Comment rédiger un cahier des charges SIRH ?

Le cahier des charges est l’élément principal du dossier de consultation et il va conditionner le choix de la solution mais aussi les réponses apportées par les éditeurs. Un cahier des charges bien renseigné augmentera vos chances d’acquérir un SIRH à la hauteur de vos attentes. Il est alors primordial d’y consacrer du temps et de ne pas manquer de partager les éléments clès. On vous aide à rédiger au mieux le cahier des charges de votre futur SIRH.

Présenter l'existant

Dans un premier temps il s’agit de présenter l’organisation dans sa globalité (domaine d’activité, culture, structure organisationnelle, …). Il est important que les éditeurs consultés puissent comprendre le contexte dans lequel l’entreprise évolue. Il convient également de présenter le service RH et le système actuel de gestion des ressources humaines. Enfin, il est essentiel de fournir des chiffres sur les effectifs (nombre, type de contrat) et les différents métiers exercés dans l’organisation. Cette première partie est indispensable car elle va permettre à l’éditeur de bien dimensionner la solution au projet et d’adapter les paramétrages et la personnalisation.

Expliquer les enjeux et les objectifs du projet

Il est très important de formaliser ce à quoi l’organisation souhaite arriver en mettant en place un SIRH. D’autant plus que ces éléments pourront servir d’indicateurs de performance. Les enjeux d’un SIRH peuvent êtres multiples : fluidifier les processus RH, avoir une plateforme collaborative pour que l’ensemble des collaborateurs ait accès aux données, sécuriser les données RH, etc. Ensuite, ces enjeux sont déclinés en objectifs globaux ou identifiés pour chaque processus.

Définir le périmètre du projet

L’objectif est de rédiger précisément l’ensemble des exigences pour le projet SIRH. Ces exigences sont généralement d’ordre :

  • Légale : respect du RGPD par exemple,
  • Technique : mode d’acquisition de la solution (SAAS ou Licence), intégration dans le paysage informatique (connexion avec l’Active DIrectory, interfaces à prévoir avec des solutions existantes pour éviter les ressaisies, etc.), méthode d’implémentation, reprise de données...
  • Financière : mode de financement (leasing, lots, etc.)
  • Fonctionnelle : liste des principaux processus à digitaliser, éventuellement spécifier les processus qui ne sont pas inclus.
  • Temporelle : préciser si possible quels processus sont urgents, prioritaires, ou planifiables.

Détailler les besoins fonctionnels à couvrir

Cette phase met en exergue l’ensemble des besoins fonctionnels des processus RH que l’organisation souhaite digitaliser. Dans un premier temps, il est recommandé d’utiliser à nouveau la cartographie afin de mettre en avant les interactions des processus RH existants et ceux à digitaliser. Cela va permettre à l’éditeur d’envisager dès à présent d’éventuelles interfaces (avec un logiciel de paie par exemple) ou reprises de données.

Dans un second temps, l’objectif est de passer en revue de manière détaillée l’ensemble des besoins pour chaque processus RH à digitaliser. Cela revient à expliquer la raison pour laquelle on souhaite mettre en place tel ou tel processus et à définir précisément nos attentes. Cette étape est l’occasion, d’une part, de mettre en évidence ce qu’il ne va pas dans les pratiques actuelles, et d’autre part, si besoin est, de préciser pour chaque processus les spécificités de l’organisation.

Cinq points principaux sont à prendre en compte pour bien décrire un processus RH :

  • Interfaces
  • Reprise de données
  • Exploitation des données
  • Alertes
  • Spécificités de l’organisation

Pour aller plus loin sur ce sujet nous vous invitons à découvrir notre guide sur la "Consultation d'un projet SIRH'.

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