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La dématérialisation baisse les coûts et stimule la performance RH

Dématérialisation RH : les bénéfices et différents niveaux

La fonction RH manipule énormément de documents papiers et de tableaux Excel.
La solution d’Adequasys de gestion électronique des documents et des processus réduit les coûts et facilite grandement la gestion RH.

Selon une étude, la gestion des documents papiers consomme chaque année 300 heures de travail, ce qui représente un coût d’environ 8400€ / 9100 CHF par an et par collaborateur. Le passage de cette gestion administrative en mode électronique (dématérialisation) permet donc de réduire les coûts de manière considérable. L’application SIRH proposée par Adequasys est un portail RH en self-service qui permet la dématérialisation en deux niveaux : celle des documents et celle des processus RH (voir l’illustration ci-dessous).

Dématérialisation RH : les bénéfices

LES BÉNÉFICES DE LA DÉMATÉRIALISATION : • Accès permanent aux documents RH archivés électroniquement. • Réduction des coûts d’éditique et de distribution. • Raccourcissement des délais de réponse. • Amélioration de la gestion documentaire. • Amélioration du contrôle et du suivi des processus RH. • Réduction des coûts de traitement de la gestion du personnel.

 

Bibliothèque RH en ligne et gestion électronique des documents (GED)

En plus des gains financiers, ce SIRH augmente la productivité de la fonction RH et facilite la collaboration avec les services. L’objectif est de mettre à disposition de tous les collaborateurs une bibliothèque RH en ligne. L’accès sécurisé permet à chaque employé de consulter dans le portail RH des informations comme le manuel du personnel, les règlements et procédures RH, l’annuaire ou encore des ressources de formation, etc. Cela réduit les impressions de papier, les échanges d’e-mails et permet une mise à jour très simple des documents. Les RH donnent ainsi l’exemple de bonnes pratiques de développement durable. Le système gère également les accusés de lecture des documents obligatoires comme ceux relatif à la sécurité lors de l’intégration des nouveaux employés.

Gestion centralisée des dossiers du collaborateur

D’autre part, le SIRH a pour vocation de gérer tous les documents liés à chaque collaborateur, et ils peuvent être nombreux ! A titre d’exemple, une société de 750 collaborateurs représente 30 000 fichiers et plus de 100 000 éléments dématérialisés. Une fois numérisés, ceux-ci sont classés dans les dossiers en ligne de chaque employé. Le stockage, l’indexation et surtout ensuite la consultation sont donc simplifiés grâce aux innovations de la dernière version du SIRH.

Dématérialisation des processus

Au-delà de la digitalisation des documents, le remplacement du papier, des fichiers Excel ou Word par des processus en ligne permet de gagner en efficacité. Le SIRH fournit à tous les acteurs (RH, direction, management, collaborateurs, …) les informations à jour et les transactions dont ils ont besoin en toute sécurité : recrutement et contrat, gestion des dossiers individuels, intégration, entretiens d’évaluations, gestion des compétences et plans de formation, gestion des absences et vacances, enregistrement du temps de travail, notes de frais ou encore la révision salariale. La souplesse du paramétrage du SIRH permet de transposer dans le portail RH une multitude de processus complémentaires (gestion des équipements, etc).

Selon le DRH d’une organisation de 2600 collaborateurs, « les documents papiers disparaissent progressivement au profit d’une saisie et d’une validation en ligne, immédiatement transmise aux services RH, qui bénéficient ainsi d’une information rapide et d’un suivi de l’ensemble des collaborateurs. » Cette dématérialisation des processus RH offre plusieurs avantages. Au-delà du gain de temps et d’argent, les outils d’analyse et de statistique permettent de piloter l’activité grâce à des graphiques et des tableaux de bords, des alertes et des indicateurs calculés en temps réel. De quoi stimuler la performance des RH et de toute l’entreprise !

Pour aller plus loin : voir la transformation numérique, nouvel enjeu des DRH !