Quelles solutions face à la crise ?

Appliquer le plan de déconfinement grâce au SIRH

Le déconfinement approche, qu’il soit déjà lancé comme en Suisse ou prévu dans les prochains jours comme en France. Les entreprises doivent organiser le retour sur site des collaborateurs en télétravail ou au chômage partiel. Pour les accompagner, le Ministère du Travail français a dévoilé un protocole de déconfinement pour les entreprises privées. Espace de 4 m² par collaborateur, organisation du temps de travail, gestion des équipements … voici quelques pistes pour appliquer au mieux le plan de déconfinement et comment le SIRH peut vous y aider.

Le protocole de déconfinement proposé par le Ministère du Travail est une base pour que les entreprises du privé puissent s’organiser au mieux. La première mesure de protection collective étant le télétravail, il doit rester la règle chaque fois qu’il peut être mis en œuvre. Le télétravail implique une gestion RH à distance. Vous pouvez retrouver dans cet article différents conseils pour optimiser la gestion RH des collaborateurs en télétravail.

Le plan de déconfinement en bref

  • Respect des mesures barrières et distanciation physique.
  • 4 m² minimum par collaborateurs pour garantir la distanciation.
  • Gestion des flux de personnes afin d’éviter les files et regroupements.
  • Mise à disposition d’EPI dans le cas ou les mesures de distanciation ne peuvent être respectées.
  • Interdiction des campagnes de dépistage organisées par les entreprises.
  • Etablissement de matrices de contacts pour identifier les personnes contacts en cas de collaborateur positif au Covid-19.
  • Prise de température déconseillée au sein des entreprises.
  • Nettoyage et désinfection des locaux.

Le portail RH comme outil de communication

Pour éviter la transmission du virus il est recommandé de respecter au maximum les mesures barrières et de distanciation physique. Parmi ces mesures on peut citer le lavage régulier des mains, utilisation des mouchoirs jetables ou encore l’aération régulière des pièces fermées pendant 15 minutes.

Grâce au SIRH l’équipe RH est en capacité de rappeler à l’ensemble des collaborateurs l’importance de ces gestes barrières. Qu’il soit sur site, chez un client ou en télétravail, il est possible d’adresser rapidement un message à chaque collaborateur grâce au portail RH.

Afin de s’assurer que chacun respecte au mieux ces mesures barrières, l’entreprise peut, via le SIRH, inviter chaque collaborateur à valider une charte type regroupant les règles sanitaires à respecter. L’objectif étant que chaque collaborateur soit au courant de l’évolution éventuelle de ces mesures. Cette validation électronique offre une traçabilité inégalable.

Localiser les collaborateurs

Comment assurer la distanciation physique au sein des entreprises ? Quel nombre de collaborateur dans les open-spaces ? Sur la base de l’avis du Haut Conseil de la santé publique du 24 avril 2020, le Gouvernement a choisi de retenir un critère universel d’occupation maximal des espaces en milieu de travail. Ce critère a été fixé à 4 m² minimum par personne. L’objectif étant de permettre une distance minimale de 1 mètre entre chaque personne. Concrètement, une entreprise disposant d’une surface de 200 m² pourrait accueillir simultanément 50 collaborateurs.

Pour certaines entreprises, il va falloir envisager de déplacer le lieu de travail de certains collaborateurs. Mouvements entre bureaux ou même entre bâtiment pour les plus grandes entreprises. Alors comment retrouver les collaborateurs qui auraient déménagé provisoirement ? Le SIRH offre la possibilité d’identifier pour chaque collaborateur son lieu de travail. Que ce soit la direction ou ses collègues, chacun peut retrouver rapidement  où se situe une équipe ou l’un de ses membres.

Gestion de formulaires de réservation

Certains services internes comme les RH ou l’informatique sont amenés à recevoir des collaborateurs dans leurs locaux pour l’examen de leur situation, récupérer du matériel ou déposer des objets. Il faut donc s’organiser pour gérer les flux et éviter les files d’attentes.

Le SIRH propose une solution via le système de prise de rendez-vous. L’équipe RH peut créer un formulaire de prise de rendez-vous pour chaque service ou pour l’ensemble de la société. Ainsi chaque collaborateur peut très rapidement prendre rendez-vous avec le service souhaité directement via son espace dédié au sein du SIRH.

Elaborer les matrices des contacts

Comme indiqué dans le protocole de déconfinement, l’entreprise doit établir préventivement, en lien avec la médecine du travail, une procédure adaptée de prise en charge sans délai des personnes symptomatiques. L’objectif étant d’isoler le plus rapidement la personne concernée.

Afin de faciliter l’identification des personnes contacts en cas de contamination, les entreprises sont invitées à élaborer des matrices des contacts et leurs qualifications. Grâce au SIRH il est possible de savoir précisément la composition des équipes. L’outil de planification intégré permet de savoir quels collaborateurs ont travaillé au même moment dans les mêmes locaux.

La gestion des équipements

Le protocole de déconfinement précise que l’utilisation des équipements individuels de protection (masques, gants, …) doit être une solution de dernier recours. Cependant certaines entreprises vont devoir gérer un stock et un approvisionnement des équipes en EPI.

Afin que les managers ou les collaborateurs puissent s’équiper il est possible de paramétrer formulaire au sein du SIRH. Ainsi chacun rempli ce formulaire pour commander sa dotation d’équipements auprès des services généraux. Via ce système de formulaire il est possible de suivre précisément la consommation d’équipements de protections au sein de l’entreprise, d’anticiper les commandes et de prévenir les éventuels abus.

Gestion du temps de travail

Les règles de distanciation imposent un nombre maximum de collaborateurs par espace de travail. Il va donc être impératif d’organiser le temps de travail sur site. Que ce soit au sein des open-spaces ou sur les lignes de production. Comment s’assurer qu’il y a le nombre suffisant de collaborateurs pour faire tourner une ligne tout en veillant aux mesures de distanciation ?

Une des solutions repose sur la planification du temps de travail via le SIRH et son module de gestion des temps, il est possible d’organiser l’activité de l’entreprise. Cette solution permet de gérer et de planifier efficacement les besoins en effectif par activité. Afin de s’assurer que les obligations soient bien respecter, l’équipe RH peut définir des règles spécifiques.

Ces quelques exemples montrent comment un SIRH peut aider chaque entreprise à organiser le déconfinement. Le retour des collaborateurs sur site est important, mais doit être réalisé dans les meilleures conditions possibles. Le SIRH, outil important de la gestion RH facilite de nombreux processus liés à la crise du Covid-19. N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir plus précisément Adequasys SIRH.

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