Gestion des Notes de Frais

  • logiciel de gestion des notes de frais

  • Logiciel de Gestion de Notes de Frais

    Simplifiez et automatisez la gestion administrative des frais professionnels !

    Un processus simple et en libre-service pour que le collaborateur déclare ses dépenses sous forme de notes de frais, que le manager les contrôle et valide et que la comptabilité les suit et effectue le remboursement. Grâce à son intégration au sein du SIRH, le processus de gestion des notes de frais communique avec les autres modules.

Réduire les saisies : une seule saisie, des règles multiples

Une saisie accélérée et fiabilisée

  • Saisie des notes de frais par le collaborateur dans son espace personnel
  • Indication de la date, la nature des frais, les montants, la TVA et d’autres champs comme le projet, le client ou la mission
  • Ajout de PDF ou images prises des tickets et factures soit sur chaque frais, soit global pour une note de frais
  • Réduction des erreurs et des besoins de vérification par les RH grâce à des paramètres de contrôles à la saisie

Demander l’approbation du manager, suivi par les RH et de la comptabilité

Un contrôle simple et rapide

  • Lorsque l’employé a terminé sa note de frais, il peut imprimer la note pour la joindre aux tickets
  • Approbation de son manager directement depuis son espace manager
  • Remboursement par les RH ou la comptabilité. Différents modes de paiements sont possibles
  • Visualisation du statut du paiement de la note de frais et exportation des montants des dépenses sous Excel
  • Gestion des notes de frais validées par les RH ou la comptabilité, ils peuvent :
    • soit faire un export (pour alimenter la comptabilité ou la paie)
    • soit faire des analyses (par période, par nature, etc)
  • Suivi des modifications avec le nom de l’auteur et la date
  • Possibilité de gestion de la TVA
  • Gestion des devises multiples, des taux de change et des conversions des frais kilométriques

Visualiser un état des lieux précis : le Mode Population

Une gestion facilitée

  • Vision globale de toutes les notes de frais par collaborateur, par statut de validation ou de paiement
  • Gestion simplifiée de la TVA et respect de la politique de frais de l’entreprise
  • Les points forts :

    • Gain de temps
    • Tâches facilitées pour la comptabilité
    • Meilleure sécurité
    • Décentralisation de la tâche
    • Responsabilisation du collaborateur
    • Dématérialisation des documents
    • Module Complémentaire

    Le module de gestion des notes de frais peut être lié à des déplacements professionnels, missions ou voyages  grâce au module « gestion des déplacements professionnels » et vice versa.