Banque de détail (800 collaborateurs)

Réduction du personnel au service RH

Nous savions qu’une décision de la DG avait été prise de ne pas repourvoir le poste d’une personne partant en retraite. De plus, une seconde personne a démissionné et n’a pas été remplacée. Nous avons donc analysé les processus administratifs RH pour permettre au service de faire face à cette nouvelle donne, d’autant que tout le monde était surchargé et envisageait l’avenir avec beaucoup de craintes.

Grâce aux processus RH revus, simplifiés, et intégrés à ADEQUASYS SIRH, le service RH fonctionne maintenant parfaitement avec ces deux postes en moins. Mais pour y parvenir, nous n’avons pas simplement informatisé ce qu’ils faisaient, mais repensé les choses de manière à les rendre rationnelles, quitte à abandonner des pratiques qui n’étaient pas nécessaires.

Voici quelques exemples de ce qui a permis cette sérénité retrouvée et d’avoir, au dire du client, « un véritable avion de chasse » !

Gestion des notes de frais

Avant : Les notes de frais en format papier, transmises par courrier interne, ne respectaient pas forcément le règlement interne ou les plafonds fixés. La nécessité de tout contrôler occupait près de 30% du temps d’une personne. Les notes de frais étaient saisies dans un tableau Excel avant envoi pour règlement.

Aujourd’hui: Les notes de frais intégrées dans ADEQUASYS SIRH sont contrôlées au moyen de règles par types de dépenses. Les plafonds sont toujours respectés, et un tableau de bord permet à la personne chargées du suivi des notes de frais, de les contrôler en ligne. Une fonctionnalité permet ensuite d’exporter les notes validées pour paiement. Le temps nécessaire est maintenant de quelques heures par semaine seulement.

Gestion des attestations fiscales pour actions bloquées

Processus : Le personnel a droit à des actions gratuites qui leurs sont bloquées pendant quelques années. Une fois débloquées, ces actions peuvent être vendues par le collaborateur s’il le souhaite, ou conservées en portefeuille. Des attestations fiscales sont nécessaires, et un décompte final doit être établi si un collaborateur quitte l’entreprise.

Avant: La production des attestations restait manuelle et il fallait les rééditer si les collaborateurs les perdaient. En cas de départ, le décompte final était très complexe.  Ce processus représentait, selon la personne qui s’en occupait, une semaine de travail par année, sans compter le temps nécessaire pour les départs, et les réponses téléphoniques aux personnes désirant connaître le solde des actions bloquées ou disponibles.

Aujourd’hui: La liste des actions bloquées est injectée dans ADEQUASYS SIRH. Les modalités fiscales et de déblocages sont générés selon un système paramétrable.

Les collaborateurs peuvent directement consulter leur situation et éditer les attestations nécessaires. Si un collaborateur quitte l’entreprise, le décompte final est calculé automatiquement.

En quelques clics, tout est maintenant automatisé.

Gestion des abonnements transports publics TPG

Processus : Les collaborateurs peuvent bénéficier d’un abonnement aux transports en commun TPG pour autant qu’ils ne disposent pas d’une place de parking.

Avant : Ces abonnements étaient gérés dans des fichiers Excel, avec des demandes de renouvellement par mails (si les collaborateurs y pensaient) et de multiples saisies. Le choix du type d’abonnement était souvent erroné : Passé 26 ans, l’abonnement junior se transforme en un abonnement adulte. Or lorsqu’une personne passait le cap des 26 ans, il arrivait que l’abonnement commandé ne soit plus valide.

Aujourd’hui : Une liste de tous les abonnements TPG est incluse dans ADEQUASYS SIRH. Chaque collaborateur peut consulter l’état de son abonnement, les RH suivent les dates d’échéance, et envoient  automatiquement un mail aux collaborateurs dont l’abonnement arrivera à échéance.

Le collaborateur utilise un écran d’ADEQUASYS SIRH pour confirmer ou non le renouvellement à l’identique de son abonnement, En cas de déménagement, il peut préciser l’étendue de son abonnement.

Les RH génèrent aujourd’hui une liste d’abonnements à commander en fonction des demandes en ligne. Le type d’abonnement (junior/adulte) est vérifié en fonction de la date de naissance et de la validité du nouvel abonnement. A réception des nouveaux abonnements, l’assistante n’a plus qu’à saisir les nouveaux numéros d’abonnements dans ADEQUASYS SIRH, puis une fonctionnalité les injecte dans les historiques de collaborateurs.

Ce gain de temps et de qualité très important se chiffre en dizaines d’heures par année.

Gestion des parkings :

Processus : Il s’agit de gérer les places de parking attribuées aux employés.

Avant : Beaucoup de temps et d’énergie étaient perdus  par une gestion manuelle sous Excel avec des demandes par divers canaux, parfois traitées, parfois perdues,.

Aujourd’hui : La gestion des parkings se fait dans ADEQUASYS SIRH, avec une liste des places occupées et vacantes : Le collaborateur demande une place de parking et les RH assurent l’attribution et son suivi.

Comme il n’est pas possible de cumuler les avantages abonnement transport en commun TPG et place de parking, ADEQUASYS SIRH effectue les contrôles nécessaires et interdit l’attribution d’une place aux titulaires d’un abonnement, et vice-versa.

La gestion des places se fait maintenant en quelques clics.

Workflows entrées/mutations/sorties

Processus : Il s’agit de gérer les mouvements de personnel et les actions à enclencher par les différents services.

Avant : La communication s’effectuait par divers canaux (mails, post-it, documents Excel pas toujours complètement réinitialisés et contenant les données d’anciens collaborateurs). Deux personnes étaient nécessaires pour renseigner les écrans et rédiger de nombreux documents : attestations, certificats, check-lists de départ, qualification de sortie, récupération de matériel de prêt, décompte de solde de vacances, etc. (Avec les erreurs et imprécisions que cela peut engendrer),

Aujourd’hui : Le processus complet part des gestionnaires RH. Des écrans permettent :

de renseigner toutes les données pour un nouveau collaborateur, puis de déclencher un workflow pour préparer son arrivée : le manager indique à quel endroit il travaille, quel matériel serait éventuellement manquant ou à préparer. Ces demandes partent ensuite automatiquement aux services sécurité IT, logistique, et sécurité physique qui peuvent préparer le nécessaire. Les données sont ensuite injectées.

• en cas de mutation, d’indiquer ce qui change : nouvelle affectation, nouveau temps de travail, nouveau type de contrat, etc. En fonction de la demande, l’ancien manager, le nouveau manager, la sécurité, la logistique reçoivent des notifications et sont invités à compléter la demande.

• En cas de sortie, tous les soldes de vacances et heures supplémentaires sont recalculés, et tous les historiques sont mis à jour avec les bonnes dates. Si les dates changent (le collaborateur ne part plus, part plus tôt ou plus tard), tout est recalculé et les dates de fin remises sont mises à jour automatiquement dans tous les historiques. Le manager peut remplir la qualification en ligne, vérifier les soldes de vacances et d’heures supplémentaires, voir quel est le matériel de prêt à récupérer. Là aussi les services sécurité, IT et logistiques reçoivent toutes les notifications nécessaires et valident en ligne que tout est en ordre.

Pour tous ces processus, une fusion des données d’ADEQUASYS SIRH dans des modèles Excel que le client utilisait déjà, a permis d’automatiser la production de tous les documents, attestations, checklists, annonces aux assurances sociales, etc.

Une fois les différents écrans renseignés, les données peuvent par un simple clic être injectées dans la multitude d’écrans historiques. Il n’y a ainsi plus d’incohérence possible.

Le gain de temps suite à la mise en place de ces processus est significatif : Il peut être estimé à un poste à mi-temps.

Suivi des budgets d’entités

Processus : Des budgets en termes de nombres d’ETP sont attribués aux entités en début d’année. Il convenait de pouvoir suivre l’évolution des effectifs en tout temps.

Avant : La gestion de fichiers Excel exportés d’ADEQUASYS SIRH, devenait d’une complexité extrême en cas de restructuration (postes changeant d’entité), avec plusieurs jours de travail pour arriver à un résultat plus ou moins correct.

Aujourd’hui: Une fonctionnalité permet de sortir ces listes automatiquement, avec comme seule contrainte que les dates de début, fin d’entités et postes soient gérées d’une manière bien précise suivant des règles établies.

En moins de 2 minutes, ADEQUASYS SIRH sort un récapitulatif des modifications et permet de suivre l’évolution des ETP à tous les niveaux de la structure.

Annonces de changements pour les collaborateurs, demandes de document ou attestations

Processus : Il faut gérer les événements de la vie du collaborateur et ses demandes.

Avant : Tout se faisait par mail, envoi de papiers, appels téléphoniques.

Aujourd’hui : Toutes les annonces de changements (état-civil, adresse, naissances, etc.) sont enregistrés dans ADEQUASYS SIRH, et suivis dans un tableau de bord.

Ainsi, aucune demande n’est perdue. Le collaborateur peut suivre l’évolution de sa demande et recevoir le cas échéant les documents après validation par les RH.

Le gain de temps est important puisque toutes les assistantes peuvent utiliser le tableau de bord et traiter les demandes en tout temps.