Comment se sont déroulés vos processus RH de fin d’année ?

 Vos processus RH de fin d’année

Un certain nombre de nos clients ont maintenant terminé leur processus annuel de révision salariale avec succès. Depuis plusieurs années, ils ont remplacé les fichiers Excel par des formulaires en ligne accessibles dans le système SIRH.

processus de fin d'annéeLes ressources humaines définissent ainsi les budgets avec la Direction, puis les managers proposent des bonus, gratifications, primes, augmentations de salaire, etc. Les responsables des divisions ou des fonctions valident ou révisent ces propositions. Le service RH peut suivre en temps réel chaque jour l’avancement du processus, et si nécessaire contacter tel directeur pour lui demander de revoir les augmentations qui sont faites dans sa ligne, avant même que le processus soit terminé.

Le système d’information de gestion des ressources humaine sassure ainsi une très grande réactivité et une souplesse inégalée. Vient en général le temps du comité de direction qui se réunit et examine les propositions faites : au lieu du papier, on travaille en réunion avec un projecteur directement dans le SIRH Adequasys, ce qui permet au DRH de passer très facilement de personne en personne, de visualiser des consolidations, des nuages de point pour visualiser la dispersion, de voir immédiatement l’effet d’un changement sur la consommation du budget, ou d’aller plus en profondeur sur le dossier d’un collaborateur avant de valider les décisions. Enfin, le service RH va envoyer les éléments variables à payer et les nouveaux salaires au logiciel de paye, via une interface. Le logiciel RH sert aussi à produire les lettres d’augmentation, les fiches individuelles dont a besoin le manager lors de l’entretien avec son collaborateur, les synthèses pour la Direction.

Chaque acteur du processus ne voit évidemment que sa propre population, et les accès sont très sécurisés. Certains de nos clients vont jusqu’à utiliser des systèmes d’authentification forte dans le SIRH (identification de l’utilisateur par une calculatrice personnelle). Adequasys est compétent quant  aux exigences de sécurité.

Excel n’est plus du tout utilisé comme outil de saisie, puisque tout se fait dans le portail RH. Des exports de la rémunération peuvent cependant être faits dans Excel à des fins d’analyse.

Vous serez alors libérés des tâches répétitives : Extraction des données de la paie, multiplication des fichiers Excel, envoi des fichiers aux intéressés, attente, collecte des fichiers contenant les propositions, relance des retardataires, rédaction des lettres d’augmentation…

Selon les clients, les processus sont tous très différents en terme de fonctionnalités et de complexité : le principe est le même, mais les uns ont des éléments variables très nombreux et différents d’une catégorie de personnel à une autre, les autres doivent gérer des paiements en  multidevises, certains ont une approche très centralisée jusqu’à des chefs de service, alors que d’autres restent à un niveau de Direction, etc.

Globalement, le temps nécessaire pour ce processus est nettement plus court qu’auparavant : au lieu des 4 ou 5 semaines, 1 à 2 semaines suffisent maintenant pour que tous les managers aient fait leurs propositions et qu’elles aient été validées.

On constate qu’une fois que la Direction, les managers et les RH ont goûté à des applications Web telles que le SIRH Adequasys, personne ne veut plus retourner aux anciennes méthodes des rapports papier et d’Excel !

Pour une démonstration en ligne de notre solution de Gestion de la Rémunération n’hésitez pas de nous contacter.

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