Entreprise industrielle internationale (2500 collaborateurs)

Entreprise industrielle internationale (2500 collaborateurs)

Processus de gestion des changements de conditions d’emploi

Processus : Les changements concernant le personnel sur leur affectation, rémunération, taux d’activité, manager, entité légales, etc., doivent être validés par un nombre variable d’approbateurs, pouvant aller de 3 à 9 selon les cas.

Avant : Les RH utilisaient un formulaire papier. Ils devaient identifier manuellement quels étaient les approbateurs, puis faire circuler le papier de signataire en signataire (jusqu’à 9), ce qui prenait du temps, d’autant plus dans un contexte international.

Aucune statistique n’était possible du fait que c’était du papier. C’était très difficile de savoir où en était le processus si il était bloqué par un signataire absent par exemple.

Aujourd’hui: Le formulaire est en ligne et complètement automatisé dans ADEQUASYS SIRH. C’est le système qui détermine le nombre d’approbateur et qui ils sont selon les cas. Chaque approbateur approuve en ligne, au lieu de signer un papier. Le DRH apprécie beaucoup le gain de temps obtenu et la simplicité avec laquelle il peut donner son approbation lorsqu’il doit donner son accord.

Cette traçabilité  permet de savoir à tout moment où en est le processus (qui a validé, qui doit encore valider).

Il est possible de faire des statistiques. En un an et demi, c’est plus de 1000 formulaires qui ont été ainsi traités électroniquement avec ADEQUASYS SIRH. Imaginez le gain de temps, de fiabilité, et de traçabilité.

Gestion des temps

La gestion des temps consiste à contrôler les pointages collectés par des badgeuses, mettre à jour les informations sur le personnel du système de gestion du temps, et saisir les demandes de correction de pointage.

Avant : un logiciel de gestion des temps est utilisé, déconnecté du SIRH. Les employés envoyaient par email leur demande de correction de pointage. Le contrôle et la saisie occupait une personne à plein temps aux RH.

Aujourd’hui : le module de gestion des temps d’ADEQUASYS SIRH a été mis en place. Comme il est intégré au SIRH, il n’est plus nécessaire de mettre à jour les données des collaborateurs. Les employés saisissent directement leur correction de pointage dans ADEQUASYS SIRH au lieu d’envoyer un email, et leur manager les valide. La personne qui était occupée à plein temps aux RH à la gestion des temps est partie à  la retraite et son poste n’a pas été remplacé. Plus de un million de pointages ont déjà été enregistrés dans ADEQUASYS SIRH !

Gestion de la formation

Avant : pour gérer la formation, l’entreprise utilisait un logiciel dédié à cette fonction.

Aujourd’hui : le logiciel a été remplacé par le module de gestion de la formation ADEQUASYS SIRH intégré au SIRH. Il n’y a plus besoin d’interfaces ou de mises à jour des données du personnel. Le module ADEQUASYS SIRH, ainsi que les prestations de sa mise en place, ont couté une année de maintenance de l’ancien logiciel. Autrement dit, après un an, rien que sur l’économie du coût de la maintenance de l’ancien logiciel, le retour sur investissement est atteint.

Statistiques sur les raisons de fin d’emploi : Il s’agit, pour les RH, de pouvoir étudier l’évolution des raisons de départ des employés et leur répartition par unité d’organisation et par pays.

Avant : Aucune statistique possible.

Aujourd’hui : Un tableau de bord paramétré dans ADEQUASYS SIRH, affiche cette statistique et permet ainsi aux RH de prendre les mesures nécessaire pour limiter les départs. Quand on sait la difficulté à recruter, on comprend l’intérêt d’avoir de tels indicateurs pour conserver les talents et réaliser des économies de recrutement.

Gestion des plans de succession et plan de carrière

La gestion des plans de successions consiste à passer en revue plus de 300 cadres, d’évaluer le risque qu’ils partent et donc que l’entreprise perde de précieux talents, leur carrière, les successeurs potentiels pour les postes critiques.

Avant : le responsable des talents aux RH devait, Avant chaque réunion avec la direction générale, préparer des présentations power point pour chaque sujet (succession, talents, successeurs potentiels, risque qu’un key people parte, historique carrière, …). Cela demandait beaucoup de temps pour tout préparer, et collecter les informations.

Aujourd’hui : Un formulaire a été paramétré dans ADEQUASYS SIRH qui permet d’indiquer pour un collaborateur le risque qu’il parte, ses forces et faiblesses, ses successeurs potentiels, sa disponibilité, sa préparation à une mutation, etc. ADEQUASYS SIRH affiche sur le même formulaire l’historique carrière. Un rapport a été paramétré pour fournir un document qui remplace les anciennes présentations power point qui sert de base pour les comités de carrière. En plus du responsable du siège mondial des talents, d’autres RH de région ont accès et peuvent compléter le formulaire avec leur point de vue local proche du terrain (il s’agit d’un groupe international). A terme, une réflexion est en cours pour que certains top managers puissent avoir accès à ce formulaire très confidentiel des plans de succession.

Conclusion, Adequasys a paramétré un formulaire qui n’a pas demandé beaucoup de temps, mais qui rend de très grands services et économise du temps aux RH et permet de prendre des décisions plus fondées du fait du partage préalable des plans de succession avec les RH locaux.