Absences et heures supplémentaires chez Lombard Odier

Mise en place d’Adequasys SIRH : module Gestion des Absences et des Heures Supplémentaires à la Banque Lombard Odier

Quel confort avec les différents espaces du SIRH, de savoir que chaque utilisateur a tout ce dont il a besoin et uniquement ce auquel il a droit !

Fondée en 1796, LODH est une des plus anciennes banques suisses. Elle offre aux clientèles privée et institutionnelle une large gamme de conseils en matière de gestion de patrimoine et de services financiers. Le groupe LODH est présent dans 14 pays et emploie environ 1’700 collaborateurs.

Le nombre de collaborateurs ayant plus que doublé depuis la fin des années 90, le département des Ressources Humaines a dû adapter ses méthodes et outils de travail pour permettre un suivi efficace du parcours de chaque employé et satisfaire toujours plus de nouvelles demandes.

Un des premiers chantiers mis en place a été la gestion des Absences. Celle-ci était effectuée par le département des Ressources Humaines avec un progiciel obsolète, un module externe au module de paie, dans lequel il fallait ré-introduire toutes les données de base des employés. Les employés rédigeaient sur papier les demandes d’absences qui devaient être acceptées par leur supérieur hiérarchique. Les RH imprimaient chaque mois des listes qui étaient envoyées aux responsables des absences ; ceux-ci vérifiaient ces listes et établissaient un document avec les relevés des nouvelles absences qu’ils récupéraient auprès des managers ; puis ils renvoyaient ces documents (fichier Excel, fax, document Word) aux RH qui re-saisissaient les absences dans le progiciel. Ensuite les listes étaient ré-imprimées et renvoyées aux responsables des absences pour vérification.

Ce système exigeait une charge de travail énorme de la part des RH (2 jours par mois pour chacune des 5 assistantes RH) et des responsables des absences (1/2 journée par mois pour chacun des 40 responsables). Comme il n’y avait aucune possibilité de planification, chacun avait son système de planning particulier et les RH n’avaient aucune activité de contrôle sur ces évènements.

Il fallait donc implanter un logiciel permettant de fiabiliser le processus de récolte des informations, et assurant aux collaborateurs un relevé correct des informations absences les concernant.

Le progiciel choisi est le module Gestion des Absences de la solution Adequasys SIRH.

Aujourd’hui chaque collaborateur saisit ses demandes d’absences sur sa station de travail, en ayant accès au planning de son unité d’organisation, ce qui lui permet de vérifier qu’il ne s’absente pas en même temps que ses collègues. Lorsque ces absences concernent les vacances ou la formation, le supérieur hiérarchique est prévenu par un e-mail qui l’invite à aller dans le logiciel SIRH pour approuver ou rejeter ces demandes ; il peut aussi déléguer ces fonctions à un assistant. Une approbation entraîne automatiquement la mise à jour des plannings et de toutes les fonctionnalités concernées (annuaire, calcul des soldes…). Et les RH peuvent à tout moment contrôler le processus.

Des avantages immédiats ont été constatés et mesurés :

  • gain de temps énorme de par la suppression des responsables d’absences (gain de 20 jours par mois) et la diminution de la charge RH (1/2 jour par mois au lieu de 2 par assistante, soit un gain de 7,5 jours par mois),
  • unification des façons de travailler, avec des plannings à jour et identiques pour tous les personnels,
  • satisfaction des collaborateurs qui ont accès en temps réel à leurs informations concernant les absences et soldes,
  • simplification du travail des téléphonistes qui ont un annuaire à jour, avec indication immédiate des vacances, formations, déplacements…,
  • amélioration de la gestion administrative des RH qui peuvent contrôler et piloter les absences, et qui ont à disposition les éléments nécessaires pour éditer les données relatives à l’absentéisme.

La nouvelle gestion des Absences par le SIRH est ainsi active depuis quelques mois et elle a été très bien reçue par les collaborateurs qui l’ont jugée conviviale et simple à utiliser.
En complément de ce projet, Adequasys a mis en place un module de Gestion des Heures Supplémentaires. Celui-ci permet à chaque collaborateur d’entrer le nombre de ses heures supplémentaires, et de choisir s’il veut les compenser ou se les faire payer. Après validation du manager, les heures sont directement affectées à la paie ou dans des compteurs de gestion d’absences le cas échéant.

Les RH peuvent ainsi contrôler efficacement le nombre d’heures supplémentaires dans chaque service, prévoir un recrutement approprié ou une réorganisation (en cas d’heures nombreuses et justifiées) et gérer les excès.