Comment bien rédiger le cahier des charges SIRH ?

Le cahier des charges SIRH est un dossier rédigé par l’entreprise (ou un prestataire en consulting) à l’attention de l’éditeur qui lui fournira la solution SIRH la plus adaptée au contexte et besoins. Si vous souhaitez mettre en place un SIRH au sein de votre organisation, il est important d’identifier préalablement les processus RH. Difficile d’évaluer un outil si l’analyse n’est pas réalisée en amont. L’objectif du cahier des charges est de précisément lister les besoins et les exigences pour cet outil RH.

Il est conseillé de faire un audit des besoins SIRH de votre entreprise avec les responsables des ressources humaines ou à défaut, après consultation du personnel chargé des tâches opérationnelles des RH. Cet audit devra faire un état des lieux pour identifier les outils dont vous disposez déjà, et leurs carences éventuelles. Une fois établi, le cahier des charges SIRH sera le document de référence pour évaluer la qualité des solutions SIRH qui vous sont proposées.

Il s’agit de présenter l’organisation (domaine d’activité, culture, structure organisationnelle, etc.) dans son ensemble afin que l’éditeur comprenne le contexte dans lequel elle évolue. Il convient également de présenter le service RH et le système actuel de gestion des ressources humaines. Enfin, il est essentiel de fournir des chiffres sur les effectifs (nombre, type de contrat) et les différents métiers exercés dans l’organisation. Cette première partie est indispensable car elle va permettre à l’éditeur de bien dimensionner la solution au projet et d’adapter les paramétrages et la personnalisation.

Il est très important de formaliser ce à quoi l’organisation souhaite arriver en mettant en place un SIRH. D’autant plus que ces éléments pourront servir d’indicateurs de performance. Les enjeux d’un SIRH peuvent êtres multiples : fluidifier les processus RH, avoir une plateforme collaborative pour que l’ensemble des collaborateurs ait accès aux données, sécuriser les données RH, etc. Ensuite, ces enjeux sont déclinés en objectifs globaux ou identifiés pour chaque processus.

L’objectif est de rédiger précisément l’ensemble des exigences pour le projet SIRH. Ces exigences sont généralement d’ordre :

• légal : respect du RGPD par exemple,
• technique : mode d’acquisition de la solution (SAAS ou Licence), intégration dans le paysage informatique (connexion avec l’Active DIrectory, interfaces à prévoir avec des solutions existantes pour éviter les ressaisies, etc.), méthode d’implémentation, reprise de données...
• financière : mode de financement (leasing, lots, etc.)
• fonctionnel : liste des principaux processus à digitaliser, éventuellement spécifier les processus qui ne sont pas inclus.
• temporel : préciser si possible quels processus sont urgents, prioritaires, ou réalisables dans un second temps.

Cette phase met en exergue l’ensemble des besoins fonctionnels des processus RH que l’organisation souhaite digitaliser. Dans un premier temps, il est recommandé d’utiliser à nouveau la cartographie afin de mettre en avant les interactions des processus RH existants et ceux à digitaliser. Cela va permettre à l’éditeur d’envisager dès à présent d’éventuelles interfaces (avec un logiciel de paie par exemple) ou reprises de données.

Dans l’exemple ci-dessous, l’organisation dispose de solutions pour traiter les processus RH suivants : le recrutement, la formation et la paie. Elle souhaite se doter d’une solution pour digitaliser les processus RH liés aux entretiens, à la gestion administrative et à la gestion du temps et des absences. Grâce à ce schéma, l’éditeur voit directement quelles sont les interfaces ou reprises de données à envisager pour intégrer sa solution dans le SIRH actuel.

Dans un second temps, l’objectif est de passer en revue de manière détaillée l’ensemble des besoins pour chaque processus RH à digitaliser. Cela revient à expliquer la raison pour laquelle on souhaite mettre en place tel ou tel processus et à définir précisément nos attentes. Cette étape est l’occasion, d’une part, de mettre en évidence ce qu’il ne va pas dans les pratiques actuelles, et d’autre part, si besoin est, de préciser pour chaque processus les spécificités de l’organisation.

Exemple : nous utilisons Word pour faire les entretiens, nous ne sommes pas en mesure de savoir qui a fait ses entretiens et ensuite d’analyser les données. Notre souhait est que tout le monde puisse faire ses entretiens en ligne et que l’on puisse analyser les données.

Le client liste les fonctionnalités souhaitées, en indiquant la priorité. Cette exigence peut éventuellement être faite sous forme de fichier Excel. Chaque éditeur peut y répondre. En aucun cas, il s’agit de réfléchir à la manière dont seront traités les besoins. C’est à l’éditeur d’imaginer comment il va paramétrer et personnaliser la solution pour répondre aux besoins d’une organisation.

Responsable RH où chef de projet au sein de votre organisation et vous cherchez un exemple de cahier des charges SIRH ? Nos consultants ont rédigé pour vous un guide complet sur la consultation dans le cadre d’un projet SIRH. Vous y trouverez les fondamentaux d’un projet SIRH, les outils pour bien rédiger le cahier des charges et les composantes du plan de réponse.

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Réaliser un cahier des charges SIRH, ce n’est en aucun cas imaginer techniquement le SIRH cible. Il est important de se concentrer sur les enjeux, les objectifs stratégiques et les besoins fonctionnels du projet. Cette phase nécessite d’y consacrer du temps car elle va conditionner toutes les prochaines étapes de votre projet SIRH : la gestion de projet SIRH et la mise en place du SIRH.

Sélectionner un éditeur, c’est sélectionner bien plus qu’un logiciel : vous choisissez un vrai partenaire. Cela sous-entend que l’éditeur doit être en capacité de comprendre vos besoins, de partager les enjeux de votre projet et d’avoir la volonté de co-construire avec vous votre futur SIRH.