Projet SIRH

Mise en place d’un projet SIRH, par où commencer ?

Vous avez un projet SIRH, mais vous ne savez pas par où débuter. Devant l’ampleur du projet, beaucoup répondent qu’ils n’ont pas le temps de s’en occuper. Mais face aux retours sur investissement et au gain de temps que le SIRH promet, les entreprises, surtout les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et grandes entreprises (GE), prennent le temps de se pencher sur le projet SIRH pour en gagner. Voici quelques conseils pour vous faciliter la mise en place d’un système d’information des ressources humaines.

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Conseils pour la mise en place d’un projet SIRH, logiciel RH

 

Anticiper son projet SIRH

Le proverbe « rien ne sert de courir ; il faut partir à point » se révèle très vrai dans la gestion de projet SIRH. Prenez le temps de bien définir, avec chaque acteur de l’entreprise, ses besoins RH. Dans la jungle des SIRH, l’appellation est très usurpée et il existe autant de type de SIRH que de type d’entreprises. Une préparation soignée de vos besoins vous aidera à trouver celui qui vous correspondra le mieux et non, le plus cher ou le plus connu.

Définir un cahier des charges SIRH

La définition d’un cahier des charges SIRH vous aidera à rendre votre projet plus évident. Dedans, vous devez y caractériser vos besoins réels et les identifier de façon claire et ainsi préciser le budget et les ressources financières et humaines de votre entreprise pour la construction d’un SIRH. Cet ouvrage se basera aussi sur des documentations internes existantes : description de processus, fiche de poste, indicateurs de pilotage de l’activité…

Le cahier des charges formalise vos besoins dans votre contexte organisationnel, généralement, sous trois parties : fonctionnelles, techniques et financières. Il permet de décrire les enjeux des processus RH et leurs périmètres fonctionnels, le ROI (retour sur investissement) attendu, le rappel des contraintes, des spécificités ou des règles de votre métier ou de votre structure, vos attentes par rapport à l’infrastructure informatique et la sécurité des données…

Déterminer vos besoins techniques et fonctionnels

Les éditeurs d’application SIRH proposent des audits techniques et fonctionnels approfondis afin de qualifier et hiérarchiser vos besoins en fonction de vos structures et vos contraintes. Bien souvent, les couvertures fonctionnelles du SIRH se trouvent sous forme de briques à monter au fur et à mesure en fonction des processus RH souhaités : gestion administrative RH, gestion du recrutement, gestion de la structure organisationnelle, gestion de la rémunération, gestion des temps et absences, gestion de la formation, gestion des évaluations, gestion des compétences

Prévoir l’avenir

Sachez que le SIRH doit être non seulement, adapté à la réalité actuelle de votre société, mais aussi être capable d’évoluer dans le temps avec elle. Il est alors important de définir votre périmètre en matière de processus actuels et processus cibles. La dimension de votre entreprise est-elle vouée à s’agrandir ? Est-elle internationale ? Le SIRH prend-il en compte les entités multiples, les différentes langues ? Est-il paramétrable à votre métier ? Est-il capable de s’interfacer avec les logiciels RH déjà en place ? Pour l’instant, vous n’avez peut-être besoin de gérer qu’un ou deux processus, mais qu’en sera-t-il à l’avenir ?

Etablir un budget

Un « vrai » logiciel RH tel qu’un SIRH n’est pas gratuit, ni en « open source ». Les données qui y transitent sont très sensibles. Le prix d’un SIRH dépend de votre périmètre, des bénéfices attendus. Il ne s’agit pas d’une dépense, mais bien d’un investissement. Le fait que la plupart des SIRH soient disponibles sous forme de briques additionnelles dans le temps vous aidera à étaler le financement. Il existe des SIRH intégrés où tous les processus sont gérer dans les mêmes outils. Cela garantit des données de qualité, une praticité évidente d’avoir toutes les informations au même endroit au lieu d’avoir plusieurs logiciels RH et par conséquent une réduction des coûts.

Choisir un hébergement pour votre SIRH

Les différentes formules proposées : en mode licence en mode hébergé ou en SaaS, ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients qu’il faut juger en fonction de votre propre structure. Sachez que la mode du SaaS fait des émules, mais certains en reviennent, car au bout de 3-4 ans, la licence devient plus économique que le mode locatif.

Mobiliser les troupes

La réussite de la mise en place d’un SIRH tient à l’implication de tous les acteurs de l’entreprise. Il est conseillé de mettre en place une équipe dédiée en mode projet, souvent un RH et un IT, accompagné d’un décideur. Vous devez définir le rôle de chacun, clarifier leurs responsabilités et veiller à l’adhésion de tous pour un meilleur résultat. La consultation des utilisateurs se révèle indispensable tant à la réussite du projet qu’à sa pérennité. Veillez à intégrer leurs besoins et leurs visions en tant qu’utilisateurs finaux et quotidiens de l’application RH.

Communiquer sur le changement

Là aussi les éditeurs de logiciels RH vous accompagnent. Prévenir les équipes semble essentiel dans un tel projet ; informer, communiquer et faire partager le changement à l’ensemble des collaborateurs, manager ou non, est fondamental à leur adhésion dans l’utilisation future de l’outil SIRH. Le portail RH doit être accessible et compréhensible de tous. Il est recommandé de mettre en place une stratégie de communication interne.

Viser le service premium

L’accompagnement dans l’implémentation du projet est indispensable à sa réussite, car toute la population de l’entreprise est concernée : RH, manager, employé. Prenez garde également à ce que l’éditeur vous procure un solide support via des experts qualifiés en RH, de véritables consultants SIRH. Les éditeurs intégrateurs ont un pouvoir de réaction plus élevé, car ils maîtrisent la chaîne de production de leur logiciel. Si vous demandez une fonctionnalité spécifique, elle pourra être développée en interne, en direct et dans un court délai. Renseignez-vous auprès de vos pairs, certains proposent de vous mettre en relation avec leurs clients et utilisateurs finaux.

Respecter le planning

Pour finir, il est plus sage de prévoir un délai raisonnable à la hauteur de l’entendue de votre projet SIRH. Prévoyez les différentes étapes de conception du cahier des charges, de consultations, de réalisation, de recette et en fin de livraison et stabilisation du SIRH. Les points de vigilance accrue se portent sur les phases de recettage ainsi que pendant le transfert et la reprise des données RH. Votre équipe projet RH doit être disponible durant tout le planning de mise en place du SIRH afin de mieux respecter le planning et ainsi assurer une mise en place du SIRH sans encombre et sans trop de stress.