumétries d’absences en temps de crise. Ils peuvent visualiser très rapidement l’impact de la crise sur l’entreprise.
Il est possible de suivre les conditions de travail de l’ensemble des collaborateurs. Ainsi au quotidien les RH savent qui est en télétravail, qui est présent sur un des sites de l’entreprise et qui ne peut malheureusement pas travailler. Ces rations permettent aux ressources humaines l’évolution au quotidien de la crise et son impact en temps réel.
La prévision des absences
Le suivi au quotidien de l’absentéisme est très important. Mais la possibilité d’anticiper les futures absences est primordiale. Cédric a dont travaillé sur le paramétrage d’un graphique permettant d’avoir une visibilité à 7 jours sur les absences
Centraliser les données importantes
Le tableau de bord de la gestion de crise permet de visualiser très rapidement si les « fiches de crises » sont complétées. Ces fiches rassemblent un certain nombre d’informations importantes sur les collaborateurs.
Dans ce paramétrage, Cédric a intégré différents champs de coordonnées. L’adresse postale permet de savoir si le collaborateur habite dans une zone à risque. Ses coordonnées téléphoniques sont également renseignées pour que le manager ou les RH puissent contacter rapidement le collaborateur. Les champs de cette fiche sont paramétrables et éditables selon les besoins de l’entreprise. L’objectif étant de visualiser rapidement les informations essentielles de contact.
Il est également possible d’ajouter des informations permettant d’anticiper au mieux la crise. Le collaborateur peut indiquer s’il dispose d’une connexion internet, d’un ordinateur portable ou de tout autre équipement nécessaire au télétravail.
Un widget permet à la direction générale d’information les RH du niveau de la crise. Grâce à cette information, l’équipe RH sait quelles procédures doivent être appliquées face à ce niveau de crise.
Le management de la gestion de crise
Les ressources humaines doivent pouvoir gérer au quotidien la crise, l’ensemble des managers également. C’est pourquoi Cédric a paramétré un écran spécifique accessible à chaque responsable d’équipe. L’objectif étant que le manager puisse suivre au quotidien l’absentéisme au sein de son équipe.
Les informations collaborateurs
Le manager peut visualiser sur un widget dédié les informations essentielles de son équipe. Pour chacun, il est précisé s’il est parent d’un enfant de moins de 16 ans. Dans le cas de la crise du Covid-19, en France, un parent d’un enfant de moins de 16 ans peut bénéficier d’un arrêt maladie afin de s’occuper de son enfant qui ne peut plus aller à l’école. En ayant cette information, le manager peut anticiper d’éventuelles absences de ses collaborateurs.
Sur ce widget il indiqué si le collaborateur est équipé d’un ordinateur portable lui permettant de télétravailler. Cette information, récupérée via la fiche de gestion de crise, offre une visibilité au manager sur la possibilité pour ses équipes de télétravailler dans de bonnes conditions.
Surveiller les compétences clés
Le widget « absences des éléments clés » offre la possibilité d’anticiper l’absence de collaborateurs ayant des compétences clés au sein de l’entreprise. Dans de nombreuses entreprises, l’absence de certains collaborateurs peut mettre en péril le fonctionnement de celle-ci. Il est donc important d’anticiper les futures absences des collaborateurs ayant des compétences clés.
Grâce à ce widget, le manager visualise rapidement les futurs absences des collaborateurs ayant des postes et compétences clés. Ainsi il peut les anticiper et rappeler si nécessaire des salariés afin d’éviter toute rupture dans la production et dans le fonctionnement de l’entreprise.
Anticiper les congés
Il est fort probable que des collaborateurs aient posé des congés avant le début de la crise. Selon la situation, il peut être impératif de modifier les dates de congés. En visualisant les futurs congés, le manager peut anticiper et informer rapidement les collaborateurs si des modifications de congés sont prévues. Cédric a donc intégré dans le widget les futurs congés de chaque membre de son équipe. Ainsi il peut savoir en temps réel l’état des présences pour les jours à venir.
Des liens pratiques pour les équipes
Durant ces périodes, les équipes se posent souvent de nombreuses questions. Comment se protéger face à cette évènement sanitaire ? Quelles mesures d’aides gouvernementales ? Le manager et les équipes RH peuvent rapidement être débordées par les nombreuses questions souvent identiques. Un widget peut donc être renseigné avec différents liens apportant les réponses. Grâce à cela, le collaborateur peut accéder directement aux réponses aux questions qu’il se pose. Ces écrans offrent ainsi aux ressources humaines et aux managers d’appréhender au mieux la crise. Les différents widget permettent de visualiser rapidement les informations essentielles à la gestion des absences durant une période de crise. Grâce à ces paramétrages, réalisés rapidement, les RH et les managers bénéficient de nombreuses informations stratégiques en temps de crise. Envie d’en savoir plus sur ces écrans ? N’hésitez pas à nous demander une webdémo de cet outil.