Gestion des attestations Novae

Avec Adequasys SIRH, la gestion des attestations de déplacement par Novae

La crise sanitaire actuelle impacte fortement les entreprises. Face aux évolutions des préconisations et obligations, les équipes RH doivent faire preuve de réactivité. Novae, acteur des services de restauration haut de gamme en Suisse romande, a opté depuis plusieurs mois pour la solution Adequasys SIRH. Ce choix a notamment permis de gagner un temps précieux au moment d’établir les justificatifs de déplacement indispensables pour de nombreux collaborateurs.

Le contexte du SIRH chez Novae

Novae compte aujourd’hui plus de 80 restaurants animés au quotidien par 800 collaborateurs répartis principalement en Suisse Romande. Pour digitaliser ses processus RH et optimiser son fonctionnement au quotidien l’entreprise a choisi Adequasys.

Au début de l’année 2020, la structure organisationnelle de Novae a été entièrement modélisée et est désormais complètement pilotée au sein du SIRH grâce aux différents modules.

L’édition des justificatifs de déplacement

Un exemple : en amont du retour au travail de certains collaborateurs, l’entreprise a dû préparer l’édition de justificatifs de déplacements pour ses salariés qui résident en France. Ce justificatif, disponible ici, est indispensable, en complément de l’attestation de déplacement dérogatoire, pour entrer en Suisse. A quelques jours du déconfinement, l’équipe RH a souhaité pouvoir éditer des attestations via le SIRH.

Un paramétrage rapide de ce processus

Deux jours se sont déroulés entre la demande de Novae et la mise à disposition du processus au sein du SIRH. Grâce aux capacités de paramétrage d’un processus existant chez Adequasys, Barbara, consultante dédiée à Novae a pu automatiser l’édition des attestations très rapidement.

Immédiatement, plus de cinquante attestations ont été créées pour les salariés frontaliers.

Un fonctionnement simple et rapide

Aujourd’hui, c’est à l’équipe RH d’éditer l’attestation pour la transmettre au salarié concerné, les collaborateurs n’ayant pas encore accès au portail. Dans un second temps, ces derniers pourront eux-mêmes aller chercher les documents mis à disposition.

Vue RH de l’édition de l’attestation

Une fois le type d’attestation choisie l’utilisateur accède à un écran proposant différents champs de données. Les données nécessaires à l’édition de l’attestation sont pré-cochées afin de limiter le risque d’oubli.

Vue RH de l’édition de l’attestation

La centralisation des données

En faisant le choix de s’équiper d’un SIRH global, Novae a opté pour la centralisation des données. C’est ce choix qui a rendu possible le paramétrage très rapide de ce processus. Les données étant déjà stockées dans le SIRH, il n’est pas nécessaire de saisir des informations ou d’effectuer de nouveaux imports depuis des fichiers externes.

En bref, grâce au SIRH Adequasys:

  • Centralisez les informations RH dans une base de données unique.
    La gestion des données du personnel est plus simple dans un SIRH que lorsqu’elle est répartie dans plusieurs applications (tableurs, mails, …)
  • Digitalisez les processus RH.
    Standardisez et rationnalisez les processus RH qui sont chronophages. Créez rapidement des formulaires et workflows propres à votre organisation.
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