Adequasys SIRH pour Lombard Odier par Maxime Morand

La Banque Lombard Odier met en place le self-service Adequasys SIRH pour ses associés, managers et collaborateurs

Fondée en 1796, Lombard Odier est la plus ancienne maison de banquiers privés à Genève. Le groupe LODH est présent dans 14 pays et emploie 1’700 collaborateurs. Il offre à une clientèle privée et institutionnelle une large gamme de conseils en matière de gestion de patrimoine, de produits financiers et de services spécialisés.

Quels étaient vos objectifs dans ce projet RH, pour les associés, les managers et les collaborateurs ?

L’un des objectifs initiaux était d’offrir à chacun un accès aux données le concernant et aux outils RH qui lui sont nécessaires. Nous avons ainsi créé plusieurs profils : collaborateur (mes données), manager (celles de mes équipes) et associés (celles des collaborateurs de la Maison).

Pour les Ressources Humaines, nous cherchions à compléter nos informations relatives aux employés et à nous munir d’un outil visant à offrir un service toujours plus adapté aux besoins de nos collaborateurs.

Quels ont été les critères de choix, et pourquoi avez-vous sélectionné la solution d’Adequasys ?

Trois points nous paraissaient essentiels : la flexibilité, l’indépendance et la rapidité d’implémentation. La solution retenue devait offrir une souplesse suffisante pour permettre de lancer de nouveaux services sans développement coûteux. De plus, son usage devait être accessible à des professionnels RH sans nécessiter de grandes compétences informatiques. Ainsi le SIRH intègre une boîte à outils qui nous permet de créer de nouveaux formulaires et de nouveaux workflows avec un soutien ponctuel d’Adequasys. Le logiciel RH a su s’adapter pour que nous soyons propriétaires de notre outil et non pas tributaires de celui-ci. La rapidité de mise en oeuvre a aussi été un élément clé dans le choix. Une fois celui-ci effectué, il nous a fallu 5 mois pour lancer l’application à l’échelle du groupe.

Les collaborateurs ont accès en ligne à leur dossier individuel, leur CV, leur évaluation ou leurs absences. Quels sont les avantages d’un tel libre-service RH pour LODH ?

Les avantages sont nombreux. En premier lieu, le collaborateur dispose en permanence d’un accès à ses données en toute sécurité : il est donc à même d’en assurer l’exactitude et la qualité. Par ailleurs, il trouve ici des services rassemblés au sein de son espace (déclaration d’accidents, évaluation de fin d’année…). Un deuxième avantage concerne les managers et les dirigeants de la Maison : ils peuvent mieux connaître leurs équipes et les personnes qui les composent. Les RH y trouvent aussi leur intérêt avec la centralisation de processus dont la gestion se trouve allégée.

Comment les associés et managers ont-ils accueilli ces nouveaux outils qui leur donnent accès aux informations de leurs subordonnés ?

En quelques clics de souris, nous sommes passés du XVIIIe au XXIe siècle : un vrai choc culturel. De l’extrême confidentialité des dossiers poussiéreux à une volonté de connaissance et de transparence, que d’objections ! Mais la convivialité nécessaire l’emporte aisément : les associés et le management ont un outil de connaissance/reconnaissance des personnes qui assurent la vitalité de leur Maison.

Ulysse a-t-il vraiment amélioré les processus RH ?

L’introduction du libre-service a surtout permis de formaliser et de systématiser les processus intégrés dans Ulysse. Leur suivi a grandement été facilité car ils sont dorénavant pilotés en temps réel. La gestion administrative a été allégée, ce qui permet une meilleure exploitation de l’information recueillie. En un mot, la qualité du service rendu va croissant. En contrepartie, l’utilisation du système suppose de notre part plus d’exigence et d’attention, la moindre erreur étant immédiatement visible par les utilisateurs.

Pour vous en tant que DRH, pourriez-vous vous passer d’Ulysse? Est-ce un gadget pour les collaborateurs branchés ou vraiment un outil indispensable ?

« Qui a enfin retrouvé les rives de sa terre ne peut repartir en exil… » Indispensable, peut-être, nécessaire surtout. Ulysse permet à chacun de réaliser que les RH sont l’affaire de tous. Ulysse a aussi obligé l’organisation de la Maison et celle des RH à s’harmoniser. Un outil miroir pour que chacun(e) se voie dans une Maison et que la Maison voie chacun(e).

Comment s’est passée la collaboration avec Adequasys ? Quelles étaient vos exigences vis-à-vis du fournisseur ?

Nous travaillons de longue date avec Adequasys, en raison notamment de la qualité des relations. Les demandes que nous avons pu exprimer ont été à chaque fois étudiées et prises en compte au mieux, avec pragmatisme. La principale exigence était l’indépendance : nous devions entre autres être en mesure de faire évoluer les formulaires existants sans avoir nécessairement recours à Adequasys. Sur ce point, le produit s’est avéré conforme à nos attentes, Adequasys ayant intégré cette exigence dans sa solution.

L’investissement pour réaliser Ulysse était-il un luxe que seul un banquier privé peut s’offrir ?

Une collaboration entre nos équipes informatiques, les RH et Adequasys nous a permis d’obtenir un projet de qualité à un prix très intéressant, avec une implémentation très rapide. La mise en place d’Ulysse, loin d’être un luxe, s’avère un formidable investissement pour les RH et pour notre Maison qui commence à mesurer l’utilité de cet outil.

Et le futur ?

Plusieurs services sont actuellement en préparation, que ce soit pour la gestion de la formation, des absences ou la diffusion d’indicateurs à destination du top management. Ulysse est donc appelé à grandir encore chez LODH et LODH RH peut encore grandir grâce à Ulysse.