Aider les collaborateurs à accepter le changement de SIRH

Vous souhaitez mettre en place un logiciel SIRH ou mettre à jour une solution existante ? Cependant vous redoutez une réaction négative des futurs utilisateurs ? Par définition, le changement pousse le collaborateur hors de sa zone de confort. Comment limiter cet effet et influencer les collaborateurs à aborder un changement de solution RH de manière positive ?

Impliquez les collaborateurs concernés, prenez en compte leurs besoins

Un bon moyen de convaincre les futurs utilisateurs est d’écouter et de répondre aux préoccupations concernant le futur changement. Si possible, essayez de les impliquer dans la phase de collecte des besoins pour que le SIRH réponde non seulement aux besoins des RH, mais aussi à ceux des collaborateurs. Visez à une relation gagnant-gagnant : l’employé adopte l’outil et satisfait les RH, les RH fournissent en retour à l’employé des services pour ses attentes. Si des problèmes apparaissent, donnez-leur la possibilité de trouver des solutions. Soyez honnêtes sur les atouts et risques de l’implémentation du SIRH. Répondez de manière concrète aux appréhensions et craintes. Transformez ainsi les plus sceptiques en alliés ! Ayez des managers sponsors du projet qui seront vos ambassadeurs auprès de leurs pairs.

Communiquez, communiquez, communiquez

Une communication ouverte aux collaborateurs pendant le changement est essentielle. Elle doit venir directement des responsables RH. Expliquez le périmètre du projet, ce que le SIRH va leur fournir comme nouveaux services, ce qui ne changera pas, les étapes de l’implémentation, etc. En même temps, le service RH doit mettre en place un système où les utilisateurs peuvent anonymement ou non poster leurs retours et suggestions. Il important de communiquer sur les réponses apportées aux craintes des utilisateurs en toute transparence. Certaines sociétés ont fait des réunions d’information, des démonstrations en libre service à des moments où les collaborateurs sont disponibles (cafétaria…).

Améliorez constamment la solution SIRH

Après tout changement, il est important d’analyser l’impact du SIRH, par des sondages ou des entretiens avec un échantillon de personne. Etudiez son adoption par les employés, les managers, la direction, … Prenez en compte les remarques et les suggestions des utilisateurs pour améliorer le portail RH ou ajouter des modules complémentaires. Cela permettra de garder l’attitude positive des collaborateurs et leur confiance dans le SIRH.
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