Gestion des Déplacements Professionnels

  • Logiciel de gestion des déplacements professionnels

  • Logiciel de Gestion des déplacements professionnels

    Un seul outil pour une vision globale des voyages d’affaires !

    Le collaborateur fait une demande de mission pour ses déplacements auprès du service voyage ou service administratif. L’équipe RH et le service financier suivent toutes les étapes des déplacements des employés. L’information n’est saisie qu’une seule fois, ce qui limite les erreurs et fait gagner du temps.

    Un meilleur suivi des budgets globaux des frais de déplacement, des réservations et l’accès à une analyse fine des dépenses de voyages professionnels.

Réduire les saisies : un seul enregistrement en self-service

Gestion des frais de voyage professionnels simple et rapide

Le collaborateur :

    • Saisie de la demande de mission directement via son portail RH (objet de la mission, nombre de jours sur site, découpage en demi-journées, risque d’annulation…). Il peut affecter les frais de mission à un client en particulier et l’entité à facturer. Suivant le client sélectionné, plusieurs lieux de destination sont proposés sous forme de menu déroulant.
    • Renseignement d’autres informations sur le voyage tel que son besoin en hôtel ou en transport (avion, train, voiture de location, métro…). Il peut également importer un document de son choix (plan du lieu par exemple pour faciliter les recherches d’hôtel à proximité)
    • Envoi automatique d’une demande de validation par mail, à qui de droit : le manager ou le service RH

Le service RH ou le service voyage :

    • Définition d’une enveloppe budgétaire en fonction du nombre de jours de déplacement : pour chaque lieu d’intervention, chaque client…
    • Ajout d’un type de facturation (forfait, régie…) et choix de la monnaie

  Rationaliser en associant les processus de réservation et de notes de frais professionnels

Automatisation des processus administratifs

Le service voyage a toutes les informations pour effectuer les différentes réservations.

  • Administration des informations sur les voyages et la gestion des hôtels : hôtels favoris ou imposés, coordonnées et tarif indicatif des hôtels
  • Importation de document. Ex. : billets de train
  • Détails du règlement : soit en amont par la société, soit à régler par le collaborateur sur place. Dans ce cas, le service voyage indique à l’employé s’il faut ou non récupérer une facture.
  • Lorsque la réservation est effectuée, génération automatique du décompte des dépenses par rapport à une éventuelle enveloppe budgétaire octroyée.
  • Si le processus « gestion des notes de frais » est en place, une note de frais professionnels va se pré-remplir automatiquement. Le salarié n’aura plus qu’à la compléter une fois la mission achevée.

Avoir une vision globale de tous les déplacements

Une gestion efficace et rentable de missions professionnelles

L’équipe RH et le service voyage ou financier :

  • Consultation de toutes les demandes de voyages professionnels sur un seul tableau de bord, exportable sous Excel
  • Tri des informations en fonction des dates, des collaborateurs ou des clients par simple glissement
  • Visualisation des balances positives ou négatives et des notes de frais rattachées aux différentes missions

Le système, suivant une règle, peut n’indiquer que les missions dépassant l’enveloppe budgétaire accordée.

  • Les points forts :

    • Gain de temps, validation en ligne
    • Économies
    • Diminution des erreurs
    • Décentralisation de la tâche
    • Responsabilisation du collaborateur
    • Dématérialisation des documents
    • Module Complémentaire

    Le module « Gestion des déplacements professionnels » peut être intégré avec le module du logiciel « Gestion des Notes de frais ».