Mettre en place un SIRH

Comment mettre en place un SIRH ?

1. Composer une équipe projet solide

Avant toute chose, les fondations principales pour la réussite de la mise en place d’un SIRH, ce sont les hommes et les femmes ! Vos « ressources humaines » (sans jeu de mots !) sont la garantie, non seulement de la bonne mise en place du projet, mais aussi de l’adhésion à l’outil. En effet, l’arrivée d’un SIRH change les relations, les échanges et les habitudes des collaborateurs, des managers et bien sûr de l’équipe RH. Notre conseil est donc de vous entourer de membres de la DRH, mais aussi d’autres départements. Il faudra aussi convaincre votre direction générale (lire l’article : « 7 idées pour convaincre sa direction générale« ) et parfois les autres membres du Codir, vous faire aider du service IT ou de la DSI…

Une mobilisation générale est indispensable pour faire adhérer le plus grand nombre, il est nécessaire de les impliquer, car ils vont être fortement sollicités. C’est un projet de groupe, d’équipe.

Nommez un chef de projet, il sera l’interface entre les éditeurs de logiciel SIRH et tous les autres membres du projet.  Nous vous recommandons de sensibiliser plus particulièrement des contributeurs qui seront de véritables ambassadeurs du projet et de l’outil auprès de tous les salariés. Une campagne de communication sur le changement doit être instaurée et planifier afin de faire adopter le projet et l’outil à tous les publics de votre organisation.

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2. Établir un cahier des charges 

Comme tout projet, il est nécessaire d’écrire, structurer, hiérarchiser vos besoins et les fonctionnalités qui vous paraissent indispensables. Quels processus vous désirez automatiser et dans quel ordre ? Qui va bénéficier du SIRH ?

Selon la taille de votre entreprise, il y a des solutions SIRH plus ou moins adaptées, avez-vous des collaborateurs à l’international ? avez-vous plusieurs sites à gérer ? plusieurs sociétés ? plusieurs spécificités pays ?

Il vous faudra vous poser des questions plus techniques, avec l’aide de votre service informatique. Quelles données souhaitez-vous récupérer dans le SIRH ? avec quelles interfaces ? Avez-vous des contraintes techniques, de sécurité ? Où vont être stockées vos données ? Avez-vous fait le choix de votre hébergement ? Souhaitez-vous être propriétaire de votre logiciel RH ou être locataire ?

Le mieux est de faire l’inventaire de vos besoins en comité de projet SIRH et de les répertorier dans un cahier des charges SIRH.

3. Prendre le temps

La décision et la mise en place d’un tel système sont longues. Comptez 6 à 24 mois pour mûrir vos besoins, choisir votre solution SIRH et la déployer.  Travaillez en plusieurs phases, par briques fonctionnelles et installer les modules progressivement. La réussite de votre projet SIRH dépend également du respect de différentes phases :

  • Constitution d’une équipe projet
  • Rédaction du cahier des charges
  • Recherche et sélection de l’éditeur de logiciel RH
  • Analyse de vos besoins fonctionnels et techniques par le consultant SIRH de la solution SIRH
  • Reprises de vos données et interfaçages
  • Paramétrage de la solution avec vos données
  • Tests et améliorations selon les retours d’expériences des personnes en interne
  • Mise en production
  • Évolutions

4. Communiquer sur le changement

Votre outil est livré, mais la mise en place du SIRH ne s’arrête pas là. Il faut accompagner vos collaborateurs à ce changement de façon de travailler et de communiquer. Chaque utilisateur doit s’approprier cette nouvelle plate-forme RH. Il faut donc la valoriser, transmettre les bénéfices que chaque collaborateur aura à l’utiliser.