Solution Allegro RHBox (Portail Intranet, Gestion des Dossiers personnels, Rapports, Gestion des Absences...)
Portail sécurisé en self-service
Le portail self-service web, permet un accès centralisé et sécurisé à toutes les informations et applications e-RH destinées aux collaborateurs. Le contenu diffusé est personnalisé en fonction de chaque utilisateur.
Un accès en self-service pour tous les collaborateurs pour lequel il suffit d'un PC et d’Internet Explorer (aucune installation préalable n'est nécessaire). L'accès est sécurisé car chaque utilisateur est identifié de façon unique par la saisie d'un code utilisateur et mot de passe. Le portail permet d'afficher des news sur la page d'accueil en fonction du profil du collaborateur.
Grâce au portail, les RH fournissent aux collaborateurs des informations telles que le manuel du personnel, la présentation du département RH, le règlement de la caisse de pension, les procédures, les activités de loisirs, les formulaires, les annonces des mouvements de personnel et des promotions, etc. Le concept de self-service permet de décharger le département des ressources humaines de tâches administratives, tout en offrant un meilleur service à l'employé qui apprécie d'être responsable de ses données (données individuelles, CV...)
Le collaborateur peut consulter et modifier ses données administratives telles que :
- Etat-civil et nationalités
- Adresses, coordonnées
- Les personnes à prévenir en cas d'urgence, personnes à charge, langues
- Expériences professionnelles
- Formations et diplômes
- Domaines de compétences
- Mission dans l'entreprise
Chaque manager peut consulter les dossiers des collaborateurs qui sont sous sa responsabilité et ainsi valider la mise à jour de certaines données effectuées par le collaborateur.
Cet outil permet d'établir l'historique de toutes les mutations. La mise à jour de données sensibles, effectuée par le collaborateur, peut générer de manière automatique des tâches définies et assignées au responsable RH concerné. Cet outil fournit aux RH la liste des évènements engendrés par les changements d'état-civil, du nombre d'enfants, de nationalité et autres pour leur rappeler les formalités à effectuer.
Tableaux de bords et Rapports
Avec Allegro RHBox, il est possible de paramétrer des rapports utilisant n'importe quelles données gérées. Le résultat peut être en format PDF, Web ou Excel. Le générateur peut automatiquement créer des tableaux Excel dynamiques.
Gestion des Absences
L'application gère les absences par type (maladie, accident, formation, vacances, etc.). Pour chaque absence, il est possible de spécifier sa durée en jours ou en heures, le motif, les dates de début et de fin. Le système prévoit la gestion du processus de validation par le manager ainsi qu'une confirmation dans le cas d'absences prévisionnelles.
Les RH ont un rôle de contrôle.
La saisie peut se faire soit par collaborateur, soit par groupe. Il est ainsi possible de générer automatiquement des absences pour un groupe de salariés (par exemple des congés de fermeture annuelle). Le droit aux vacances exprimé en jours est attribué automatiquement en fonction de règles prédéfinies. Il peut être modifié pour chaque collaborateur.
L'application permet d'afficher le planning mensuel ou annuel des absences soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs. Chaque type d'absence est représenté par un symbole en couleur.
Les points forts
- Accès sécurisé et personnalisé
- Amélioration de la communication dans l'entreprise
- Responsabilisation des collaborateurs
- Un outil central dédié aux RH, véritable point d'entrée pour retrouver toutes les informations sur les RH
- Gestion simple mais automatisée des absences et des vacances
- Planning prévisionnel des absences par groupe
- Mise en place rapide de la solution
