Gestion des Absences et Vacances

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  • Logiciel de gestion des Absences et des Congés, gestion de l’Absentéisme

    Un outil essentiel à la gestion quotidienne des absences et congés de vos collaborateurs !

     

    Gérer les absences des collaborateurs depuis la prévision jusqu’à la comptabilisation des soldes de jours de vacances, avec un accès self-service collaborateur et manager.

 Gérer les absences

Toutes les données relatives aux absences dans un seul outil

  • Gestion des absences par type (maladie, accident, formation, vacances, voyage, etc.)
  • Indication de la durée de l’absence (en jours ou en heures), le motif, les dates de début et de fin. Les congés posés peuvent être multiples (combinaison de repos compensatoires, congés payés…)
  • Téléchargement de documents dématérialisés. Ex. : en cas d’absence pour maladie, le collaborateur pourra joindre son certificat médical.
  • Gestion automatique des workflows : le système prévoit la gestion du processus de validation par le manager ainsi qu’une confirmation au collaborateur. Les RH ont un rôle de contrôle. La saisie peut se faire soit par collaborateur, soit par groupe.

Automatiser le calcul des droits et soldes de congés

Une gestion des congés simplifiée

  • Attribution automatique du droit aux congés et vacances, exprimé en jours, en fonction de règles prédéfinies. Il peut être modifié pour chaque collaborateur. Sur son portail RH, le collaborateur ne verra que les types d’absences auxquels il a droit.
  • Vérification par le système de la cohérence de la demande de congés avec les normes de la société
  • Calcul automatique des soldes de vacances en fonction des crédits de l’année en cours

Responsabiliser et manager vos équipes

Self-service employés et managers

Le collaborateur, directement sur la page d’accueil de son portail RH, peut :

  • voir le décompte de ses droits et soldes grâce à un widget
  • effectuer ses demandes de congés
  • saisir ses absences ou consulter son historique et son solde de vacances
  • faire une demande d’annulation ou de modification de ses congés

Dès que sa demande de congés est posée, le système envoie un email de demande de validation à son manager.

Le salarié peut collaborer avec les autres membres de son équipe :

  • déclarer l’absence d’un collègue
  • voir où sont ses collègues : vacances, formation, déplacement… grâce à un widget sur la page d’accueil de son portail RH

Le manager peut suivre son équipe : à chaque employé est associé un responsable « absences » (superviseur, manager…) pour :

  • approuver ou rejeter les demandes de congés
  • valider les saisies faites par les employés

Il peut le faire soit en étant connecté au SIRH soit directement en cliquant sur le lien de l’e-mail. Dès validation, l’outil envoie les informations sur le calendrier de messagerie du collaborateur. Le  manager a la possibilité de déléguer son rôle.

  Gérer les groupes simplement

Des actions de masse pour gagner du temps

Un groupe peut par exemple correspondre à un service, à un employeur ou encore à un projet ou à un niveau hiérarchique. Chaque collaborateur peut faire partie d’un ou plusieurs groupes. Les groupes servent à la sélection pour la saisie, les calendriers des jours non travaillés, les plannings…

  • Définition d’autant de groupes que nécessaire
  • Génération automatique des absences pour un groupe de salariés : congés de fermeture annuelle…

 Planifier les absences : plannings, décomptes et listes

Une vision claire des absences

  • Affichage du planning mensuel ou annuel des absences soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs. Le collaborateur ayant accès au planning de son département, il peut vérifier si les personnes qui peuvent le remplacer lors de son absence sont bien présentes au moment où il veut partir.
  • Représentation de chaque type d’absence par un code couleur
  • Gestion des effectifs minimum
  • Exportation du planning en PDF

Visualiser et traiter les jours non travaillés

Une gestion facile à travers un calendrier

  • Calcul automatique de la durée d’une absence, en tenant compte d’un calendrier de jours non travaillés défini pour le type d’absence, l’employeur, le groupe ou le collaborateur
  • Gestion des temps partiels, des astreintes et permanences ainsi que des jours fériés

  Manager l’ensemble du processus de gestion des congés depuis votre cockpit

Vision globale du RH

  • Vue d’ensemble de toutes les absences via un tableau de bord, exportable en PDF
  • Administration, gestion et calcul des droits et soldes, listing des droits acceptés ou non, actualisation automatique des durées des absences
  • Modification et mise à jour de toutes les demandes de congés. Le collaborateur et le manager sont alors prévenus systématiquement du changement. Les compteurs de droits et soldes sont directement imputés.
  • Analyse et reporting : les absences par motifs, les plannings, les relevés par groupe, les ventilations par mois pour la comptabilité, les absences contiguës…Les outils de pilotage du processus de gestion des congés permettent de nombreuses statistiques sur l’absentéisme, préventions des risques psycho-sociaux et une veille sur la responsabilité sociétale des entreprises (RSE).
  • Les points forts :

    • Gestion simple des absences et des vacances
    • Gestion par groupe
    • Automatismes de calculs
    • Planning prévisionnel
    • Saisie décentralisée avec self-service collaborateur et manager
    • Planning par groupe
    • Statistiques sur l’absentéisme

    Grâce à Adequasys SIRH, les collaborateurs peuvent remplir en ligne leur planning de présence. Ils font aussi leurs demandes de congés payés.

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    • Modules complémentaires

    Le logiciel de gestion des absences et congés d’Adequasys SIRH peut s’interfacer avec un logiciel de paie afin de transmettre les éléments variables de paie et quantifier les droits en congés des salariés ou récupérer les « droits et soldes de congés » via le logiciel de paye.

    L’application de gestion des congés et absences peut être également relié au module « gestion des activités » et « gestion des temps de présence », indispensable à une véritable gestion des temps et des activités (GTA).

    Quand je suis arrivée, les salariés m’inscrivaient leurs absences sur des bouts de papier et il y avait sans arrêt des navettes avec des modifications. Le logiciel nous a permis d’éviter les allées et venues dans mon bureau et les dérangements inutiles.

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