4 solutions pour gagner du temps avec votre SIRH

Vous souhaitez plus de temps pour effectuer votre travail ? Vous n’êtes pas le/la seul(e). Même les responsables RH les plus expérimentés peuvent se retrouver piégés par les tâches administratives. Pensez-vous que c’est inéluctable à la profession de RH ? … Hé bien non, plus maintenant !
Vous pouvez stopper le cercle vicieux de la perte de temps et vous concentrer sur des activités à valeurs ajoutées.

1. Laissez tomber la paperasse

Perte de temps : Traiter et transcrire ne serait-ce qu’un seul document papier pour une centaine de collaborateurs peut représenter un grand gaspillage de temps et de ressources.
La solution : Mettre en place des solutions sans papier, des transactions électroniques afin de travailler de manière efficace.
Automatiser certains processus de la gestion des ressources humaines peut engendrer un gain de temps et d’argent conséquent ; sans parler des avantages environnementaux ! Quand on parle d’automatisation, particulièrement pour les SIRH, les solutions Web sont les plus avantageuses.
“Environ 60% des questions et interactions du département des ressources humaines peuvent être répondu en ligne par les collaborateurs eux-mêmes” (The HR value proposition de David Ulrich).
Avec un SIRH, vous pouvez économiser des heures de travail dans des activités comme par exemple :
  • Intégration d’un nouveau collaborateur : Plus besoin de fournir les documents de l’entreprise, de déchiffrer les formulaires de nouveaux arrivants ! Les collaborateurs peuvent accéder aux informations concernant l’entreprise et les ressources humaines sur leur portail RH et modifier leurs données à n’importe quel moment.
  • Gestion des absences : pour remplacer les formulaires papier ou Excel de demande de congés, un SIRH permet aux collaborateurs et managers de consulter leur solde de vacances, les plannings, et de faire leur demande en ligne.
  • Révisions salariales : Ce processus nécessite un certain nombre d’aller-retour entre le manager, le collaborateur et le service des ressources humaines. Cela engendre beaucoup de perte de temps et de confusions s’il est effectué par papier ou email. Au sein d’un SIRH, ce processus devient une simple formalité !

2. Finissez-en avec les « distractions » administratives

Perte de temps : Vous êtes harcelé(e) tous les jours par des demandes de collaborateurs et managers pour des informations relatives aux RH, comme les avantages sociaux, leur contrat, leur paie… Et tous souhaitent une réponse immédiate. Avec autant de temps consacrés aux fonctions administratives, comment pouvez-vous vous consacrer aux activités à valeur ajoutée comme le développement des talents?
La solution : Une plateforme en self-service pour les employés/managers est une solution gagnant-gagnant pour n’importe quelle entreprise. Vous libérez du temps pour les RH, tout en augmentant la satisfaction des collaborateurs et managers.
Avec le self-service, les collaborateurs peuvent visualiser :
  • Documents sur l’entreprise et les ressources humaines
  • Fiches de paie (synchronisées avec votre logiciel de paie)
  • Les avantages sociaux
  • La charte d’entreprise
  • Et bien plus !
Les fonctions administratives telles qu’ajouter un subordonné, faire un demande de vacance, et mettre à jour ces informations bancaires peuvent toutes être effectuées instantanément en ligne par un collaborateur n’importe où, n’importe quand ; une bonne manière d’épargner des fonctions administratives aux ressources humaines.
Le self-service peut aider les managers à consacrer plus de temps pour les décisions d’entreprise et moins pour les tâches administratives. Avec un accès en self-service, les managers peuvent analyser les données avec la business intelligence, détecter un taux d’absentéisme anormal, analyse l’évolution de la performance de leurs équipes, et bien plus ; tout cela indépendamment des équipes RH.

3. Oubliez les feuilles de calcul complexes

Perte de temps : La compilation manuelle de données sur feuilles de calcul provenant de rapports papier peut représenter une immense charge de travail et des erreurs de saisie. L’exploitation des données peut représenter des heures de travail. Des journées entières peuvent être perdues pour générer des rapports. Et depuis que les environnements des entreprises évoluent rapidement, les données des rapports peuvent être désuètes le temps de les générer.
La solution : Les ressources humaines devraient utiliser la business intelligence (BI) comme support pour les décisions stratégiques. Les outils de BI, combinés avec un SIRH complet, peuvent faire gagner du temps en regroupant toutes les données des collaborateurs au sein d’une base de données facilement exploitable.
Alors que les entreprises utilisent de plus en plus les nouvelles technologies pour assister les ressources humaines, elles en découvrent tous les jours les bénéfices. Si une entreprise décide de mettre en place un SIRH, une solution unique est ce qu’il y a de mieux sur le marché.
La BI peut fournir une lisibilité sur les ressources humaines de votre entreprise, des rapports personnalisés, sans délai frustrant ou coûts de reporting.

4. Allez de l’avant avec les notifications en temp réel

Perte de temps : Avec autant de données à gérer, vous et votre équipe vont faire face  à une surcharge d’informations. Au lieu d’une gestion proactive, vous êtes constamment sous pression. Cette méthode de travail n’est pas seulement inefficace ; elle peut aussi mettre l’entreprise dans une situation délicate.
“La surcharge d’information” est dorénavant une menace pour l’efficacité des RH.
La solution : La mise en place de notification d’évènements en utilisant un portail RH afin d’alerter les collaborateurs/RH/managers concernés d’une action à entreprendre. Avec ces alertes automatiques, les managers n’ont plus besoin de contacter les équipes RH ou de vérifier le statut d’une situation critique dans un processus.
Par email et/ou notification dans votre portail RH, ces alertes peuvent automatiquement prévenir les décideurs d’un dépassement des heures supplémentaires, d’une évaluation annuelle à venir…
En affichant les informations au moment désiré, le portail RH garantit une meilleure gestion quotidienne des ressources humaines et une anticipation des problèmes éventuels.