Un système d’information RH flexible, évolutif et dynamique à la Banque Cantonale de Genève

Business Case SIRH : Le groupe BCGE

Denis Buff - Responsable administration RH et salaire chez BCGELa Banque Cantonale de Genève propose aux particuliers, aux entreprises et aux institutions des prestations bancaires diversifiées et de qualité.

Avec plus de 750 collaborateurs répartis sur 27 sites différents, centraliser, sécuriser et distribuer l’ensemble des informations relatives aux salariés devient un véritable enjeu. Denis Buff, directeur adjoint en charge du centre de services RH et rémunération, témoigne.

Pourquoi un SIRH ? 

L’objectif de départ était d’alléger la charge du département RH en réduisant les activités administratives sans valeur ajoutée ; en d’autres termes, gagner du temps et de la productivité. En 2008, profitant d’un contexte de réorganisation et de changement du SI de la banque, les Ressources humaines ont souhaité rendre les processus plus efficaces, historiser les workflows et tracer les mouvements de personnel.

Tirant les leçons d’un précédent système très largement surdimensionné et donc trop coûteux pour les besoins des RH, le groupe BCGE a adopté la solution d’Adequasys, dans un premier temps avec une mise en place de la gestion des absences. Depuis, 32 processus ont été automatisés grâce au SIRH (voir tableau). « Effectivement, nous sommes passés du biplan à l’avion de chasse ».

processus gérés par le SIRH d'Adequasys à la BCGEEn janvier 2009, l’application d’Adequasys est devenue le SIRH maître et a permis de gérer les données personnelles et professionnelles des collaborateurs, la formation et l’organisation (structure hiérarchique). De 2010 à 2015, la BCGE s’est concentrée sur le développement de processus permettant d’optimiser la productivité et, à l’été 2016, l’enregistrement du temps de travail a été lancé, répondant à la directive du SECO, parallèlement à l’optimisation des processus de formation.

La plateforme, interfacée automatiquement ou manuellement avec plusieurs logiciels du système d’information RH et bancaire, permet la circulation descendante et ascendante des données et évite ainsi de multiples saisies sources d’erreurs.

Le processus « entrée – sortie – mutation (ESM) » : 600 mouvements de personnel automatisés par an

Par le passé, les différentes tâches s’organisaient à l’aide de tableaux Excel, Word ou e-mails et les documents étaient archivés dans des dossiers physiques. La rédaction et la production des différents documents étaient chronophages et les données n’étaient bien évidemment jamais totalement à jour.

Aujourd’hui, le logiciel RH a permis de :

  • créer les processus ESM du collaborateur,
  • indiquer et contrôler les tâches aux différents services (manager, IT, logistique, sécurité physique, etc.),
  • gérer les relances.

« On appuie sur un bouton, le document Excel descend, avec toutes les données du nouvel entrant précédemment renseignées dans le SIRH. Le gestionnaire administratif peut éditer tous les documents d’engagement : contrat, attestations, règles de sécurité, annonces aux assurances sociales, etc. C’est rapide. Les documents sont pré-remplis, le formulaire arrive au collaborateur, il n’a plus qu’à signer… un gain de temps impressionnant ! ».

Responsabiliser et partager avec les autres services – Des processus dynamiques en temps réel

« L’arrivée d’un nouveau collaborateur est gérée aujourd’hui de manière efficace. Chaque domaine doit traiter son processus afin de garantir l’intégration du collaborateur ainsi que la qualité de données dans le SIRH. Chaque manager indique ce dont a besoin son collaborateur (téléphone, ordinateur, accès informatiques et physiques, etc.). Les RH vérifient ensuite si chacun a fait son travail dans les temps. Lorsque je suis arrivé à la banque, il fallait parfois trois jours à un nouveau collaborateur pour pouvoir être totalement opérationnel, parce que l’échange d’information avec l’informatique, la sécurité ou la logistique était peu qualitatif et trop lent… une perte financière énorme. »

Retour sur investissement

« Depuis l’adoption d’Allegro, 1.35 UT administrative a été économisée au département RH. Sa mise en place a permis :

  • d’offrir un service de qualité à nos collaborateurs et managers,
  • de réduire les coûts (amélioration de la productivité, optimisation de l’emploi du personnel, etc.)
  • de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée (création des clubs de sports et loisirs, développement des avantages au personnel, les préventions au sein de l’entreprise, etc.)

Maintenant, nous consacrons notre temps sur les tâches à forte valeur ajoutée et sommes passés d’agents administratifs à partenaires de la ligne. »

A propos : 

Adequasys, leader sur le marché des SIRH en Suisse Romande. Le SIRH d’Adequasys en 4 points :

  • Complet et modulaire
  • Personnalisable et évolutif
  • Sécurisé
  • En self-service employé, manager et RH.

Adequasys est éditeur et intégrateur d’une solution de gestion des ressources humaines couvrant l’ensemble des processus RH. Cette solution compte aujourd’hui plus de 225 000 utilisateurs dans 25 pays. Ce logiciel SIRH est disponible en mode licence ou en SaaS hébergé.