Mise en place d'Allegro Gestion des Entretiens d'Evaluation à la Banque Lombard Odier

Fondée en 1796, LODH est une des plus anciennes banques suisses ; elle offre aux clientèles privée et institutionnelle une large gamme de conseils en matière de gestion de patrimoine et de services financiers ; le groupe LODH est présent dans 14 pays et emploie environ 1'700 collaborateurs. Cet effectif ayant plus que doublé depuis la fin des années 90, le département des Ressources Humaines a dû adapter ses méthodes et outils de travail pour permettre un suivi efficace de chaque employé et satisfaire toujours plus de nouvelles demandes.

Les entretiens annuels d'évaluation des collaborateurs consistaient en un document Word de 9 pages, imprimé par les RH et distribué aux managers ; ceux-ci travaillaient sur ce document en collaboration avec les employés. Le document, accepté et signé par les deux parties, était alors renvoyé aux RH pour être photocopié puis classé ; ensuite les RH effectuaient des recherches dans ces documents pour extraire les formations demandées, déceler les conflits éventuels, etc … et les reclassaient dans les dossiers des collaborateurs.

Les inconvénients de cette méthode de travail étaient nombreux et divers :

• récolte des documents longue et coûteuse (jusqu'à 3 mois parfois),
• recrutement d'un collaborateur temporaire pendant 2 mois pour effectuer les différents classements,
• absence d'entretien pour de nombreux collaborateurs,
• exploitation des données par les RH seulement à partir du mois de juin, par manque de temps et de personnel,
• existence de plusieurs formulaires d'entretien différents,
• aucune incidence des entretiens sur les rémunérations variables.

LODH a donc choisi de gérer les Entretiens d'Evaluation avec la solution Allegro de la société Adequasys.

Aujourd'hui chaque collaborateur dispose de son formulaire d'entretien sur sa station de travail.

Dans une première phase, l'employé et le manager fixent les objectifs pour l'année, valident chacun le document et l'envoient avant la fin du mois de mars aux RH, qui peuvent de ce fait contrôler efficacement le bon déroulement de la procédure.

En fin d'année (décembre et janvier) les managers reprennent les données de début d'année de chaque collaborateur, en complétant de nouveaux champs permettant de saisir les données concernant l'évaluation annuelle, et donc d'attribuer une note pour fixer le montant des rémunérations variables ; l'employé et son supérieur hiérarchique valident ensemble le document.

Une troisième étape consiste en une consolidation automatique des données ainsi récoltées, qui permet d'analyser en temps réel pour chaque personne, ses souhaits, les buts à atteindre, les commentaires...

Après la première mise en application de cette méthode, de nombreux avantages sont apparus immédiatement :

• le nombre de personnes non évaluées a diminué fortement, et les RH s'appliqueront à le réduire encore,
• les RH peuvent se prévaloir d'un suivi rapide des souhaits des employés ainsi que d'une gestion efficace des éventuels conflits entre managers et collaborateurs,
• il y a aujourd'hui adéquation totale entre l'évaluation et le paiement des rémunérations variables,
• chaque manager dispose d'une vue d'ensemble de son équipe.