Construire un référentiel de compétences

Le référentiel de compétences est un outil qui répertorie et décrit les compétences nécessaires pour accomplir efficacement une tâche, un emploi ou une mission particulière. Il s'agit d'un ensemble organisé de critères et de normes qui définissent ce que quelqu'un doit savoir et être capable de faire pour réussir dans un domaine spécifique.

Les référentiels de compétences sont souvent utilisés dans le contexte de l'éducation, de la formation professionnelle et de la gestion des ressources humaines pour plusieurs raisons :

1. Définition des attentes : Ils permettent de clarifier les attentes en termes de compétences pour un poste ou une profession donnée. Cela aide les individus à comprendre ce qui est requis pour réussir dans un domaine.

2. Évaluation des compétences : Ils servent de base pour évaluer les compétences des individus, que ce soit dans un processus de recrutement, d'évaluation des performances ou de certification professionnelle.

3. Planification de la formation : Les référentiels de compétences aident les éducateurs et les formateurs à concevoir des programmes de formation qui sont alignés sur les besoins du marché du travail et les exigences professionnelles.

4. Orientation professionnelle : Ils peuvent être utilisés comme guide pour aider les individus à choisir une carrière en fonction de leurs intérêts et de leurs compétences actuelles.

5. Développement professionnel : Les professionnels peuvent utiliser ces référentiels pour identifier les compétences qu'ils doivent développer pour progresser dans leur carrière.

6. Normalisation : Dans certains secteurs, les référentiels de compétences sont utilisés pour établir des normes de qualité et d'excellence professionnelles.

Le référentiel de compétences est une cartographie détaillée des métiers, missions ou activités au sein de l’entreprise. On peut également y trouver les compétences et les niveaux de responsabilités de chacun en termes de :

• Savoir-faire – expériences et maîtrise de pratiques professionnelles.
• Savoirs – ensemble de connaissances théoriques.
• Savoir-être – attitudes, capacités relationnelles et comportements. Il s’agit plus des qualités personnelles des collaborateurs.

Cet outil est souvent utilisé dans le cadre d’une démarche de GPEC. L’objectif étant d’identifier et mesurer les écarts entre une compétence d’un collaborateur et le niveau attendu pour un poste ou une mission. Le référentiel de compétences peut également être une base pour l’évaluation annuelle des collaborateurs afin de valider la maîtrise d’un certain nombre de compétences, de savoirs et qualités réussir les missions qui leurs sont confiées.

Le référentiel de compétences peut également servir pour :

• Établir une fiche de poste
• Gérer les talents
• Etablir le plan de formations
• Favoriser la mobilité interne

1 – Définir l’objectif

“Comment seront utilisé les résultats ?” – “Quel est l’objectif de ce référentiel ?”. Il est primordial de définir l’objectif du référentiel de compétences avant de lancer le projet. Cela permet de cadrer le document et ainsi se focaliser sur les éléments indispensables.

2 – Identifier le périmètre

Le référentiel de compétences peut concerner l’ensemble de l’entreprise ou de l’organisation. Mais il peut également se focaliser sur un site géographique, un service ou même un poste précis au sein de l’entreprise. Si le périmètre choisi est trop large, la création du référentiel sera très chronophage et complexe tout comme la mise à jour régulière.

3 – Créer une équipe projet

Afin de réaliser la création du référentiel de compétences il faut mettre en place une équipe. Celle-ci sera en partie composée de collaborateurs RH. Il faut veiller à intégrer des manageurs opérationnels et des collaborateurs afin d’avoir des retours précis sur les postes et missions.

4 – Lister les compétences

Il s’agit à ce moment de créer des fiches emplois. Les fiches sont une photographie à un moment précis des compétences et savoirs attendus pour un poste ou une mission. Cet inventaire doit être structuré afin d’identifier les compétences managériales, techniques et opérationnelles. Veillez à nommer de façon claire et compréhensible les missions afin que différents collaborateurs de l’entreprises puissent utiliser le référentiel.

5 – Etablir des niveaux pour chaque compétence

Afin de juger du degré de maîtrise d’une compétence il faut utiliser plusieurs niveaux. Ces niveaux doivent être décidés en amont afin de rester constant tout au long de la création et de l’utilisation du référentiel de compétences.

6 – Mettre en forme le référentiel

Le référentiel peut être présenté sous la forme d’un tableau regroupant les compétences, indiquant les impératifs de compétences et le niveau du collaborateur.

Un SIRH (Système d'Information de Ressources Humaines) simplifie la gestion du référentiel de compétences de plusieurs manières :

1. Centralisation des données : Le SIRH permet de centraliser toutes les informations liées aux compétences des employés au sein d'une base de données unique et accessible en ligne. Cela élimine la nécessité de gérer des fichiers et des documents papier dispersés, ce qui simplifie la recherche et la gestion des compétences.

2. Mise à jour facilitée : Les référentiels de compétences évoluent avec le temps en réponse aux besoins changeants de l'entreprise et aux évolutions du marché. Le SIRH permet de mettre à jour rapidement et efficacement les descriptions des compétences, les exigences des postes et les normes professionnelles, garantissant ainsi que les informations sont toujours à jour.

3. Correspondance compétences-postes : Un SIRH peut automatiser la correspondance entre les compétences des employés et les exigences des postes vacants. Cela permet de simplifier le processus de recrutement et d'identifier plus rapidement les candidats internes appropriés pour une promotion ou une mutation.

4. Suivi des formations et du développement : Le SIRH peut suivre les formations et le développement des compétences des employés. Cela permet de s'assurer que les employés suivent les formations nécessaires pour maintenir et développer leurs compétences, en garantissant que les compétences restent alignées sur les besoins de l'entreprise.

5. Analyse des lacunes en compétences : Grâce à l'analyse des données, le SIRH peut identifier les lacunes en compétences au sein de l'organisation. Cette information est précieuse pour la planification de la formation et du développement, permettant à l'entreprise de cibler les domaines où des améliorations sont nécessaires.

6. Évaluation des performances et des objectifs : Le SIRH peut aider à lier les compétences des employés à leurs objectifs et à leurs performances. Cela simplifie l'évaluation des performances et la révision des objectifs en mettant en évidence les compétences essentielles pour chaque employé.

7. Automatisation des processus RH : Les tâches liées à la gestion des compétences, telles que l'évaluation des compétences, l'attribution de formations et la mise à jour des profils d'employés, peuvent être automatisées via le SIRH. Cela réduit la charge de travail administrative et permet au personnel des RH de se concentrer sur des activités plus stratégiques.

8. Rapports et analyses : Le SIRH offre des fonctionnalités de reporting avancées, ce qui permet aux gestionnaires des ressources humaines et aux responsables de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des compétences. Ils peuvent ainsi identifier les tendances, les besoins futurs en compétences et les opportunités d'amélioration.

En résumé, un SIRH simplifie la gestion du référentiel de compétences en automatisant de nombreuses tâches liées à la gestion des compétences, en centralisant les données, en facilitant les mises à jour et en fournissant des informations utiles pour la gestion stratégique des ressources humaines. Cela permet à l'entreprise de gérer plus efficacement les compétences de ses employés et de les aligner sur ses objectifs et besoins organisationnels.