5 raisons de digitaliser les notes de frais
Une étude réalisée par HRS et la fondation GBTA montre que le temps de création d’une note de frais peut aller jusqu’à 20 minutes. Autant de temps que vos collaborateurs pourraient investir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. Digitaliser la gestion des notes de frais est l’une des solutions permettant à tous les acteurs de gagner beaucoup de temps. Nous avons choisi ici d’en décliner cinq raisons.
1. FAITES GAGNER DU TEMPS A VOS COLLABORATEURS
20 minutes pour créer une note de frais ? C’est énorme ! Nombreuses sont les remarques des collaborateurs qui se plaignent de la façon dont ils doivent gérer leurs notes de frais, retrouver leurs tickets, les joindre à la bonne note, etc… ; toute une série d’actions qui ralentissent le traitement et la finalisation de la note par le collaborateur lorsque ce processus n’est pas digitalisé.
2. SIMPLIFIEZ LE TRAVAIL DU SERVICE COMPTABILITÉ
Il en va de même pour le Service Comptabilité de chaque entreprise. En effet, ce service doit s’y retrouver dans toutes les notes que les collaborateurs, souvent transmises sous forme papier avec un formulaire remplit à la main et parfois difficilement lisible. Quoi de mieux pour votre comptable que de recevoir une alerte sur son espace de travail puis de la « traiter » simplement en validant et opérant un virement de remboursement avant une intégration automatique des informations dans sa comptabilité ? De son côté, le collaborateur est bien évidemment averti du traitement de sa note de frais.
3. GÉREZ ET ANALYSEZ LES DÉPENSES EFFECTUÉES VIA LES CARTES BLEUES PROFESSIONNELLES
Lorsque qu’un collaborateur effectue beaucoup de déplacements professionnels, il peut être opportun pour l’entreprise de lui fournir une Carte de crédit d’entreprise lui permettant de régler ses dépenses. S’équiper d’une solution digitale permet notamment de gérer simplement la flotte des cartes bancaires professionnelles, et d’analyser la cohérence des dépenses effectuées par chaque collaborateur.
4. UN TRAITEMENT DES NOTES DE FRAIS SIMPLE ET RAPIDE
Evidemment, tous les collaborateurs n’ont pas le privilège d’utiliser des cartes bancaires professionnelles et doivent donc avancer leurs frais professionnels. Un processus qui peut vite devenir contraignant pour un collaborateur s’il doit régulièrement avancer des sommes importantes. Se doter d’une solution digitale permet d’accélérer et simplifier le remboursement des frais pour être un vrai soulagement pour la trésorerie des collaborateurs.
5. LIMITEZ LE RISQUE DE FRAUDE
Quand une entreprise met en place une politique voyage, elle indique plusieurs règles à ses collaborateurs, notamment en termes de montants, de types de dépenses ou encore de motifs. Mettre en place ce type de règles paraît indispensable si l’entreprise souhaite maîtriser son budget lié aux frais professionnels. Le SIRH permet d’assurer l’application de ces règles, non pas en nommant un « contrôleur » officiel, mais en mettant à disposition des managers et des RH des outils qui les alertent sur des dépassements de règles préalablement établies.
La gestion des notes de frais est un processus chronophage pour le collaborateur et le service comptabilité. La mise en place d’un SIRH permet de répondre de manière probante à cette problématique, que ce soit pour un gain de temps, du confort, une responsabilisation des collaborateurs, ou encore une optimisation de ce processus.