Gestion Administrative RH

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  • Logiciel de gestion de l’Administration RH, des données du personnels 

    Une base de données de référence pour alimenter tous vos processus RH et faciliter la gestion administrative RH,  votre capital humain !

    Le processus de Gestion administrative RH permet de suivre les dossiers individuels de tous les salariés à travers un seul portail RH en self-service.
    À chacun son espace dédié :

    • Les salariés peuvent consulter leur dossier personnel et le mettre à jour sous contrôle des RH
    • Les managers disposent de toutes les informations sur leurs collaborateurs

Centraliser toutes les informations dans une base de données unique 

Données individuelles, gestion CV… :

  • Rassemblement de l’ensemble des données du personnel dans un seul endroit :
    • état-civil, nationalités, langues, adresses, coordonnées
    • pièce d’identité, permis, coordonnées bancaires
    • personnes à prévenir en cas d’urgence, personnes à charge
    • informations médicales
    • expériences professionnelles, C.V, formations, diplômes
    • domaines de compétences
    • description de fonction, de poste, contrat et affectation
  • Le collaborateur peut consulter et demander à modifier ses données personnelles.

Décentraliser et responsabiliser

Self-service employés et managers

Le service RH :

  • Allègement des tâches administratives grâce au concept de self-service de GRH
  • Meilleur service à l’employé, valorisation de la marque employeur et du service RH

Le collaborateur :

  • Responsabilisation sur la véracité de ses informations, ce qui permet de maintenir les données à jour

Le manager :

  • Gestion de son équipe facilitée :
    • consultation des dossiers des collaborateurs sous sa responsabilité
    • alertes sur les mises à jour demandées par le collaborateur grâce à des widgets

Automatiser les processus administratifs

Gain de temps et rationalisation

  • Standardisation des processus sur les demandes chronophages : le logiciel RH a pour but de supprimer les bases documentaires indépendantes (tableaux Excel, mails, courriers…)
  • Création de vos propres formulaires et workflows avec le générateur
  • Automatisation des processus administratifs par la génération de documents et leurs publipostages : contrats, attestations, lettres, mesures disciplinaires…
  • Réduction des erreurs : les textes sont adaptés au contexte de chaque collaborateur, et ce, dans chaque pays, chaque division, chaque entité…
  • Suivi en temps réels des échéances : fin de contrat, d’habilitation, de permis de travail…
  • Gestion des habilitations, des certifications (périodicité, alertes…).
  • Dématérialisation et stockage des documents RH dans le SIRH : contrat, avenants, affectations…

Dématérialiser : Gestion électronique des documents

 Gestion Centralisée des Documents

Une GED simplifiée est intégrée au SIRH :

  • Stockage, indexation, classement et partage d’informations simplifiés
  • Un seul espace pour dématérialiser, structurer et gérer facilement tous les documents de vos collaborateurs
  • Un gain de temps révolutionnaire pour l’archivage électronique :
    • Une fois numérisés selon une nomenclature spécifique, vos documents seront automatiquement dispatchés dans les dossiers de chaque collaborateur. Vous pourrez retrouver ces éléments par type de dossier.
  • De manière individuelle, par collaborateur, les pièces jointes sont facilement associées aux différents formulaires de gestion des données collaborateurs.

Bibliothèques RH

  • Création de différentes bibliothèques de documents dématérialisés (ex. : règlement, manuel du personnel…). Chacun des acteurs a accès à l’information qui lui revient en fonction de ses droits.
  • Annuaire, trombinoscope et correspondants RH

Générer automatiquement de tâches et des alertes

Des processus facilités par un gestionnaire de workflows

  • Génération automatique de tâches définies et assignées au responsable RH ou au manager concerné, lors de la mise à jour des informations
  • Rappel automatique des formalités à effectuer par le RH :
  • Listing automatique des événements engendrés par les changements d’état-civil, du nombre d’enfants, de nationalité et autres
  • Alertes sur les demandes à traiter directement sur son tableau de bord : avance sur salaire, demande d’attestations, de modifications…

Gérer et planifier le dossier médical du collaborateur

  • Gestion automatique des dossiers médicaux : alertes sur planning, envoi des convocations par e-mail ou génération d’un PDF pour l’édition de courrier
  • Production de rapports et de documents standards pour la gestion des accidents du travail (en lien avec le module Gestion des absences)

Gérer l’intégration – Onboarding

  • Listing des différentes actions du processus d’«Entrée -Sortie-Mutation» sous forme de check-list. Ainsi, l’intégration du collaborateur est facilitée, le processus E.S.M est rationalisé, rien n’est oublié et toutes les étapes sont respectées.
  • Répartition automatique des actions aux personnes concernées
  • Envoi de relances à la date d’échéance
  • Gestion du matériel du collaborateur et de ses accès informatiques : e-mail, logins ou niveau de droits pour les logiciels…

Interfacer les données du collaborateur avec la gestion des salaires

  • Connexion avec le système de gestion des salaires pour synchroniser les changements demandés par l’employé avec les données administratives du progiciel de paie et inversement

Analyser et faire du reporting

 Construction simple de rapports complexes

  • Conception rapide et efficace de vos propres rapports. Bénéficiez également de rapports déjà inclus dans le SIRH : bilan social, suivi des effectifs, analyse sur les données personnelles… Le résultat est exportable au format PDF ou Excel.
  • Vérification de la cohérence des données, provenant d’origines et d’interfaces multiples