Entreprise de service dans la publicité (1500 collaborateurs)

Entreprise de service dans la publicité (1500 collaborateurs)

Processus : L’évolution de la publicité papier au monde du numérique a conduit l’entreprise dans de grosses difficultés qui ont imposé des réductions d’effectifs pour passer en quelques années de 3500 à 1500 personnes au niveau mondial. La réduction des coûts opérationnels est un objectif qui touche également les RH. Le DRH a présenté son projet à la direction en termes de réduction des coûts.

Avant : les notes de frais étaient gérées soit sur papier, ou dans Excel. Aucune possibilité de contrôle des règles de remboursement à la saisie, d’où des remboursements de montants dépassant les maximums autorisés. Les papiers ou fichiers devaient circuler pour être validé par deux personnes, puis une personne consacrait son temps à saisir dans le système comptable ces notes.

Aujourd’hui : le gain en productivité est énorme puisque les notes de frais sont gérées et centralisées dans ADEQUASYS SIRH par les collaborateurs eux-mêmes. Il n’y a plus d’échange de document ou fichier Excel. Le système vérifie dès la saisie la validité des règles de remboursement, ce qui réduit les sources d’erreurs et évite de devoir contrôler tout. ADEQUASYS SIRH permet aux managers de déléguer la saisie de leurs notes ou même son rôle de validation.

Un autre très gros gain de temps est dû au fait qu’ADEQUASYS SIRH calcule la ventilation comptable des frais et produit un fichier qui est ensuite importé dans le logiciel comptable SAP.

L’économie estimée est de 1 à 3 équivalent temps plein selon les mois. Les RH et la finance sont extrêmement satisfaits et ont pu ainsi justifier de leur budget.