Adequasys SIRH Green

Dans certains secteurs, comme le juridique ou le financier, les quantités d’impression sont conséquentes, pourtant, le taux de gaspillage n’y est pas forcément lié. Ainsi, près de 20% des documents imprimés ne sont jamais utilisés : papier oublié, double impression ou modification de texte. La sensibilisation n’est pas évidente, même si 9 salariés sur 10 se disent conscients des conséquences. Enfin, même si la consommation de papier a diminué (28 pages par jour par salarié en France contre 31 en 2006), il y a encore des progrès à faire. En effet, les salariés rejettent fréquemment la faute sur leurs collègues, notamment ceux du service des RH. Leurs dépenses sont pourtant indispensables pour la bonne communication au sein de l’entreprise. Il est nécessaire de diffuser des informations tant en interne (journal, notes aux services…) qu’à l’extérieur (phase de recrutement, la publication d’annonces ou la réception de CV). La majorité de ces documents sont imprimés pour l’ensemble des salariés, même si ceux-ci ne sont pas véritablement concernés par l’information partagée. Par ailleurs, l’utilisation de document papier ne permet la communication qu’à sens unique. La procédure à entamer pour répondre est tellement lourde (réécrire un papier, téléphoner ou prendre rendez vous…) qu’elle est rapidement abandonnée. Comment donc réduire ces dépenses et le gaspillage, tout en continuant à communiquer de manière efficace à l’ensemble de l’entreprise ?

Le SIRH, solution de dématérialisation ?

Au-delà de l’aspect écologique, c’est également l’aspect financier qui entre en jeu pour l’entreprise. Si certaines ont opté pour l’impression en recto verso ou l’identification de l’imprimeur, d’autres ont décidé de dématérialiser leur document papier, via l’utilisation d’un portail RH. L’intérêt y est double : 

  • Diminution des frais administratifs car moins d’impressions de documents inutiles ou modifiés
  • Une plus grande fluidité d’utilisation pour la recherche des documents

Autre avantage : en plus de réduire le gaspillage en évitant l’impression de quantités importantes de papier, les lecteurs ont la possibilité de réagir sur les publications, en rédigeant leurs propres commentaires ou en posant des questions. C’est aussi l’occasion de rectifier ou mettre à jour le document. Pour se référencer à un document antérieur, il est possible de consulter les archives électroniques, avec la recherche par mot clés, bien plus rapide que feuilleter les classeurs archivés. En se connectant à leur profil, les collaborateurs disposeront sur leur page d’accueil de toutes les informations qui leur sont nécessaires. Pour le reste de la gestion interne, scanners et archives électroniques se substitueront aux traditionnels classeurs de photocopies. Enfin, les procédures lourdes des ressources humaines seront simplifiées par les formulaires en ligne à remplir par chaque collaborateur : c’est la fin des échanges papiers entre services (notification d’absence, demande de formation…).

Pour ce qui est de la communication externe, l’utilisation d’un SIRH permet, par exemple, de réduire des frais au niveau de la phase de recrutement. Via le portail, il est possible de passer une annonce qui sera publiée sur certains sites, et les CV papiers feront place aux CV électroniques. Cela a plusieurs avantages : éviter l’allongement des délais (retour par courrier) et simplifier le traitement des données, tout en ayant un comportement responsable vis-à-vis de l’environnement.

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