Comment formaliser
des processus RH ?

Le processus RH est l'élément principal et essentiel mené par les ressources humaines de toute l'entreprise. Le processus RH désigne l'ensemble des actions et stratégies définies et menées par les équipes RH pour accompagner le développement et le business de l'entreprise. Ces processus RH participent activement à l'épanouissement des collaborateurs afin d'accroître la compétitivité globale de l'entreprise. 

D'une manière générale, le processus RH peut se traduire en différentes actions. L'ensemble de la vie professionnelle du salarié peut être découpée par des processus RH (recrutement, onboarding, formation, évaluation, promotion, ...)

Un processus RH est une séquence d'étapes bien définies et structurées qui permettent de gérer efficacement les ressources humaines d'une organisation. Ces processus peuvent être divisés en plusieurs catégories en fonction des fonctions RH qu'ils couvrent, tels que :

• Le recrutement
• La formation et la gestion des compétences
• Le pilotage de la performance
• La rémunération et la masse salariale
• La gestion des absences et des congés

La première étape pour définir les processus RH est de lister toutes les activités qui relèvent du département des ressources humaines de l’entreprise, de les regrouper et de les ordonner. L’objectif étant d’identifier l’ensemble des activités des RH. Par exemple :

Gérer le recrutement

• Identifier les besoins en recrutement
• Créer des offres d’emploi
• Diffuser les offres d’emploi
• Recevoir les candidatures et les traiter
• Accompagner les entretiens avec la ligne managériale
• Gérer les échanges avec les candidats
• …

Gérer l’administratif

• Gérer les entrées, sorties, mutations
• Traiter les changements des informations personnelles et professionnelles des collaborateurs
• …

Gérer les absences

• Gérer les droits et soldes de congé des collaborateurs
• Disposer de plannings à jour et les mettre à disposition des managers
• …

La deuxième étape consiste à définir les processus RH. Elle est suivie par l’attribution des responsabilités aux acteurs du processus RH. Voici par exemple les premières étapes d’un processus de gestion de la formation décrit dans un cahier des charges (avant qu’il ne soit digitalisé !) :

• Demandes de formations : les demandes de formations sont issues des entretiens annuels. Elles sont scannées et enregistrées sous tableur Excel. Si un salarié souhaite suivre une formation dont il n’a pas fait mention dans son entretien, il en fait la demande par email à son N+1 qui nous la transmet.
• Élaboration du plan de formation : entre octobre et décembre, les RH élaborent la maquette du plan de formation. Celui-ci est modifié jusqu’à sa validation par la direction générale. Les formations proposées sur l’année sont visibles dans l’intranet, en information aux salariés.
• Élaboration du parcours de formation : lorsqu’une formation fait l’objet de plusieurs demandes validées par les N+1, elle est inscrite sur le plan de formation. Elle est ensuite proposée au salarié via un email d’information sur la date de la session, le programme et les modalités d’organisation. Le salarié valide par email et son inscription lui est transmise via Outlook ainsi que sa convocation (émise soit par l’organisme de formation soit pas la responsable formation si la formation est organisée en interne)…

La répartition des tâches dépend de la culture de chaque entreprise, notamment en ce qui concerne l’encadrement et le développement des collaborateurs. Dans les entreprises qui favorisent l’implication des collaborateurs, le supérieur direct prend une fonction de « coach » et le département RH est en support. Au contraire, les entreprises qui sont focalisées sur le rendement auront tendance à décharger les managers des actions de développement des collaborateurs.

Une fois les activités, les acteurs, les compétences et les flux identifiés, il est intéressant de cartographie le processus RH avant de l’implémenter.

Appliquer le Design Thinking à la transformation des ressources humaines est une réponse intéressante. Le Design Thinking est une méthode agile et itérative qui permet de résoudre des problèmes en se concentrant sur les besoins des clients afin de créer des solutions qui sont intuitives et qui ont de la valeur.

La méthode implique pour les RH de comprendre les besoins physiques, cognitifs et émotionnels des employés pour créer des personas (un manager, une nouvelle recrue, un senior…), qui serviront de références lors de la création des processus. Elle s’appuie sur la créativité et l’innovation pour générer des idées et pour aller le plus rapidement possible sur le terrain avec des prototypes afin d’obtenir des idées, des outils et des solutions encore plus pertinentes. Le Design Thinking ayant fait ses preuves dans les entreprises, il est pertinent de le considérer sérieusement pour les RH.

Il faut éviter d’imposer un processus établi par la direction, sans consulter les employés sur le terrain. Après tout, ce sont les employés et les managers qui sont souvent impliqués, et les RH n’ont pas forcément connaissance de toutes les subtilités – même si cela concerne des processus RH. Les processus sont plus efficaces lorsqu’ils sont créés de manière collaborative. Cela rejoint également la méthode du Design Thinking vu précédemment : voyez ce qui fonctionne, et adaptez ce qui doit l’être en confrontant le processus au terrain dès le début.

La méthode du Design Thinking consiste en général en plusieurs étapes :

1. La compréhension du problème ;
2. La recherche utilisateur ;
3. La définition du problème ;
4. La génération d'idées ;
5. Le prototypage ;
6. L'itération.

Plusieurs personnes peuvent avoir une compréhension différente d’un processus RH et des manières de l’améliorer. Schématiser un processus permet de faciliter son évolution :

• Tout le monde travaille sur une référence commune,
• Les externes le comprennent facilement,
• La comparaison avant/après est plus facile,
• Les étapes qui doivent être améliorées sont plus rapidement identifiées,
• Les équipes ont une vision globale.

Afin d’être efficace dans la schématisation, 6 étapes peuvent être considérées :

1. Définir des limites claires : le début et la fin de la carte doivent être clairs pour tout le monde. Le niveau de détail doit aussi être explicité.
2. Identifier toutes les étapes du processus, en incluant les entrées et les sorties.
3. Positionner les étapes telles qu’elles doivent réellement l’être et dans le bon ordre.
4. Utiliser les symboles intelligemment : les symboles doivent avoir une signification unique, que tout le monde comprend. Par exemple :
   1. un rectangle peut indiquer une action à faire,
   1. un ovale illustre les entrées (action, information…) et les sorties (l’objectif final produit),
   1. les flèches connectent d’autres symboles pour montrer une avancée dans le processus,
   1. les diamants montrent des étapes qui nécessitent des décisions dans le processus.
5. Relire la cartographie : cela peut paraître évident, mais certaines étapes ont pu être oubliées. Il peut être pertinent à cette étape de faire relire la carte par une personne externe à l’équipe qui la réalisée.
6. Mettre le processus en œuvre, et l’analyser pour l’améliorer.

Il existe donc des méthodes simples et reconnues pour élaborer des processus, de manière générale. Il est conseillé de les créer en prenant en compte les avis et remarques des acteurs, notamment en mettant en œuvre les méthodes de Design Thinking.

Il est aussi primordial de communiquer sur ces derniers, notamment en utilisant la cartographie. Enfin, il faut garder en tête l’objectif des processus mis en place. Pour les RH, il doit en ressortir plus de clarté, d’efficacité et de rapidité. Pour les collaborateur, l’expérience employé doit être améliorée. N’hésitez pas à découvrir comment digitaliser les processus RH pour améliorer l’expérience employé en lisant notre article dédié.

Avec le temps, les missions de la fonction RH sont devenues de plus en plus administratives et de moins en moins centrées vers l'humain, qui est pourtant leur cœur de métier. Chaque mois, voir chaque jour les mêmes actions sont répétées par les équipes RH comme la réponse aux demandes des salariés, le traitement des absences, le suivi des arrêts de travail ou encore le pilotage des évaluations. L'automatisation des processus RH permet de digitaliser afin de donner la possibilité aux RH de se concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée comme. 

Un processus automatisé est une série de règles, d'actions ou de tâches à exécuter de façon automatique pour obtenir un résultat. Une fois lancé, le processus se déroule seul est suit un workflow défini en amont via le logiciel RH. 

L'automatisation permet principalement un gain de temps pour les équipes RH. Le gain de productivité est également important grâce aux workflows définis. En automatisant les tâches RH, les gestionnaires Ressources Humaines ont également la possibilité de créer des indicateurs pour monitorer leur activité.

De nombreux processus RH existent au sein des entreprises. Si tous ont une importance, certains sont plus critiques que d’autres. Voici une sélection de processus considérés comme critiques par les DRH.

• La gestion des talents qui regroupe les processus liés à la gestion du capital humain de l’entreprise. Evaluation de la performance, rémunération, recrutement et carrière sont autant de processus RH primordiaux pour l’entreprise. Une gestion optimale de ces processus et des données qui sont liées permettent d’identifier les meilleurs potentiels de l’entreprise. Une fois les profils identifiés, il est possible de les faire évoluer, de les retenir, voir d’en attirer de nouveaux
• Le recrutement des nouveaux talents. Les processus RH liés au recrutement ont une importance capitale pour améliorer le sourcing. Face aux difficultés pour trouver les meilleurs candidats, le recrutement doit être optimisé afin qu’il soit fluide, efficace et rapide.
• Le pilotage des carrières et les successions permet de diminuer le risque de fuite de compétences dans le cadre du départ d’un salarié. En identifiant clairement les compétences clés grâce au processus de pilotage des compétences, l’entreprise peut devancer les besoins en formation.
• Le processus de révision salariale et de simulation de la masse salariale. Les rémunérations sont généralement le principal coût dans l’entreprise. Le processus RH de pilotage des révisions salariale permet de suivre les évolutions de salaires et les primes.

Les processus RH sont très variés tout comme les missions des responsables RH. Il est donc logique que les DRH fassent le choix du SIRH pour simplifier et automatiser le pilotage de ces processus RH.